Guía: gestión de inquilinos y portal del inquilino
Qué es la gestión de inquilinos en Inquly
La gestión de inquilinos en Inquly es una ficha por inquilino, conectada con sus contratos, documentos, facturas y mensajes, más un portal de autoservicio para que el propio inquilino consulte su información y comunique incidencias. Todos los planes admiten inquilinos ilimitados; el portal empieza en el plan Propietario.
El objetivo es que la relación con cada inquilino quede documentada en un único sitio, desde la solicitud hasta la devolución de la fianza.
La ficha del inquilino
Cada ficha recoge los datos que necesitas para gestionar el arrendamiento:
- Identificación: nombre, tipo y número de documento (DNI, NIE, pasaporte).
- Contacto: email, teléfono, dirección habitual y contacto de emergencia.
- Tipo de inquilino: particular o empresa, lo que importa para saber si se aplica retención de IRPF en la factura.
- Datos laborales: profesión, empresa e ingresos, si los aportó al solicitar el piso.
- Contratos, documentos y facturas vinculados, con su historial.
- Idioma preferido para los emails y el portal.
Los inquilinos que ya no están contigo se archivan en lugar de borrarse, y se pueden restaurar. Son datos personales: aplica el RGPD, guarda solo lo necesario y no los compartas sin base legal.
Portal del inquilino
El portal es un espacio web privado para cada inquilino, en un subdominio propio de Inquly. Desde él puede:
- Consultar su contrato y sus documentos.
- Ver sus facturas.
- Comunicar incidencias de mantenimiento con fotos y seguir su estado.
- Enviarte mensajes y recibir notificaciones.
- Cambiar su idioma y sus datos de perfil.
| Plan | Inquilinos con acceso al portal | Avisos automáticos por email al inquilino |
|---|---|---|
| Gratis | Sin portal | No |
| Propietario | Hasta 10 | Recordatorios de pago |
| Gestor | Hasta 50 | Sí |
| Agencia | Sin límite | Sí, y portal con tu marca y dominio |
Cómo funciona en Inquly
- Da de alta al inquilino a mano o impórtalo desde un CSV o Excel junto con el resto de tu cartera.
- Vincúlalo a un contrato: un contrato puede tener varios inquilinos.
- Activa el acceso al portal en su ficha y pulsa «Enviar enlace de acceso».
- El inquilino entra con el enlace o con contraseña, sin instalar nada.
- Recibe y gestiona sus incidencias y mensajes desde tu panel.
- Al terminar el contrato, liquida la fianza y archiva la ficha.
Antes del contrato: candidatos y solicitudes
Desde el plan Propietario puedes publicar un formulario de solicitud, recibir candidaturas con su documentación y moverlas por fases en un tablero. También puedes programar las entradas y salidas de cada inquilino. Para decidir con criterios objetivos y sin discriminar, lee la guía para seleccionar inquilinos.
Comunicación y cobros
Desde Propietario, Inquly envía recordatorios de pago por email antes del vencimiento y permite mensajes masivos a todos tus inquilinos, por ejemplo para avisar de una obra en la comunidad. Cada mensaje queda guardado junto a la ficha, lo que ayuda si surge un desacuerdo.
Conocer qué puedes pedir y qué debes garantizar evita conflictos: tienes un resumen en derechos y obligaciones del arrendador.
Incidencias de mantenimiento sin llamadas
Cuando algo se estropea, el inquilino abre la incidencia desde el portal, describe el problema y adjunta fotos. Tú recibes la notificación en tu panel, la asignas a un proveedor si quieres y actualizas su estado; el inquilino ve cada cambio sin tener que preguntar. Cada incidencia queda ligada al inmueble con su coste, de modo que el historial de reparaciones del piso se construye solo y te sirve para planificar revisiones o justificar gastos.
A quién le encaja
Si alquilas un solo piso, el plan Gratis cubre el registro de inquilinos y contratos; el portal y los recordatorios llegan con Propietario, que puedes probar 7 días sin tarjeta. Si gestionas inmuebles de terceros o una agencia, revisa la solución para agencias y los precios. Los inquilinos se vinculan siempre a un inmueble; mira cómo funciona la gestión de propiedades.