Guía para gestores de alquileres: cómo administrar los inmuebles de tus clientes sin perder el control
Un gestor de alquileres trabaja con datos que no son suyos: inmuebles de varios propietarios, inquilinos que esperan respuesta y clientes que quieren saber cuánto han ganado. Inquly organiza todo eso por inmueble y por propietario, para que puedas rendir cuentas sin rehacer hojas de cálculo cada mes.
Para quién es esta guía
Esta guía es para profesionales que gestionan alquileres de terceros: gestores de alquileres, administradores que llevan los arrendamientos de sus clientes y propietarios con cartera grande que ya trabajan como un gestor.
Conviene aclarar el alcance: Inquly gestiona arrendamientos (contratos, inquilinos, cobros, gastos, mantenimiento y fiscalidad del alquiler). No lleva la contabilidad de una comunidad de propietarios ni sus juntas. Si haces las dos cosas, Inquly cubre la parte de los alquileres.
Organizar la cartera por propietario
El primer paso es reflejar quién es dueño de qué. En Inquly das de alta a cada propietario que representas, con sus datos de identificación (DNI, NIE o CIF), contacto y cuenta bancaria, y vinculas sus inmuebles. Un inmueble puede tener varios propietarios, con uno marcado como principal.
A partir de ahí, cada contrato, cobro, gasto y documento queda asociado a su inmueble, y cada inmueble a su propietario. Para edificios con varias unidades, puedes agrupar los inmuebles en un edificio y repartir costes comunes entre ellos.
Un mes típico de un gestor con Inquly
El ciclo mensual de un gestor se ordena en cobrar, resolver incidencias, liquidar gastos e informar. Con Inquly:
- Cobros: las rentas aparecen como pendientes. Inquly envía recordatorios de pago por email a los inquilinos e importas el extracto del banco (CSV u OFX) para conciliar los pagos.
- Incidencias: los inquilinos abren peticiones de mantenimiento desde su portal. Con el plan Gestor, el portal admite hasta 50 inquilinos y les envía notificaciones por email.
- Gastos repercutibles: marcas los gastos que corresponden al inquilino y creas una liquidación del periodo; Inquly calcula el importe y genera la factura.
- Contratos: recibes alertas antes de cada vencimiento y programas las revisiones de renta; una vez aprobadas, se aplican en su fecha de efecto, nunca antes de que se cumpla el año de contrato (art. 18 de la LAU).
- Informes: preparas informes de ingresos, gastos y flujo de caja, o creas informes personalizados con el generador de informes.
Fiscalidad del alquiler sin hojas paralelas
Si gestionas locales, oficinas o naves, la facturación con IVA y retención de IRPF forma parte del día a día. Inquly emite facturas con IVA (el alquiler de vivienda suele ir exento; los locales, normalmente al 21 %) y con retención de IRPF cuando el inquilino es empresa o profesional.
Desde el plan Gestor, Inquly prepara:
- Modelo 303: resumen trimestral de IVA.
- Modelo 347: operaciones con terceros por encima del umbral anual.
- Modelo 390: resumen anual de IVA.
- Ficheros SII: libros de facturas expedidas y recibidas en el formato del Suministro Inmediato de Información, para quien esté obligado o acogido.
Inquly calcula y exporta; la presentación ante la Agencia Tributaria la haces tú o tu asesor, y conviene revisar cada caso concreto.
Gestor o Agencia: qué plan necesitas
| Necesidad | Gestor | Agencia |
|---|---|---|
| Propiedades | Hasta 30 | Hasta 100 |
| Portal del inquilino | Hasta 50 inquilinos | Ilimitados |
| Modelos 303, 347, 390 y SII | Sí | Sí |
| API y exportación contable | Sí | Sí |
| Varios usuarios con roles | No | Sí |
| Marca blanca y dominio propio | No | Sí |
| Exportaciones programadas | No | Sí |
| Precio | 14,99 €/mes | 29,99 €/mes |
Si trabajas solo y gestionas hasta 30 inmuebles, Gestor es suficiente. Si tienes empleados que necesitan su propio acceso, o quieres que tus clientes vean el portal con tu marca, mira la página para agencias. Precios completos en precios.
Migrar tu cartera actual
La mayoría de gestores llegan con sus datos en Excel o en otro programa. Inquly importa propiedades, inquilinos y movimientos desde CSV o Excel, con un asistente que detecta columnas y te deja revisar antes de guardar. Para extractos bancarios hay plantillas de los principales bancos españoles. Si quieres ideas para ordenar el negocio, lee la guía para gestores de fincas.