Guía para inmobiliarias: cómo llevar la gestión de alquileres de tu agencia en una sola plataforma
Una inmobiliaria que gestiona alquileres tiene un problema distinto al de un propietario: muchas personas tocan los mismos datos, cada inmueble pertenece a un cliente y cada cliente quiere cuentas claras. El plan Agencia de Inquly reúne equipo, propietarios, contratos y fiscalidad en un solo espacio de trabajo.
Qué cambia cuando la gestión es de una agencia
Lo que cambia es la escala humana, no solo el número de pisos. Varias personas atienden a inquilinos, registran cobros y preparan contratos, y cada una necesita ver lo justo.
Los retos habituales son tres:
- Coordinación: saber quién ha hecho qué y evitar que dos personas trabajen sobre el mismo contrato con información distinta.
- Rendición de cuentas a propietarios: separar ingresos, gastos y documentos de cada cliente.
- Cumplimiento: contratos conforme a la LAU (Ley 29/1994), facturación con IVA y retenciones, y protección de datos de inquilinos.
Equipo, roles y trazabilidad
En el plan Agencia creas un equipo e invitas a tus compañeros por email. Cada uno recibe un rol:
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Propietario del equipo | Todo, incluida la suscripción y la gestión de miembros |
| Administrador | Invitar y quitar miembros, editar y borrar datos, exportar |
| Gestor | Ver y editar los datos de la cartera, sin borrar ni exportar |
| Solo lectura | Consultar sin modificar nada |
Los inmuebles se comparten dentro del equipo, así que todos trabajan sobre la misma información. El registro de auditoría muestra al propietario del equipo las acciones de cada miembro, algo útil para resolver dudas con un cliente o revisar un cambio inesperado.
Un mes típico en una agencia con Inquly
El mes de una agencia en Inquly se reparte por roles en lugar de depender de una única hoja compartida:
- Administración importa el extracto bancario (CSV u OFX, con plantillas de bancos españoles) y concilia los cobros de toda la cartera.
- Los gestores atienden las incidencias que los inquilinos abren desde el portal y las siguen hasta cerrarlas.
- Comercial registra candidatos y solicitudes de alquiler y prepara el contrato desde las plantillas de vivienda o de uso distinto de vivienda.
- Fin de mes: se generan facturas de alquileres y liquidaciones de gastos repercutibles, y se preparan informes para cada propietario con el generador de informes.
- Fin de trimestre: el responsable fiscal revisa el Modelo 303 y, a final de año, los Modelos 347 y 390.
Con las exportaciones programadas del plan Agencia, los datos llegan a tu asesoría o a tu programa de contabilidad de forma periódica, sin tener que acordarte de descargarlos.
Marca blanca: tu agencia, no la nuestra
La marca blanca hace que tus inquilinos y clientes vean tu agencia, no Inquly. Configuras:
- Tu logo y tus colores en la aplicación y en el portal del inquilino.
- El nombre del remitente y el pie de los emails a inquilinos, además de tus enlaces legales.
- Un dominio propio para el portal (por ejemplo, un subdominio de tu web), apuntando un registro CNAME. Inquly emite el certificado HTTPS automáticamente.
En ese portal tus inquilinos consultan sus contratos, facturas y documentos, comunican incidencias de mantenimiento y escriben a tu equipo; tienes el detalle en la página de inquilinos.
La dirección desde la que salen los emails sigue siendo la de Inquly, para que no acaben en spam por las políticas de autenticación del correo.
Integraciones y datos
Si tu agencia ya usa otras herramientas, Inquly no te obliga a abandonarlas. La API REST da acceso a propiedades, inquilinos, contratos, facturas y pagos, con documentación OpenAPI, y la exportación contable lleva los datos a tu software de contabilidad.
En cuanto al RGPD, tu agencia sigue siendo responsable del tratamiento de los datos de inquilinos y propietarios. Inquly te ayuda con roles de acceso, verificación en dos pasos y registro de auditoría, pero conviene revisar tus cláusulas informativas con las guías de la AEPD.
Antes de contratar
El plan Agencia cuesta 29,99 € al mes o 299,90 € al año y cubre hasta 100 propiedades. Si eres un profesional que trabaja solo, compara antes con la página para gestores de alquileres. Puedes probar el plan Propietario 7 días sin tarjeta para ver la aplicación por dentro y pasar a Agencia cuando quieras activar el equipo. Todos los planes están en precios.