Excel o programa de gestión de alquileres: cuándo basta una plantilla y cuándo te compensa cambiar
Muchos propietarios empiezan con una hoja de cálculo, y tiene sentido: es gratis, flexible y ya sabes usarla. La pregunta no es si Excel vale, sino hasta cuándo vale para tu caso. Esta guía te ayuda a decidirlo con honestidad y, si decides cambiar, a llevarte los datos sin rehacerlos.
Cuándo una hoja de cálculo es suficiente
Una hoja de cálculo es suficiente cuando tienes pocos inmuebles, pocos movimientos y ninguna obligación de facturar. En ese escenario, un programa añade poco.
Probablemente no necesitas software si:
- Tienes una sola vivienda con un inquilino estable.
- El inquilino paga por transferencia en la misma fecha cada mes.
- No emites facturas (el alquiler de vivienda habitual suele estar exento de IVA) y tu asesor solo te pide ingresos y gastos al año.
- Guardas el contrato y los recibos en una carpeta que encuentras sin esfuerzo.
Si ese es tu caso, una plantilla bien hecha cumple. Y si algún día quieres probar, el plan Gratis de Inquly cubre una propiedad sin coste.
Señales de que Excel se te ha quedado pequeño
Excel se queda pequeño cuando mantener la hoja te lleva más tiempo que consultarla. Las señales más comunes:
- Cuadras cobros a mano comparando el extracto del banco con la hoja cada mes.
- Se te ha pasado una fecha: un vencimiento, una prórroga o la actualización anual de la renta.
- Facturas locales u oficinas, con IVA y retención de IRPF, y el trimestre del Modelo 303 lo preparas sumando celdas.
- Repercutes gastos (suministros, comunidad) y calculas cada liquidación por separado.
- Hay otra persona (pareja, socio, gestor) que edita la misma hoja y ya no sabes qué versión es la buena.
- Buscas documentos en el correo cada vez que el inquilino pide un recibo.
Excel frente a Inquly, punto por punto
| Aspecto | Hoja de cálculo | Inquly |
|---|---|---|
| Coste inicial | Gratis | Gratis con 1 propiedad |
| Registro de cobros | Manual | Importación de extracto (CSV u OFX) y conciliación |
| Recordatorios de pago | No | Email automático al inquilino (desde Propietario) |
| Vencimientos de contrato | Fórmulas o calendario aparte | Alertas automáticas |
| Facturas con IVA e IRPF | Plantilla aparte | Generadas desde el contrato |
| Modelos 303, 347 y 390 | Cálculo manual | Datos preparados (303 desde Propietario; 347 y 390 desde Gestor) |
| Documentos | Carpetas sueltas | Asociados a cada inmueble, contrato o inquilino |
| Comunicación con el inquilino | Email o WhatsApp | Portal del inquilino (desde Propietario) |
| Flexibilidad total de columnas | Sí | No: estructura fija pensada para alquileres |
La última fila importa: si tu hoja hace cálculos muy propios que ningún programa replica, valora mantenerla para eso y usar Inquly para el día a día.
Cómo migrar tus datos de Excel a Inquly
Migrar se hace en una tarde siguiendo un orden: primero propiedades, luego inquilinos, después contratos y movimientos.
1. Prepara la hoja
Deja una fila por registro y una columna por dato, sin celdas combinadas ni totales intermedios. Guarda cada pestaña como CSV o mantén el archivo en XLSX.
2. Importa propiedades e inquilinos
En el asistente de importación eliges el tipo de dato y subes el archivo. Inquly reconoce cabeceras habituales («dirección», «ciudad», «código postal», «tipo») en español e inglés, te deja corregir la correspondencia y muestra una vista previa con los errores antes de importar.
3. Crea los contratos
Asocia cada inquilino a su vivienda con fecha de inicio, renta y fianza. Para contratos nuevos puedes partir de la plantilla conforme a la LAU.
4. Trae los movimientos bancarios
Importa el extracto de tu banco en CSV u OFX. Hay plantillas para BBVA, Santander, CaixaBank, ING, Bankinter, Sabadell, N26 y Revolut, y el importador detecta duplicados si subes el mismo periodo dos veces.
Los pasos detallados están en la guía de primeros pasos.
Y si vuelves atrás
Cambiar de herramienta no debería atarte. Desde el plan Propietario puedes exportar tus datos y descargar informes en PDF (y, en planes superiores, en CSV y Excel). Si quieres seguir calculando la rentabilidad por tu cuenta, tienes el método en cómo calcular la rentabilidad de un alquiler. Compara planes en precios.