Programa de escritorio o software en la nube para gestionar alquileres: qué cambia de verdad
Mucha gente gestiona sus alquileres con un programa instalado hace años que sigue funcionando. Si te sirve, no hay prisa por cambiar. Pero conviene entender qué cambia al pasar a la nube, qué ganas, qué pierdes y cómo hacerlo sin riesgo para tus datos.
La diferencia de fondo: dónde viven tus datos
La diferencia principal es dónde están los datos y quién se ocupa de ellos. En un programa de escritorio, los datos están en tu disco y el mantenimiento es tuyo. En la nube, están en el servidor del proveedor y el mantenimiento es suyo.
Eso tiene consecuencias prácticas:
- Acceso: un programa local se usa desde el ordenador donde está instalado; Inquly, desde cualquier navegador, en el ordenador, la tableta o el móvil.
- Actualizaciones: en local, instalas versiones nuevas cuando toca (y a veces pagas por ellas); en Inquly, las mejoras llegan solas.
- Copias de seguridad: en local, si el disco falla y no tenías copia, pierdes los datos; en la nube, la copia es responsabilidad del proveedor, y en Inquly además puedes copiar tus documentos a Google Drive o Dropbox.
- Trabajo compartido: en local, compartir suele significar pasarse archivos; en la nube, todos ven la misma información a la vez.
Comparativa por aspectos
| Aspecto | Software instalado | Inquly en la nube |
|---|---|---|
| Instalación | En cada equipo | Ninguna, desde el navegador |
| Dispositivos | El equipo donde está instalado | Cualquiera con navegador; se puede instalar como app |
| Actualizaciones | Manuales, a veces de pago | Automáticas e incluidas |
| Copias de seguridad | Responsabilidad tuya | Del proveedor, más copia de documentos a Drive o Dropbox |
| Varios usuarios | Limitado o con licencias extra | Equipo con roles en el plan Agencia, sin coste por usuario |
| Portal para inquilinos | Normalmente no | Sí, desde el plan Propietario |
| Trabajo sin internet | Sí | No, requiere conexión |
| Pago | Licencia o mantenimiento | Suscripción mensual o anual, con plan Gratis |
La fila del trabajo sin internet es real: si a menudo trabajas sin conexión, un programa local tiene ventaja.
Lo que aporta la nube en la gestión de alquileres
En alquileres, la nube aporta sobre todo comunicación y automatización, porque el inquilino también está conectado.
- Portal del inquilino: tus inquilinos ven sus contratos, facturas y documentos, abren incidencias de mantenimiento y te escriben, sin llamarte.
- Recordatorios y alertas: avisos de pago por email al inquilino y alertas de vencimiento de contratos, que un programa local solo puede mostrarte si lo abres.
- Sincronización de calendario: los vencimientos y eventos se suscriben como calendario iCal en Google Calendar, Outlook o Apple Calendar.
- Normativa al día: plantillas conforme a la LAU (Ley 29/1994), facturas con IVA y retención de IRPF, y datos para los Modelos 303, 347 y 390, sin instalar versiones nuevas cuando hay cambios.
Inquly prepara las cifras fiscales; la presentación ante Hacienda la haces tú o tu asesor. Más detalle en finanzas.
Seguridad y protección de datos
Pasar a la nube no reduce tus obligaciones: como arrendador o gestor, sigues siendo responsable del tratamiento de los datos personales de tus inquilinos según el RGPD. Lo que cambia es quién protege la infraestructura.
En Inquly puedes:
- Activar la verificación en dos pasos (2FA) en tu cuenta.
- En equipos, asignar roles (administrador, gestor, solo lectura) para que cada persona vea y haga lo justo.
- Revisar en el registro de auditoría quién ha hecho qué.
Las guías de la AEPD son el punto de partida para revisar tus cláusulas informativas.
Cómo hacer el cambio sin perder nada
El cambio se hace en paralelo: no apagues el programa antiguo hasta comprobar que Inquly tiene todo.
- Exporta desde tu programa actual inmuebles, inquilinos y movimientos a CSV o Excel.
- Crea tu cuenta en Inquly; con una propiedad es gratis y sin tarjeta. Para más, prueba el plan Propietario 7 días sin tarjeta.
- Importa con el asistente: eliges el tipo de dato, revisas la correspondencia de columnas y corriges los errores que marque la vista previa.
- Importa el extracto bancario en CSV u OFX para tener los cobros recientes.
- Trabaja un mes en paralelo y compara resultados antes de dejar el programa antiguo.
Si vienes de hojas de cálculo en lugar de un programa, lee la comparativa con Excel y Google Sheets. Los pasos de alta están en la guía de primeros pasos.