Guía para alquilar locales, oficinas y naves
Qué cambia al alquilar un inmueble comercial
Alquilar un local, una oficina o una nave no se parece a alquilar un piso: hay que facturar con IVA, a menudo aplicar una retención de IRPF y llevar los modelos trimestrales de Hacienda. Inquly calcula esos impuestos en cada factura y prepara los informes para que llegues a cada trimestre con los números cuadrados.
Estos contratos son arrendamientos para uso distinto del de vivienda según la Ley 29/1994 de Arrendamientos Urbanos. Se rigen primero por lo que pacten las partes, después por el Título III de la LAU y, de forma supletoria, por el Código Civil.
Lo que marca la LAU para el uso distinto de vivienda
La ley da mucho margen a las partes, así que el contrato es lo que manda. Aun así, hay reglas que conviene tener presentes.
Duración, renta y obras
No hay duración mínima legal: el plazo, las prórrogas, la actualización de la renta y quién paga las obras se fijan en el contrato. Si no se pacta nada, se aplican las reglas del Título III, por ejemplo sobre la cesión del contrato o la indemnización al inquilino en algunos supuestos.
Fianza de dos mensualidades
La fianza legal en metálico es de dos mensualidades de renta, frente a una en vivienda. Al crear un contrato de tipo comercial, Inquly comprueba que la fianza coincide con esas dos mensualidades y te avisa si no es así.
IVA y retención de IRPF en la factura del alquiler
Una factura de alquiler de local suele llevar dos impuestos que se mueven en sentido contrario: el IVA, que se suma, y la retención de IRPF, que se resta.
- IVA al 21 %: el arrendamiento de locales está sujeto al tipo general, y el propietario lo ingresa con el Modelo 303.
- Retención del 19 %: si el inquilino es una empresa o un profesional, retiene por regla general el 19 % de la base y la ingresa él en Hacienda. Hay excepciones, como cuando la renta anual pagada al mismo arrendador no supera 900 €.
- Inquilino particular: IVA sí, retención no.
Un ejemplo con una renta de 1.000 € al mes y un inquilino que es una sociedad:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | +210,00 € |
| Retención IRPF (19 %) | −190,00 € |
| Total a cobrar | 1.020,00 € |
Inquly propone el tratamiento fiscal a partir del tipo de inmueble y del tipo de inquilino, y sugiere el 19 % de retención cuando el inquilino principal del contrato es una empresa. Tú revisas los tipos antes de emitir: ninguna factura sale sin tus datos fiscales (nombre y NIF), y la numeración es correlativa y sin huecos. Tienes más contexto en la guía de fiscalidad del alquiler.
Cómo funciona en Inquly, paso a paso
- Da de alta el inmueble con el tipo que le corresponda: comercial, oficina o almacén.
- Añade al inquilino indicando si es particular o empresa, con su NIF.
- Crea el contrato de uso comercial con la renta, la fianza y las fechas.
- Emite la factura: elige el contrato y Inquly rellena el importe, el NIF del inquilino y la retención sugerida.
- Descarga el PDF y regístralo como cobrado cuando entre el pago.
- Prepara el trimestre con el informe del Modelo 303 y, en el plan Gestor, los modelos 347 y 390.
En la funcionalidad de finanzas tienes el detalle de facturas, gastos e informes.
Modelos de Hacienda que te ayuda a preparar
El propietario de un local suele presentar el Modelo 303 cada trimestre y el 390 como resumen anual del IVA. Si sus operaciones con un mismo cliente superan 3.005,06 € en el año, también puede tener que presentar el Modelo 347. La retención la declara el inquilino, no tú.
En Inquly, el informe del Modelo 303 está disponible desde el plan Propietario, y los modelos 347 y 390 y la exportación SII desde el plan Gestor. Son informes de apoyo: la presentación la haces tú o tu gestor en la sede de la Agencia Tributaria.
Si también alquilas viviendas
Puedes llevar locales y viviendas en la misma cuenta. Cada contrato aplica su propia regla de fianza y cada factura su propio tratamiento de IVA, así que una vivienda exenta y un local con IVA conviven sin mezclarse. Si tu cartera es sobre todo residencial, mira la solución para alquiler de vivienda.
Las reglas fiscales tienen excepciones y cambian con el tiempo; ante un caso dudoso, confirma con tu asesor el tratamiento antes de emitir la factura.