Guide til udlejningsadministratorer: sådan administrerer du dine kunders ejendomme uden at miste overblikket
En udlejningsadministrator arbejder med data, der ikke er vedkommendes egne: ejendomme tilhørende flere udlejere, lejere, der venter på svar, og kunder, der vil vide, hvor meget de har tjent. Inquly organiserer alt det efter ejendom og udlejer, så du kan aflægge regnskab uden at lave regnearkene om hver måned.
Hvem denne guide er til
Denne guide er til fagfolk, der administrerer andres udlejning: udlejningsadministratorer, forvaltere, der tager sig af deres kunders lejemål, og udlejere med store porteføljer, der allerede arbejder som administratorer.
Det er værd at afklare rækkevidden: Inquly administrerer lejemål (kontrakter, lejere, betalinger, udgifter, vedligeholdelse og beskatning af udlejning). Det fører ikke regnskab for en ejerforening og dens generalforsamlinger. Hvis du gør begge dele, dækker Inquly udlejningsdelen.
Organisér porteføljen efter udlejer
Det første skridt er at afspejle, hvem der ejer hvad. I Inquly opretter du hver udlejer, du repræsenterer, med identifikationsoplysninger (DNI, NIE eller CIF), kontaktoplysninger og bankkonto, og knytter vedkommendes ejendomme. En ejendom kan have flere ejere, hvor en er markeret som hovedejer.
Derfra er hver kontrakt, betaling, udgift og dokument knyttet til sin ejendom, og hver ejendom til sin udlejer. For bygninger med flere enheder kan du gruppere ejendommene i en bygning og fordele fælles omkostninger mellem dem.
En typisk måned for en administrator med Inquly
En administrators månedlige cyklus går ud på at opkræve, løse sager, afregne udgifter og rapportere. Med Inquly:
- Betalinger: lejerne vises som udestående. Inquly sender betalingspåmindelser pr. e-mail til lejerne, og du importerer bankudtoget (CSV eller OFX) for at afstemme betalingerne.
- Sager: lejerne opretter vedligeholdelsesanmodninger fra deres portal. Med abonnementet Administrator tillader portalen op til 50 lejere og sender dem notifikationer pr. e-mail.
- Viderefakturerbare udgifter: du markerer de udgifter, der tilkommer lejeren, og opretter en afregning for perioden; Inquly beregner beløbet og genererer fakturaen.
- Kontrakter: du får advarsler før hvert udløb og planlægger lejereguleringer; når de er godkendt, anvendes de på deres ikrafttrædelsesdato, aldrig før kontraktåret er gået (art. 18 LAU).
- Rapporter: du forbereder rapporter over indtægter, udgifter og pengestrøm eller opretter tilpassede rapporter med rapportgeneratoren.
Beskatning af udlejning uden parallelle ark
Hvis du administrerer lokaler, kontorer eller lagerhaller, er fakturering med moms og IRPF-tilbageholdelse en del af hverdagen. Inquly udsteder fakturaer med moms (udlejning af bolig er som regel fritaget; lokaler normalt med 21 %) og med IRPF-tilbageholdelse, når lejeren er en virksomhed eller selvstændig.
Fra abonnementet Administrator forbereder Inquly:
- Modelo 303: kvartalsvis momsoversigt.
- Modelo 347: transaktioner med tredjeparter over den årlige grænse.
- Modelo 390: årlig momsoversigt.
- SII-filer: journaler over udstedte og modtagne fakturaer i formatet for Suministro Inmediato de Información, for dem der er forpligtet eller tilmeldt.
Inquly beregner og eksporterer; indberetningen til Agencia Tributaria foretager du eller din rådgiver, og det er en god idé at gennemgå hvert konkret tilfælde.
Administrator eller Bureau: hvilket abonnement har du brug for
| Behov | Administrator | Bureau |
|---|---|---|
| Ejendomme | Op til 30 | Op til 100 |
| Lejerportal | Op til 50 lejere | Ubegrænset |
| Modelo 303, 347, 390 og SII | Ja | Ja |
| API og regnskabseksport | Ja | Ja |
| Flere brugere med roller | Nej | Ja |
| White label og eget domæne | Nej | Ja |
| Planlagte eksporter | Nej | Ja |
| Pris | 14,99 €/md. | 29,99 €/md. |
Hvis du arbejder alene og administrerer op til 30 ejendomme, er Administrator nok. Hvis du har medarbejdere, der har brug for egen adgang, eller vil have, at dine kunder ser portalen med dit brand, så se siden for bureauer. Fulde priser under priser.
Flyt din nuværende portefølje
De fleste administratorer kommer med deres data i Excel eller et andet program. Inquly importerer ejendomme, lejere og posteringer fra CSV eller Excel med en guide, der registrerer kolonner og lader dig gennemgå, før du gemmer. Til bankudtog findes der skabeloner til de største spanske banker. Hvis du vil have idéer til at organisere forretningen, så læs guiden til ejendomsadministratorer.