Guide til ejendomsmæglere og bureauer: sådan samler du dit bureaus udlejningsadministration på én platform
Et ejendomsbureau, der administrerer udlejning, har et andet problem end en privat udlejer: mange personer rører ved de samme data, hver ejendom tilhører en kunde, og hver kunde vil have klare regnskaber. Inqulys abonnement Bureau samler team, udlejere, kontrakter og beskatning i ét arbejdsrum.
Hvad der ændrer sig, når administrationen er et bureaus
Det, der ændrer sig, er den menneskelige skala og ikke kun antallet af boliger. Flere personer betjener lejere, registrerer betalinger og forbereder kontrakter, og hver især skal kun se det passende.
De sædvanlige udfordringer er tre:
- Koordinering: vide, hvem der har gjort hvad, og undgå, at to personer arbejder på den samme kontrakt med forskellige oplysninger.
- Regnskabsaflæggelse over for udlejere: adskille indtægter, udgifter og dokumenter for hver kunde.
- Overholdelse: kontrakter efter LAU (lov 29/1994), fakturering med moms og tilbageholdelser samt beskyttelse af lejeres data.
Team, roller og sporbarhed
I abonnementet Bureau opretter du et team og inviterer kolleger pr. e-mail. Hver får en rolle:
| Rolle | Hvad den kan gøre |
|---|---|
| Teamejer | Alt, inklusive abonnementet og administration af medlemmer |
| Admin | Invitere og fjerne medlemmer, redigere og slette data, eksportere |
| Forvalter | Se og redigere porteføljens data, uden at slette eller eksportere |
| Skrivebeskyttet | Kigge uden at ændre noget |
Ejendommene deles i teamet, så alle arbejder på de samme oplysninger. Revisionsloggen viser teamejeren hvert medlems handlinger, nyttigt til at afklare tvivl med en kunde eller gennemgå en uventet ændring.
En typisk måned i et bureau med Inquly
Et bureaus måned i Inquly fordeles på roller i stedet for at afhænge af ét delt ark:
- Administration importerer bankudtoget (CSV eller OFX, med skabeloner til spanske banker) og afstemmer betalingerne for hele porteføljen.
- Forvalterne håndterer de sager, lejerne opretter fra portalen, og følger dem til de er lukket.
- Salg registrerer kandidater og lejeansøgninger og forbereder kontrakten ud fra skabelonerne til bolig eller anden anvendelse end bolig.
- Månedsskifte: der genereres fakturaer for lejemål og afregninger af udgifter, der kan viderefaktureres, og der forberedes rapporter til hver udlejer med rapportgeneratoren.
- Kvartalsskifte: den skatteansvarlige gennemgår Modelo 303 og, ved årets udgang, Modelo 347 og 390.
Med de planlagte eksporter i abonnementet Bureau når dataene periodisk frem til dit revisionskontor eller dit regnskabsprogram, uden at du skal huske at downloade dem.
White label: dit bureau, ikke vores
White label gør, at dine lejere og kunder ser dit bureau og ikke Inquly. Du opsætter:
- Dit logo og dine farver i appen og i lejerportalen.
- Afsendernavnet og sidefoden i e-mails til lejere samt dine juridiske links.
- Et eget domæne til portalen (for eksempel et underdomæne på din hjemmeside) ved at pege en CNAME-post. Inquly udsteder HTTPS-certifikatet automatisk.
I den portal ser dine lejere deres kontrakter, fakturaer og dokumenter, melder vedligeholdelsessager og skriver til dit team; detaljerne findes på siden om lejere.
Adressen, e-mailsene sendes fra, er fortsat Inqulys, så de ikke ender i spam på grund af e-mailens autentificeringspolitikker.
Integrationer og data
Hvis dit bureau allerede bruger andre værktøjer, tvinger Inquly dig ikke til at opgive dem. REST-API'et giver adgang til ejendomme, lejere, kontrakter, fakturaer og betalinger med OpenAPI-dokumentation, og regnskabseksporten fører dataene til dit regnskabsprogram.
Hvad angår GDPR, er dit bureau fortsat ansvarligt for behandlingen af lejeres og udlejeres data. Inquly hjælper dig med adgangsroller, totrinsbekræftelse og revisionslog, men det er en god idé at gennemgå dine informationsklausuler med vejledningerne fra AEPD.
Før du tegner abonnement
Abonnementet Bureau koster 29,99 € om måneden eller 299,90 € om året og dækker op til 100 ejendomme. Hvis du er en professionel, der arbejder alene, så sammenlign først med siden for udlejningsadministratorer. Du kan prøve abonnementet Udlejer i 7 dage uden kort for at se appen indefra og skifte til Bureau, når du vil aktivere teamet. Alle abonnementer findes under priser.