Guide: lejeradministration og lejerportal
Hvad lejeradministration er i Inquly
Lejeradministration i Inquly er en side pr. lejer, forbundet med vedkommendes kontrakter, dokumenter, fakturaer og beskeder, plus en selvbetjeningsportal, så lejeren selv kan se sine oplysninger og melde sager. Alle abonnementer tillader ubegrænsede lejere; portalen starter i abonnementet Udlejer.
Målet er, at forholdet til hver lejer er dokumenteret ét sted, fra ansøgningen til tilbagebetalingen af depositummet.
Lejerens side
Hver side indeholder de oplysninger, du har brug for til at administrere lejemålet:
- Identifikation: navn, dokumenttype og -nummer (DNI, NIE, pas).
- Kontakt: e-mail, telefon, fast adresse og nødkontakt.
- Lejertype: privatperson eller virksomhed, hvilket er vigtigt for at vide, om der anvendes IRPF-tilbageholdelse på fakturaen.
- Arbejdsoplysninger: erhverv, arbejdsgiver og indkomst, hvis lejeren oplyste dem ved ansøgningen om boligen.
- Tilknyttede kontrakter, dokumenter og fakturaer med deres historik.
- Foretrukket sprog til e-mails og portalen.
Lejere, der ikke længere bor hos dig, arkiveres i stedet for at blive slettet og kan gendannes. Det er personoplysninger: anvend GDPR, gem kun det nødvendige og del dem ikke uden retligt grundlag.
Lejerportal
Portalen er et privat webområde for hver lejer på et eget underdomæne hos Inquly. Derfra kan lejeren:
- Se sin kontrakt og sine dokumenter.
- Se sine fakturaer.
- Melde vedligeholdelsessager med fotos og følge deres status.
- Sende dig beskeder og modtage notifikationer.
- Ændre sit sprog og sine profiloplysninger.
| Abonnement | Lejere med adgang til portalen | Automatiske e-mailadvarsler til lejeren |
|---|---|---|
| Gratis | Ingen portal | Nej |
| Udlejer | Op til 10 | Betalingspåmindelser |
| Administrator | Op til 50 | Ja |
| Bureau | Ubegrænset | Ja, og portal med dit brand og domæne |
Sådan fungerer det i Inquly
- Opret lejeren manuelt eller importér vedkommende fra en CSV eller Excel sammen med resten af din portefølje.
- Knyt lejeren til en kontrakt: en kontrakt kan have flere lejere.
- Aktivér adgang til portalen på lejerens side og tryk på «Send adgangslink».
- Lejeren logger ind med linket eller med adgangskode uden at installere noget.
- Modtag og håndtér sager og beskeder fra din oversigt.
- Når kontrakten slutter, afregn depositummet og arkivér siden.
Før kontrakten: kandidater og ansøgninger
Fra abonnementet Udlejer kan du udgive en ansøgningsformular, modtage kandidaturer med dokumentation og flytte dem gennem faser på en tavle. Du kan også planlægge hver lejers ind- og udflytning. For at beslutte efter objektive kriterier og uden diskrimination, så læs guiden til at udvælge lejere.
Kommunikation og betalinger
Fra Udlejer sender Inquly betalingspåmindelser pr. e-mail før forfald og tillader masseudsendelser til alle dine lejere, for eksempel for at varsle om byggearbejde i ejerforeningen. Hver besked gemmes sammen med lejerens side, hvilket hjælper, hvis der opstår uenighed.
At vide, hvad du kan kræve, og hvad du skal sikre, forebygger konflikter: der er en oversigt i udlejerens rettigheder og pligter.
Vedligeholdelsessager uden opkald
Når noget går i stykker, opretter lejeren sagen fra portalen, beskriver problemet og vedhæfter fotos. Du får notifikationen i din oversigt, tildeler den om ønsket til en leverandør og opdaterer dens status; lejeren ser hver ændring uden at skulle spørge. Hver sag knyttes til ejendommen med sin omkostning, så boligens reparationshistorik opbygges af sig selv og hjælper dig med at planlægge eftersyn eller dokumentere udgifter.
Hvem det passer til
Hvis du udlejer en enkelt lejlighed, dækker abonnementet Gratis registreringen af lejere og kontrakter; portalen og påmindelserne kommer med Udlejer, som du kan prøve i 7 dage uden kort. Administrerer du andres ejendomme eller et bureau, så se løsningen til bureauer og priserne. Lejere knyttes altid til en ejendom; se, hvordan ejendomsadministrationen fungerer.