Veiledning: leietakerforvaltning og leietakerportal
Hva leietakerforvaltning er i Inquly
Leietakerforvaltning i Inquly er et kort per leietaker, koblet til kontraktene, dokumentene, fakturaene og meldingene, pluss en selvbetjent portal der leietakeren selv kan se informasjonen sin og melde fra om problemer. Alle abonnementer tillater ubegrenset antall leietakere; portalen starter i Utleier-abonnementet.
Målet er at forholdet til hver leietaker dokumenteres på ett sted, fra søknaden til tilbakebetalingen av depositumet.
Leietakerkortet
Hvert kort samler opplysningene du trenger for å forvalte leieforholdet:
- Identifikasjon: navn, type og nummer på dokument (DNI, NIE, pass).
- Kontakt: e-post, telefon, vanlig adresse og nødkontakt.
- Type leietaker: privatperson eller foretak, noe som er viktig for å vite om IRPF-kildeskatt gjelder på fakturaen.
- Arbeidsopplysninger: yrke, arbeidsgiver og inntekt, hvis vedkommende oppga dem da leiligheten ble søkt.
- Tilknyttede kontrakter, dokumenter og fakturaer, med historikk.
- Foretrukket språk for e-postene og portalen.
Leietakere som ikke lenger bor hos deg arkiveres i stedet for å slettes, og kan gjenopprettes. Dette er personopplysninger: GDPR gjelder, lagre bare det som trengs og ikke del dem uten rettslig grunnlag.
Leietakerportal
Portalen er et privat nettområde for hver leietaker, på et eget underdomene hos Inquly. Derfra kan leietakeren:
- Se kontrakten og dokumentene sine.
- Se fakturaene sine.
- Melde fra om vedlikeholdsproblemer med bilder og følge statusen.
- Sende deg meldinger og motta varsler.
- Endre språk og profilopplysninger.
| Abonnement | Leietakere med tilgang til portalen | Automatiske e-postvarsler til leietakeren |
|---|---|---|
| Gratis | Ingen portal | Nei |
| Utleier | Opptil 10 | Betalingspåminnelser |
| Forvalter | Opptil 50 | Ja |
| Byrå | Ubegrenset | Ja, og portal med din merkevare og ditt domene |
Slik fungerer det i Inquly
- Registrer leietakeren for hånd eller importer fra en CSV eller Excel sammen med resten av porteføljen din.
- Knytt vedkommende til en kontrakt: en kontrakt kan ha flere leietakere.
- Aktiver portaltilgangen på kortet og trykk «Send tilgangslenke».
- Leietakeren logger inn med lenken eller med passord, uten å installere noe.
- Motta og behandle henvendelsene og meldingene fra oversikten din.
- Når kontrakten avsluttes, gjør opp depositumet og arkiver kortet.
Før kontrakten: kandidater og søknader
Fra Utleier-abonnementet kan du publisere et søknadsskjema, motta kandidater med dokumentasjonen deres og flytte dem gjennom fasene på en tavle. Du kan også planlegge innflytting og utflytting for hver leietaker. For å bestemme deg med objektive kriterier og uten diskriminering, les veiledningen om å velge leietakere.
Kommunikasjon og betalinger
Fra Utleier sender Inquly betalingspåminnelser på e-post før forfall og tillater masseutsendelser til alle leietakerne dine, for eksempel for å varsle om arbeid i borettslaget. Hver melding lagres ved kortet, noe som hjelper hvis det oppstår uenighet.
Å vite hva du kan kreve og hva du må sikre, unngår konflikter: du finner en oppsummering i utleierens rettigheter og plikter.
Vedlikeholdsproblemer uten telefonsamtaler
Når noe går i stykker, åpner leietakeren en sak fra portalen, beskriver problemet og legger ved bilder. Du mottar varselet i oversikten din, tildeler den til en leverandør om du vil og oppdaterer statusen; leietakeren ser hver endring uten å måtte spørre. Hver sak knyttes til eiendommen med kostnaden, slik at reparasjonshistorikken til leiligheten bygges opp av seg selv og hjelper deg å planlegge ettersyn eller dokumentere utgifter.
Hvem det passer for
Hvis du leier ut én enkelt leilighet, dekker Gratis-abonnementet registrering av leietakere og kontrakter; portalen og påminnelsene kommer med Utleier, som du kan prøve i 7 dager uten kort. Hvis du forvalter andres eiendommer eller et byrå, se løsningen for byråer og prisene. Leietakere knyttes alltid til en eiendom; se hvordan eiendomsforvaltningen fungerer.