Veiledning for eiendomsmeglere: slik driver du byråets utleieforvaltning på én enkelt plattform
Et eiendomsbyrå som forvalter utleie har et annet problem enn en utleier: mange personer rører de samme dataene, hver eiendom tilhører en kunde og hver kunde vil ha ryddige regnskap. Byrå-abonnementet i Inquly samler team, utleiere, kontrakter og skatt i ett enkelt arbeidsområde.
Hva som endrer seg når forvaltningen drives av et byrå
Det som endrer seg er den menneskelige skalaen, ikke bare antall leiligheter. Flere personer betjener leietakere, registrerer betalinger og forbereder kontrakter, og hver trenger å se akkurat det som trengs.
De vanlige utfordringene er tre:
- Koordinering: vite hvem som har gjort hva og unngå at to personer jobber med samme kontrakt med ulik informasjon.
- Rapportering til utleiere: skille inntekter, utgifter og dokumenter for hver kunde.
- Etterlevelse: kontrakter i samsvar med LAU (lov 29/1994), fakturering med MVA og kildeskatt, og vern av leietakernes data.
Team, roller og sporbarhet
I Byrå-abonnementet oppretter du et team og inviterer kollegene dine på e-post. Hver får en rolle:
| Rolle | Hva rollen kan gjøre |
|---|---|
| Teameier | Alt, inkludert abonnementet og forvaltning av medlemmer |
| Administrator | Invitere og fjerne medlemmer, redigere og slette data, eksportere |
| Forvalter | Se og redigere porteføljens data, uten å slette eller eksportere |
| Kun lesing | Se uten å endre noe |
Eiendommene deles i teamet, slik at alle jobber med den samme informasjonen. Revisjonsloggen viser teameieren handlingene til hvert medlem, noe som er nyttig for å løse tvil med en kunde eller gå gjennom en uventet endring.
En typisk måned i et byrå med Inquly
Månedens arbeid i et byrå i Inquly fordeles etter roller i stedet for å avhenge av ett enkelt delt regneark:
- Administrasjonen importerer kontoutskriften (CSV eller OFX, med maler for spanske banker) og avstemmer betalingene for hele porteføljen.
- Forvalterne behandler henvendelsene leietakerne åpner fra portalen og følger dem til de er lukket.
- Salg registrerer kandidater og leiesøknader og forbereder kontrakten fra malene for bolig eller annen bruk enn bolig.
- Månedsslutt: fakturaer for leie og oppgjør for utgifter som videreføres genereres, og rapporter til hver utleier forberedes med rapportgeneratoren.
- Kvartalsslutt: skatteansvarlig gjennomgår Modelo 303 og, ved årsslutt, Modelo 347 og 390.
Med de planlagte eksportene i Byrå-abonnementet kommer dataene til regnskapsbyrået eller regnskapsprogrammet ditt med jevne mellomrom, uten at du må huske å laste dem ned.
White label: ditt byrå, ikke vårt
White label gjør at leietakerne og kundene dine ser byrået ditt, ikke Inquly. Du setter opp:
- Din logo og dine farger i appen og i leietakerportalen.
- Avsendernavnet og bunnteksten i e-postene til leietakere, i tillegg til dine juridiske lenker.
- Et eget domene for portalen (for eksempel et underdomene av nettsiden din), ved å peke en CNAME-post. Inquly utsteder HTTPS-sertifikatet automatisk.
I den portalen ser leietakerne kontraktene, fakturaene og dokumentene sine, melder fra om vedlikeholdsproblemer og skriver til teamet ditt; detaljene finner du på siden om leietakere.
Adressen e-postene sendes fra er fortsatt Inquly sin, slik at de ikke havner i søppelpost på grunn av e-postens autentiseringsregler.
Integrasjoner og data
Hvis byrået ditt allerede bruker andre verktøy, tvinger ikke Inquly deg til å forlate dem. REST-API-et gir tilgang til eiendommer, leietakere, kontrakter, fakturaer og betalinger, med OpenAPI-dokumentasjon, og regnskapseksporten fører dataene til regnskapsprogrammet ditt.
Når det gjelder GDPR, er byrået ditt fortsatt ansvarlig for behandlingen av leietakernes og utleiernes data. Inquly hjelper deg med tilgangsroller, tofaktorautentisering og revisjonslogg, men du bør gå gjennom informasjonsklausulene dine med veiledningene fra AEPD.
Før du bestiller
Byrå-abonnementet koster 29,99 € per måned eller 299,90 € per år og dekker opptil 100 eiendommer. Hvis du er en fagperson som jobber alene, sammenlign først med siden for utleieforvaltere. Du kan prøve Utleier-abonnementet i 7 dager uten kort for å se appen innenfra og gå over til Byrå når du vil aktivere teamet. Alle abonnementene finner du under priser.