Veiledning for utleieforvaltere: slik administrerer du kundenes eiendommer uten å miste kontrollen
En utleieforvalter jobber med data som ikke er hens egne: eiendommer for flere utleiere, leietakere som venter på svar og kunder som vil vite hvor mye de har tjent. Inquly organiserer alt dette etter eiendom og etter utleier, slik at du kan gjøre opp uten å lage regneark på nytt hver måned.
Hvem denne veiledningen er for
Denne veiledningen er for fagpersoner som forvalter andres utleie: utleieforvaltere, forvaltere som driver kundenes leieforhold og utleiere med stor portefølje som allerede jobber som forvaltere.
Det er lurt å avklare omfanget: Inquly forvalter leieforhold (kontrakter, leietakere, betalinger, utgifter, vedlikehold og beskatning av utleie). Det fører ikke regnskapet til et sameie eller dets generalforsamlinger. Hvis du gjør begge deler, dekker Inquly utleiedelen.
Organisere porteføljen etter utleier
Det første trinnet er å gjenspeile hvem som eier hva. I Inquly registrerer du hver utleier du representerer, med identifikasjonsopplysninger (DNI, NIE eller CIF), kontaktinformasjon og bankkonto, og kobler eiendommene deres til. En eiendom kan ha flere eiere, der en er markert som hovedeier.
Derfra knyttes hver kontrakt, betaling, utgift og dokument til sin eiendom, og hver eiendom til sin utleier. For bygg med flere enheter kan du gruppere eiendommene i et bygg og fordele felleskostnader mellom dem.
En typisk måned for en forvalter med Inquly
Forvalterens månedlige syklus ordnes i innkreving, løsning av henvendelser, oppgjør av utgifter og rapportering. Med Inquly:
- Betalinger: leiene vises som utestående. Inquly sender betalingspåminnelser på e-post til leietakerne, og du importerer kontoutskriften (CSV eller OFX) for å avstemme betalingene.
- Henvendelser: leietakerne åpner vedlikeholdssaker fra portalen sin. Med Forvalter-abonnementet støtter portalen opptil 50 leietakere og sender dem varsler på e-post.
- Videreførbare utgifter: du markerer utgiftene som tilhører leietakeren og oppretter et oppgjør for perioden; Inquly beregner beløpet og genererer fakturaen.
- Kontrakter: du får varsler før hvert forfall og planlegger leiereguleringer; når de er godkjent, gjelder de fra ikrafttredelsesdatoen, aldri før kontraktsåret er fullført (art. 18 i LAU).
- Rapporter: du forbereder rapporter for inntekter, utgifter og kontantstrøm, eller lager tilpassede rapporter med rapportgeneratoren.
Utleiebeskatning uten parallelle regneark
Hvis du forvalter lokaler, kontorer eller lagerbygg, hører fakturering med MVA og IRPF-kildeskatt til hverdagen. Inquly utsteder fakturaer med MVA (utleie av bolig er vanligvis fritatt; lokaler normalt med 21 %) og med IRPF-kildeskatt når leietakeren er et foretak eller en næringsdrivende.
Fra Forvalter-abonnementet forbereder Inquly:
- Modelo 303: kvartalsvis MVA-sammendrag.
- Modelo 347: transaksjoner med tredjeparter over den årlige grensen.
- Modelo 390: årlig MVA-sammendrag.
- SII-filer: registre over utstedte og mottatte fakturaer i formatet til Suministro Inmediato de Información (systemet for umiddelbar informasjonslevering), for den som er forpliktet eller har meldt seg inn.
Inquly beregner og eksporterer; innsendingen til Agencia Tributaria gjør du eller rådgiveren din, og hvert konkrete tilfelle bør gjennomgås.
Forvalter eller Byrå: hvilket abonnement trenger du
| Behov | Forvalter | Byrå |
|---|---|---|
| Eiendommer | Opptil 30 | Opptil 100 |
| Leietakerportal | Opptil 50 leietakere | Ubegrenset |
| Modelo 303, 347, 390 og SII | Ja | Ja |
| API og regnskapseksport | Ja | Ja |
| Flere brukere med roller | Nei | Ja |
| White label og eget domene | Nei | Ja |
| Planlagte eksporter | Nei | Ja |
| Pris | 14,99 €/mnd. | 29,99 €/mnd. |
Jobber du alene og forvalter opptil 30 eiendommer, er Forvalter nok. Har du ansatte som trenger egen tilgang, eller vil du at kundene dine skal se portalen med din merkevare, se siden for byråer. Alle priser finner du under priser.
Flytte den nåværende porteføljen
De fleste forvaltere kommer med dataene sine i Excel eller i et annet program. Inquly importerer eiendommer, leietakere og posteringer fra CSV eller Excel, med en veiviser som oppdager kolonner og lar deg gjennomgå før lagring. For kontoutskrifter finnes det maler for de viktigste spanske bankene. Hvis du vil ha ideer til å ordne virksomheten, les veiledningen for eiendomsforvaltere.