Gids voor verhuurbeheerders: zo beheer je de panden van je klanten zonder de controle te verliezen
Een verhuurbeheerder werkt met gegevens die niet van hemzelf zijn: panden van meerdere eigenaren, huurders die op antwoord wachten en klanten die willen weten hoeveel ze hebben verdiend. Inquly organiseert dat alles per pand en per eigenaar, zodat je verantwoording kunt afleggen zonder elke maand spreadsheets opnieuw te maken.
Voor wie deze gids is
Deze gids is voor professionals die verhuur van derden beheren: verhuurbeheerders, administrateurs die de huurovereenkomsten van hun klanten doen en eigenaren met een grote portefeuille die al als beheerder werken.
Het is goed de reikwijdte te verduidelijken: Inquly beheert huurovereenkomsten (contracten, huurders, betalingen, uitgaven, onderhoud en fiscaliteit van de verhuur). Het voert niet de boekhouding van een VvE of haar vergaderingen. Doe je allebei, dan dekt Inquly het verhuurgedeelte.
De portefeuille organiseren per eigenaar
De eerste stap is vastleggen wie van wat eigenaar is. In Inquly voer je elke eigenaar in die je vertegenwoordigt, met zijn identificatiegegevens (DNI, NIE of CIF), contact en bankrekening, en koppel je zijn panden. Een pand kan meerdere eigenaren hebben, met één als hoofdeigenaar gemarkeerd.
Vanaf dan is elk contract, elke betaling, uitgave en elk document gekoppeld aan zijn pand, en elk pand aan zijn eigenaar. Voor gebouwen met meerdere eenheden kun je de panden in een gebouw groeperen en gemeenschappelijke kosten ertussen verdelen.
Een typische maand van een beheerder met Inquly
De maandcyclus van een beheerder bestaat uit innen, meldingen oplossen, kosten afrekenen en rapporteren. Met Inquly:
- Betalingen: de huurbedragen verschijnen als openstaand. Inquly stuurt betalingsherinneringen per e-mail naar de huurders en je importeert het bankafschrift (CSV of OFX) om de betalingen af te stemmen.
- Meldingen: huurders openen onderhoudsverzoeken vanuit hun portaal. Met het abonnement Beheerder ondersteunt het portaal maximaal 50 huurders en stuurt het hun meldingen per e-mail.
- Doorberekenbare kosten: je markeert de kosten die voor de huurder zijn en maakt een afrekening van de periode; Inquly berekent het bedrag en genereert de factuur.
- Contracten: je ontvangt meldingen vóór elke einddatum en plant de huurherzieningen; eenmaal goedgekeurd worden ze toegepast op hun ingangsdatum, nooit voordat het contractjaar is verstreken (art. 18 van de LAU).
- Rapporten: je stelt rapporten over inkomsten, uitgaven en kasstroom op, of maakt aangepaste rapporten met de rapportgenerator.
Fiscaliteit van de verhuur zonder parallelle bladen
Beheer je winkels, kantoren of bedrijfshallen, dan hoort facturatie met btw en IRPF-inhouding bij het dagelijkse werk. Inquly stelt facturen op met btw (woninghuur is meestal vrijgesteld; winkels normaal gesproken tegen 21 %) en met IRPF-inhouding wanneer de huurder een bedrijf of zelfstandige is.
Vanaf het abonnement Beheerder bereidt Inquly voor:
- Modelo 303: driemaandelijks btw-overzicht.
- Modelo 347: transacties met derden boven de jaarlijkse drempel.
- Modelo 390: jaaroverzicht van de btw.
- SII-bestanden: registers van uitgegeven en ontvangen facturen in het formaat van de Suministro Inmediato de Información (het directe informatiesysteem voor btw), voor wie daartoe verplicht of aangesloten is.
Inquly berekent en exporteert; de indiening bij de Agencia Tributaria doe jij of je adviseur, en het is goed elk concreet geval te controleren.
Beheerder of Bureau: welk abonnement heb je nodig
| Behoefte | Beheerder | Bureau |
|---|---|---|
| Panden | Maximaal 30 | Maximaal 100 |
| Huurdersportaal | Maximaal 50 huurders | Onbeperkt |
| Modelos 303, 347, 390 en SII | Ja | Ja |
| API en boekhoudexport | Ja | Ja |
| Meerdere gebruikers met rollen | Nee | Ja |
| White label en eigen domein | Nee | Ja |
| Geplande exports | Nee | Ja |
| Prijs | 14,99 €/maand | 29,99 €/maand |
Werk je alleen en beheer je maximaal 30 panden, dan volstaat Beheerder. Heb je medewerkers die eigen toegang nodig hebben, of wil je dat je klanten het portaal met jouw merk zien, bekijk dan de pagina voor bureaus. Volledige prijzen op prijzen.
Je huidige portefeuille migreren
De meeste beheerders komen met hun gegevens in Excel of in een ander programma. Inquly importeert panden, huurders en transacties uit CSV of Excel, met een wizard die kolommen detecteert en je laat controleren voordat je opslaat. Voor bankafschriften zijn er sjablonen van de belangrijkste Spaanse banken. Wil je ideeën om je bedrijf te ordenen, lees dan de gids voor vastgoedbeheerders.