Gids voor vastgoedkantoren: zo voer je het verhuurbeheer van je bureau op één platform
Een vastgoedkantoor dat verhuur beheert heeft een ander probleem dan een verhuurder: veel mensen werken met dezelfde gegevens, elk pand is van een klant en elke klant wil heldere cijfers. Het abonnement Bureau van Inquly brengt team, eigenaren, contracten en fiscaliteit samen in één werkomgeving.
Wat verandert als een bureau het beheer doet
Wat verandert is de menselijke schaal, niet alleen het aantal woningen. Meerdere mensen helpen huurders, registreren betalingen en bereiden contracten voor, en iedereen moet precies genoeg kunnen zien.
De gebruikelijke uitdagingen zijn drie:
- Coördinatie: weten wie wat heeft gedaan en voorkomen dat twee mensen aan hetzelfde contract werken met verschillende informatie.
- Verantwoording aan eigenaren: inkomsten, uitgaven en documenten van elke klant gescheiden houden.
- Naleving: contracten conform de LAU (Wet 29/1994), facturatie met btw en inhoudingen, en bescherming van huurdersgegevens.
Team, rollen en traceerbaarheid
In het abonnement Bureau maak je een team aan en nodig je collega's per e-mail uit. Elk krijgt een rol:
| Rol | Wat die kan doen |
|---|---|
| Teameigenaar | Alles, inclusief het abonnement en het beheer van leden |
| Beheerder (admin) | Leden uitnodigen en verwijderen, gegevens bewerken en verwijderen, exporteren |
| Manager | De gegevens van de portefeuille bekijken en bewerken, zonder te verwijderen of exporteren |
| Alleen lezen | Raadplegen zonder iets te wijzigen |
De panden worden binnen het team gedeeld, dus iedereen werkt met dezelfde informatie. Het auditlogboek toont de teameigenaar de acties van elk lid, handig om twijfels met een klant op te lossen of een onverwachte wijziging na te gaan.
Een typische maand in een bureau met Inquly
De maand van een bureau in Inquly wordt over rollen verdeeld in plaats van af te hangen van één gedeeld blad:
- Administratie importeert het bankafschrift (CSV of OFX, met sjablonen van Spaanse banken) en stemt de betalingen van de hele portefeuille af.
- De managers behandelen de meldingen die huurders vanuit het portaal openen en volgen ze tot ze zijn afgesloten.
- Verkoop registreert kandidaten en huuraanvragen en bereidt het contract voor met de sjablonen voor woning of ander gebruik dan woning.
- Einde van de maand: huurfacturen en afrekeningen van doorberekenbare kosten worden gegenereerd, en voor elke eigenaar worden rapporten opgesteld met de rapportgenerator.
- Einde van het kwartaal: de fiscaal verantwoordelijke controleert het Modelo 303 en, aan het einde van het jaar, de Modelos 347 en 390.
Met de geplande exports van het abonnement Bureau komen de gegevens periodiek bij je administratiekantoor of je boekhoudprogramma terecht, zonder dat je eraan hoeft te denken ze te downloaden.
White label: jouw bureau, niet het onze
White label zorgt ervoor dat je huurders en klanten jouw bureau zien, niet Inquly. Je stelt in:
- Je logo en je kleuren in de applicatie en in het huurdersportaal.
- De afzendernaam en de voettekst van e-mails aan huurders, plus je juridische links.
- Een eigen domein voor het portaal (bijvoorbeeld een subdomein van je website), via een CNAME-record. Inquly geeft het HTTPS-certificaat automatisch uit.
In dat portaal raadplegen je huurders hun contracten, facturen en documenten, melden ze onderhoudsproblemen en schrijven ze je team; de details vind je op de pagina over huurders.
Het adres waarvan de e-mails vertrekken blijft dat van Inquly, zodat ze door de authenticatiebeleidsregels van e-mail niet in de spam belanden.
Integraties en gegevens
Gebruikt je bureau al andere tools, dan dwingt Inquly je niet ze te verlaten. De REST-API geeft toegang tot panden, huurders, contracten, facturen en betalingen, met OpenAPI-documentatie, en de boekhoudexport brengt de gegevens naar je boekhoudsoftware.
Wat de AVG betreft blijft je bureau verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens van huurders en eigenaren. Inquly helpt je met toegangsrollen, tweestapsverificatie en een auditlogboek, maar het is goed je informatieteksten te controleren aan de hand van de richtlijnen van de AEPD (de Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit).
Voordat je afsluit
Het abonnement Bureau kost 29,99 € per maand of 299,90 € per jaar en dekt maximaal 100 panden. Ben je een professional die alleen werkt, vergelijk dan eerst met de pagina voor verhuurbeheerders. Je kunt het abonnement Verhuurder 7 dagen zonder creditcard proberen om de applicatie van binnen te zien en over te stappen op Bureau wanneer je het team wilt activeren. Alle abonnementen staan op prijzen.