Gids: huurdersbeheer en huurdersportaal
Wat huurdersbeheer in Inquly is
Huurdersbeheer in Inquly is een dossier per huurder, gekoppeld aan zijn contracten, documenten, facturen en berichten, plus een zelfserviceportaal waarmee de huurder zelf zijn informatie raadpleegt en meldingen doorgeeft. Alle abonnementen accepteren onbeperkt huurders; het portaal begint bij het abonnement Verhuurder.
Het doel is dat de relatie met elke huurder op één plek gedocumenteerd is, van de aanvraag tot de teruggave van de waarborgsom.
Het huurdersdossier
Elk dossier bevat de gegevens die je nodig hebt om de huur te beheren:
- Identificatie: naam, type en nummer van het document (DNI, NIE, paspoort).
- Contact: e-mail, telefoon, woonadres en noodcontact.
- Type huurder: particulier of bedrijf, wat telt om te weten of op de factuur IRPF-inhouding wordt toegepast.
- Werkgegevens: beroep, bedrijf en inkomsten, als hij die heeft aangeleverd bij de aanvraag van de woning.
- Gekoppelde contracten, documenten en facturen, met hun geschiedenis.
- Taal: voorkeurstaal voor de e-mails en het portaal.
Huurders die niet meer bij je zijn, worden gearchiveerd in plaats van verwijderd, en kunnen worden hersteld. Het zijn persoonsgegevens: pas de AVG toe, bewaar alleen wat nodig is en deel ze niet zonder rechtsgrond.
Huurdersportaal
Het portaal is een privé-webomgeving voor elke huurder, op een eigen subdomein van Inquly. Daarin kan hij:
- Zijn contract en documenten raadplegen.
- Zijn facturen bekijken.
- Onderhoudsmeldingen met foto's doorgeven en de status volgen.
- Je berichten sturen en meldingen ontvangen.
- Zijn taal en profielgegevens wijzigen.
| Abonnement | Huurders met toegang tot het portaal | Automatische e-mailmeldingen aan de huurder |
|---|---|---|
| Gratis | Geen portaal | Nee |
| Verhuurder | Maximaal 10 | Betalingsherinneringen |
| Beheerder | Maximaal 50 | Ja |
| Bureau | Onbeperkt | Ja, en portaal met jouw merk en domein |
Zo werkt het in Inquly
- Voer de huurder in met de hand of importeer hem uit een CSV of Excel samen met de rest van je portefeuille.
- Koppel hem aan een contract: een contract kan meerdere huurders hebben.
- Activeer de toegang tot het portaal in zijn dossier en klik op ‘Toegangslink versturen’.
- De huurder logt in met de link of met een wachtwoord, zonder iets te installeren.
- Ontvang en behandel zijn meldingen en berichten vanuit je dashboard.
- Bij het einde van het contract reken je de waarborgsom af en archiveer je het dossier.
Vóór het contract: kandidaten en aanvragen
Vanaf het abonnement Verhuurder kun je een aanvraagformulier publiceren, kandidaturen met hun documentatie ontvangen en ze in een bord door de fasen verplaatsen. Je kunt ook de in- en uitchecks van elke huurder plannen. Om met objectieve criteria en zonder discriminatie te beslissen, lees de gids om huurders te selecteren.
Communicatie en betalingen
Vanaf Verhuurder stuurt Inquly betalingsherinneringen per e-mail vóór de vervaldatum en staat het bulkberichten toe aan al je huurders, bijvoorbeeld om een werk in het gebouw aan te kondigen. Elk bericht wordt bij het dossier bewaard, wat helpt bij een meningsverschil.
Weten wat je mag vragen en wat je moet waarborgen voorkomt conflicten: je vindt een overzicht in rechten en plichten van de verhuurder.
Onderhoudsmeldingen zonder telefoontjes
Wanneer iets kapotgaat, opent de huurder de melding in het portaal, beschrijft het probleem en voegt foto's toe. Jij ontvangt de notificatie in je dashboard, wijst de melding desgewenst toe aan een leverancier en werkt de status bij; de huurder ziet elke wijziging zonder te hoeven vragen. Elke melding wordt met haar kosten aan het pand gekoppeld, zodat de reparatiegeschiedenis van de woning vanzelf ontstaat en je helpt om controles te plannen of uitgaven te rechtvaardigen.
Voor wie het past
Verhuur je maar één woning, dan dekt het Gratis-abonnement de registratie van huurders en contracten; het portaal en de herinneringen komen met Verhuurder, dat je 7 dagen zonder creditcard kunt proberen. Beheer je panden van derden of ben je een bureau, bekijk dan de oplossing voor bureaus en de prijzen. Huurders worden altijd aan een pand gekoppeld; zie hoe vastgoedbeheer werkt.