Guide för hyresförvaltare: så administrerar du dina klienters fastigheter utan att tappa kontrollen
En hyresförvaltare arbetar med data som inte är hens egna: fastigheter från flera hyresvärdar, hyresgäster som väntar på svar och klienter som vill veta hur mycket de har tjänat. Inquly organiserar allt detta per fastighet och per hyresvärd, så att du kan redovisa utan att göra om kalkylblad varje månad.
Vem den här guiden är till för
Den här guiden riktar sig till yrkespersoner som förvaltar andras uthyrning: hyresförvaltare, administratörer som sköter sina klienters hyresförhållanden och hyresvärdar med stor portfölj som redan arbetar som förvaltare.
Det är bra att förtydliga omfattningen: Inquly förvaltar hyresförhållanden (avtal, hyresgäster, betalningar, kostnader, underhåll och beskattning av uthyrning). Det sköter inte bokföringen för en bostadsrättsförening/fastighetsägarsamfällighet eller dess stämmor. Om du gör båda delarna täcker Inquly den del som rör uthyrning.
Organisera portföljen per hyresvärd
Det första steget är att återspegla vem som äger vad. I Inquly lägger du upp varje hyresvärd du representerar, med identifieringsuppgifter (DNI, NIE eller CIF), kontaktuppgifter och bankkonto, och kopplar deras fastigheter. En fastighet kan ha flera ägare, varav en markeras som huvudägare.
Därefter kopplas varje avtal, betalning, kostnad och dokument till sin fastighet, och varje fastighet till sin hyresvärd. För byggnader med flera enheter kan du gruppera fastigheterna i en byggnad och fördela gemensamma kostnader mellan dem.
En typisk månad för en förvaltare med Inquly
En förvaltares månadscykel ordnas i att ta emot betalningar, lösa ärenden, göra upp kostnader och rapportera. Med Inquly:
- Betalningar: hyrorna visas som utestående. Inquly skickar betalningspåminnelser via e-post till hyresgästerna och du importerar kontoutdraget (CSV eller OFX) för att stämma av betalningarna.
- Ärenden: hyresgästerna öppnar underhållsförfrågningar från sin portal. Med abonnemanget Förvaltare tillåter portalen upp till 50 hyresgäster och skickar aviseringar till dem via e-post.
- Vidarefakturerbara kostnader: du markerar de kostnader som tillhör hyresgästen och skapar en avräkning för perioden; Inquly beräknar beloppet och skapar fakturan.
- Avtal: du får aviseringar före varje förfallodag och schemalägger hyresöversyner; när de är godkända tillämpas de på sitt ikraftträdandedatum, aldrig innan avtalsåret har gått (art. 18 LAU).
- Rapporter: du förbereder rapporter om intäkter, kostnader och kassaflöde, eller skapar anpassade rapporter med rapportgeneratorn.
Beskattning av uthyrning utan parallella blad
Om du förvaltar lokaler, kontor eller industrilokaler är fakturering med moms och IRPF-källskatt en del av vardagen. Inquly utfärdar fakturor med moms (bostadshyra är oftast undantagen; lokaler normalt med 21 %) och med IRPF-källskatt när hyresgästen är ett företag eller en yrkesutövare.
Från abonnemanget Förvaltare förbereder Inquly:
- Modelo 303: kvartalsvis momssammanfattning.
- Modelo 347: transaktioner med tredje part över det årliga tröskelvärdet.
- Modelo 390: årlig momssammanfattning.
- SII-filer: register över utfärdade och mottagna fakturor i formatet för Suministro Inmediato de Información, för den som är skyldig eller har anslutit sig.
Inquly beräknar och exporterar; inlämningen till Agencia Tributaria gör du eller din rådgivare, och varje enskilt fall bör granskas.
Förvaltare eller Byrå: vilket abonnemang du behöver
| Behov | Förvaltare | Byrå |
|---|---|---|
| Fastigheter | Upp till 30 | Upp till 100 |
| Hyresgästportal | Upp till 50 hyresgäster | Obegränsat |
| Modelo 303, 347, 390 och SII | Ja | Ja |
| API och bokföringsexport | Ja | Ja |
| Flera användare med roller | Nej | Ja |
| White label och egen domän | Nej | Ja |
| Schemalagda exporter | Nej | Ja |
| Pris | 14,99 €/mån | 29,99 €/mån |
Om du arbetar ensam och förvaltar upp till 30 fastigheter räcker Förvaltare. Om du har anställda som behöver egen åtkomst, eller vill att dina klienter ska se portalen med ditt varumärke, titta på sidan för byråer. Fullständiga priser finns under priser.
Flytta över din nuvarande portfölj
De flesta förvaltare kommer med sina data i Excel eller i ett annat program. Inquly importerar fastigheter, hyresgäster och transaktioner från CSV eller Excel, med en guide som upptäcker kolumner och låter dig granska innan du sparar. För kontoutdrag finns mallar för de största spanska bankerna. Om du vill ha idéer för att ordna verksamheten, läs guiden för fastighetsförvaltare.