Guide för fastighetsmäklare: så sköter din byrå hyresförvaltningen på en enda plattform
En fastighetsbyrå som förvaltar uthyrning har ett annat problem än en hyresvärd: många personer rör samma data, varje fastighet tillhör en klient och varje klient vill ha tydliga redovisningar. Abonnemanget Byrå i Inquly samlar team, hyresvärdar, avtal och beskattning i ett enda arbetsutrymme.
Vad som förändras när förvaltningen sköts av en byrå
Det som förändras är den mänskliga skalan, inte bara antalet lägenheter. Flera personer tar hand om hyresgäster, registrerar betalningar och förbereder avtal, och var och en behöver se just det som behövs.
De vanliga utmaningarna är tre:
- Samordning: veta vem som har gjort vad och undvika att två personer arbetar med samma avtal med olika information.
- Redovisning till hyresvärdar: hålla isär intäkter, kostnader och dokument för varje klient.
- Regelefterlevnad: avtal enligt LAU (Ley 29/1994), fakturering med moms och källskatt, och skydd av hyresgästernas data.
Team, roller och spårbarhet
I abonnemanget Byrå skapar du ett team och bjuder in dina kollegor via e-post. Var och en får en roll:
| Roll | Vad den kan göra |
|---|---|
| Teamets ägare | Allt, inklusive prenumerationen och hanteringen av medlemmar |
| Administratör | Bjuda in och ta bort medlemmar, redigera och radera data, exportera |
| Förvaltare | Se och redigera portföljens data, utan att radera eller exportera |
| Endast läsning | Titta utan att ändra något |
Fastigheterna delas inom teamet, så alla arbetar med samma information. Granskningsloggen visar teamets ägare varje medlems åtgärder, vilket är användbart för att reda ut frågetecken med en klient eller granska en oväntad ändring.
En typisk månad på en byrå med Inquly
En byrås månad i Inquly fördelas på roller i stället för att bero på ett enda delat blad:
- Administrationen importerar kontoutdraget (CSV eller OFX, med mallar för spanska banker) och stämmer av betalningarna för hela portföljen.
- Förvaltarna tar hand om de ärenden som hyresgästerna öppnar från portalen och följer dem tills de stängs.
- Försäljningen registrerar kandidater och hyresansökningar och förbereder avtalet utifrån mallarna för bostad eller för annan användning än bostad.
- Vid månadsskiftet: hyresfakturor och avräkningar av vidarefakturerbara kostnader skapas, och rapporter för varje hyresvärd förbereds med rapportgeneratorn.
- Vid kvartalsskiftet: den skatteansvarige granskar Modelo 303 och, vid årsskiftet, Modelo 347 och 390.
Med de schemalagda exporterna i abonnemanget Byrå når data din redovisningsbyrå eller ditt bokföringsprogram regelbundet, utan att du behöver komma ihåg att ladda ned dem.
White label: din byrå, inte vår
White label gör att dina hyresgäster och klienter ser din byrå, inte Inquly. Du konfigurerar:
- Din logotyp och dina färger i appen och i hyresgästportalen.
- Avsändarnamnet och sidfoten i e-postmeddelandena till hyresgäster, samt dina juridiska länkar.
- En egen domän för portalen (till exempel en underdomän till din webbplats), genom att peka en CNAME-post. Inquly utfärdar HTTPS-certifikatet automatiskt.
I den portalen ser dina hyresgäster sina avtal, fakturor och dokument, anmäler underhållsärenden och skriver till ditt team; detaljerna finns på sidan om hyresgäster.
Adressen som e-postmeddelandena skickas från är fortfarande Inqulys, så att de inte hamnar i skräppost på grund av e-postens autentiseringspolicyer.
Integrationer och data
Om din byrå redan använder andra verktyg tvingar Inquly dig inte att överge dem. REST-API:et ger tillgång till fastigheter, hyresgäster, avtal, fakturor och betalningar, med OpenAPI-dokumentation, och bokföringsexporten för in data i ditt bokföringsprogram.
När det gäller GDPR är din byrå fortfarande ansvarig för behandlingen av hyresgästers och hyresvärdars data. Inquly hjälper dig med åtkomstroller, tvåstegsverifiering och granskningslogg, men det är bra att se över dina informationsklausuler med vägledningarna från AEPD.
Innan du tecknar
Abonnemanget Byrå kostar 29,99 € i månaden eller 299,90 € om året och täcker upp till 100 fastigheter. Om du är en yrkesperson som arbetar ensam, jämför först med sidan för hyresförvaltare. Du kan prova abonnemanget Hyresvärd i 7 dagar utan kort för att se appen inifrån och gå över till Byrå när du vill aktivera teamet. Alla abonnemang finns under priser.