Guide: hantering av hyresgäster och hyresgästportal
Vad hantering av hyresgäster är i Inquly
Hanteringen av hyresgäster i Inquly är en post per hyresgäst, kopplad till deras avtal, dokument, fakturor och meddelanden, plus en självbetjäningsportal där hyresgästen själv kan se sin information och anmäla ärenden. Alla abonnemang tillåter obegränsat antal hyresgäster; portalen börjar i abonnemanget Hyresvärd.
Målet är att relationen med varje hyresgäst ska vara dokumenterad på ett enda ställe, från ansökan till återbetalning av depositionen.
Hyresgästens post
Varje post samlar de uppgifter du behöver för att förvalta hyresförhållandet:
- Identifiering: namn, typ och nummer på identitetshandling (DNI, NIE, pass).
- Kontakt: e-post, telefon, vanlig adress och nödkontakt.
- Typ av hyresgäst: privatperson eller företag, vilket är viktigt för att veta om IRPF-källskatt ska tillämpas på fakturan.
- Arbetsuppgifter: yrke, företag och inkomster, om de lämnades vid ansökan om lägenheten.
- Kopplade avtal, dokument och fakturor, med sin historik.
- Föredraget språk för e-postmeddelanden och portalen.
Hyresgäster som inte längre hyr av dig arkiveras i stället för att raderas, och kan återställas. Det är personuppgifter: tillämpa GDPR, spara bara det som behövs och dela dem inte utan rättslig grund.
Hyresgästportal
Portalen är ett privat webbutrymme för varje hyresgäst, på en egen underdomän hos Inquly. Därifrån kan hyresgästen:
- Se sitt avtal och sina dokument.
- Se sina fakturor.
- Anmäla underhållsärenden med foton och följa deras status.
- Skicka meddelanden till dig och ta emot aviseringar.
- Ändra sitt språk och sina profiluppgifter.
| Abonnemang | Hyresgäster med tillgång till portalen | Automatiska e-postaviseringar till hyresgästen |
|---|---|---|
| Gratis | Ingen portal | Nej |
| Hyresvärd | Upp till 10 | Betalningspåminnelser |
| Förvaltare | Upp till 50 | Ja |
| Byrå | Obegränsat | Ja, och portal med ditt varumärke och din domän |
Så fungerar det i Inquly
- Lägg upp hyresgästen för hand eller importera från en CSV eller Excel tillsammans med resten av din portfölj.
- Koppla till ett avtal: ett avtal kan ha flera hyresgäster.
- Aktivera portalåtkomst i hyresgästens post och tryck på «Skicka åtkomstlänk».
- Hyresgästen loggar in med länken eller med lösenord, utan att installera något.
- Ta emot och hantera ärenden och meddelanden från din översikt.
- När avtalet upphör, gör upp depositionen och arkivera posten.
Före avtalet: kandidater och ansökningar
Från abonnemanget Hyresvärd kan du publicera ett ansökningsformulär, ta emot ansökningar med deras dokumentation och flytta dem mellan faser på en tavla. Du kan också schemalägga varje hyresgästs in- och utflyttning. För att besluta utifrån objektiva kriterier och utan diskriminering, läs guiden om att välja hyresgäster.
Kommunikation och betalningar
Från Hyresvärd skickar Inquly betalningspåminnelser via e-post före förfallodagen och tillåter massmeddelanden till alla dina hyresgäster, till exempel för att meddela om ett arbete i bostadsrättsföreningen/fastighetsägarsamfälligheten. Varje meddelande sparas tillsammans med posten, vilket hjälper om en oenighet uppstår.
Att veta vad du kan begära och vad du måste garantera förebygger konflikter: det finns en sammanfattning i hyresvärdens rättigheter och skyldigheter.
Underhållsärenden utan samtal
När något går sönder öppnar hyresgästen ärendet från portalen, beskriver problemet och bifogar foton. Du får aviseringen i din översikt, tilldelar den vid behov till en leverantör och uppdaterar dess status; hyresgästen ser varje ändring utan att behöva fråga. Varje ärende kopplas till fastigheten med sin kostnad, så att lägenhetens reparationshistorik byggs upp av sig själv och hjälper dig att planera översyner eller motivera kostnader.
Vem det passar
Om du hyr ut en enda lägenhet täcker abonnemanget Gratis registreringen av hyresgäster och avtal; portalen och påminnelserna kommer med Hyresvärd, som du kan prova i 7 dagar utan kort. Om du förvaltar andras fastigheter eller en byrå, se lösningen för byråer och priserna. Hyresgäster kopplas alltid till en fastighet; se hur fastighetsförvaltningen fungerar.