Programa d'escriptori o programari al núvol per gestionar lloguers: què canvia de veritat
Molta gent gestiona els seus lloguers amb un programa instal·lat fa anys que continua funcionant. Si et serveix, no hi ha pressa per canviar. Però convé entendre què canvia en passar al núvol, què guanyes, què perds i com fer-ho sense risc per a les teves dades.
La diferència de fons: on viuen les teves dades
La diferència principal és on són les dades i qui se n'ocupa. En un programa d'escriptori, les dades són al teu disc i el manteniment és teu. Al núvol, són al servidor del proveïdor i el manteniment és seu.
Això té conseqüències pràctiques:
- Accés: un programa local es fa servir des de l'ordinador on és instal·lat; Inquly, des de qualsevol navegador, a l'ordinador, la tauleta o el mòbil.
- Actualitzacions: en local, instal·les versions noves quan toca (i de vegades pagues per elles); a Inquly, les millores arriben soles.
- Còpies de seguretat: en local, si el disc falla i no tenies còpia, perds les dades; al núvol, la còpia és responsabilitat del proveïdor, i a Inquly a més pots copiar els teus documents a Google Drive o Dropbox.
- Treball compartit: en local, compartir sol significar passar-se arxius; al núvol, tothom veu la mateixa informació alhora.
Comparativa per aspectes
| Aspecte | Programari instal·lat | Inquly al núvol |
|---|---|---|
| Instal·lació | A cada equip | Cap, des del navegador |
| Dispositius | L'equip on és instal·lat | Qualsevol amb navegador; es pot instal·lar com a app |
| Actualitzacions | Manuals, de vegades de pagament | Automàtiques i incloses |
| Còpies de seguretat | Responsabilitat teva | Del proveïdor, més còpia de documents a Drive o Dropbox |
| Diversos usuaris | Limitat o amb llicències extra | Equip amb rols al pla Agència, sense cost per usuari |
| Portal per a llogaters | Normalment no | Sí, des del pla Propietari |
| Treball sense internet | Sí | No, requereix connexió |
| Pagament | Llicència o manteniment | Subscripció mensual o anual, amb pla Gratuït |
La fila del treball sense internet és real: si sovint treballes sense connexió, un programa local té avantatge.
El que aporta el núvol en la gestió de lloguers
En lloguers, el núvol aporta sobretot comunicació i automatització, perquè el llogater també està connectat.
- Portal del llogater: els teus llogaters veuen els seus contractes, factures i documents, obren incidències de manteniment i t'escriuen, sense trucar-te.
- Recordatoris i alertes: avisos de pagament per correu al llogater i alertes de venciment de contractes, que un programa local només et pot mostrar si l'obres.
- Sincronització de calendari: els venciments i esdeveniments es subscriuen com a calendari iCal a Google Calendar, Outlook o Apple Calendar.
- Normativa al dia: plantilles conformes a la LAU (Ley 29/1994), factures amb IVA i retenció d'IRPF, i dades per als Modelos 303, 347 i 390, sense instal·lar versions noves quan hi ha canvis.
Inquly prepara les xifres fiscals; la presentació davant d'Hisenda la fas tu o el teu assessor. Més detall a finances.
Seguretat i protecció de dades
Passar al núvol no redueix les teves obligacions: com a arrendador o gestor, continues sent responsable del tractament de les dades personals dels teus llogaters segons el RGPD. El que canvia és qui protegeix la infraestructura.
A Inquly pots:
- Activar la verificació en dos passos (2FA) al teu compte.
- En equips, assignar rols (administrador, gestor, només lectura) perquè cada persona vegi i faci el just.
- Revisar al registre d'auditoria qui ha fet què.
Les guies de l'AEPD són el punt de partida per revisar les teves clàusules informatives.
Com fer el canvi sense perdre res
El canvi es fa en paral·lel: no apaguis el programa antic fins a comprovar que Inquly ho té tot.
- Exporta des del teu programa actual immobles, llogaters i moviments a CSV o Excel.
- Crea el teu compte a Inquly; amb un immoble és gratuït i sense targeta. Per a més, prova el pla Propietari 7 dies sense targeta.
- Importa amb l'assistent: tries el tipus de dada, revises la correspondència de columnes i corregeixes els errors que marqui la vista prèvia.
- Importa l'extracte bancari en CSV o OFX per tenir els cobraments recents.
- Treballa un mes en paral·lel i compara resultats abans de deixar el programa antic.
Si véns de fulls de càlcul en lloc d'un programa, llegeix la comparativa amb Excel i Google Sheets. Els passos d'alta són a la guia de primers passos.