Guia per a immobiliàries: com portar la gestió de lloguers de la teva agència en una sola plataforma
Una immobiliària que gestiona lloguers té un problema diferent del d'un propietari: moltes persones toquen les mateixes dades, cada immoble pertany a un client i cada client vol comptes clars. El pla Agència d'Inquly reuneix equip, propietaris, contractes i fiscalitat en un sol espai de treball.
Què canvia quan la gestió és d'una agència
El que canvia és l'escala humana, no només el nombre de pisos. Diverses persones atenen llogaters, registren cobraments i preparen contractes, i cadascuna necessita veure el just.
Els reptes habituals són tres:
- Coordinació: saber qui ha fet què i evitar que dues persones treballin sobre el mateix contracte amb informació diferent.
- Rendició de comptes a propietaris: separar ingressos, despeses i documents de cada client.
- Compliment: contractes conformes a la LAU (Ley 29/1994), facturació amb IVA i retencions, i protecció de dades de llogaters.
Equip, rols i traçabilitat
Al pla Agència crees un equip i convides els teus companys per correu. Cadascú rep un rol:
| Rol | Què pot fer |
|---|---|
| Propietari de l'equip | Tot, inclosa la subscripció i la gestió de membres |
| Administrador | Convidar i treure membres, editar i esborrar dades, exportar |
| Gestor | Veure i editar les dades de la cartera, sense esborrar ni exportar |
| Només lectura | Consultar sense modificar res |
Els immobles es comparteixen dins de l'equip, així que tothom treballa sobre la mateixa informació. El registre d'auditoria mostra al propietari de l'equip les accions de cada membre, cosa útil per resoldre dubtes amb un client o revisar un canvi inesperat.
Un mes típic en una agència amb Inquly
El mes d'una agència a Inquly es reparteix per rols en lloc de dependre d'un únic full compartit:
- Administració importa l'extracte bancari (CSV o OFX, amb plantilles de bancs espanyols) i concilia els cobraments de tota la cartera.
- Els gestors atenen les incidències que els llogaters obren des del portal i les segueixen fins a tancar-les.
- Comercial registra candidats i sol·licituds de lloguer i prepara el contracte des de les plantilles d'habitatge o d'ús diferent de l'habitatge.
- Final de mes: es generen factures de lloguers i liquidacions de despeses repercutibles, i es preparen informes per a cada propietari amb el generador d'informes.
- Final de trimestre: el responsable fiscal revisa el Modelo 303 i, a final d'any, els Modelos 347 i 390.
Amb les exportacions programades del pla Agència, les dades arriben a la teva assessoria o al teu programa de comptabilitat de manera periòdica, sense haver de recordar-te de descarregar-les.
Marca blanca: la teva agència, no la nostra
La marca blanca fa que els teus llogaters i clients vegin la teva agència, no Inquly. Configures:
- El teu logotip i els teus colors a l'aplicació i al portal del llogater.
- El nom del remitent i el peu dels correus als llogaters, a més dels teus enllaços legals.
- Un domini propi per al portal (per exemple, un subdomini del teu web), apuntant un registre CNAME. Inquly emet el certificat HTTPS automàticament.
En aquest portal els teus llogaters consulten els seus contractes, factures i documents, comuniquen incidències de manteniment i escriuen al teu equip; tens el detall a la pàgina de llogaters.
L'adreça des de la qual surten els correus continua sent la d'Inquly, perquè no acabin a correu brossa per les polítiques d'autenticació del correu.
Integracions i dades
Si la teva agència ja fa servir altres eines, Inquly no t'obliga a abandonar-les. L'API REST dona accés a immobles, llogaters, contractes, factures i pagaments, amb documentació OpenAPI, i l'exportació comptable porta les dades al teu programari de comptabilitat.
Pel que fa al RGPD, la teva agència continua sent responsable del tractament de les dades de llogaters i propietaris. Inquly t'ajuda amb rols d'accés, verificació en dos passos i registre d'auditoria, però convé revisar les teves clàusules informatives amb les guies de l'AEPD.
Abans de contractar
El pla Agència costa 29,99 € al mes o 299,90 € a l'any i cobreix fins a 100 immobles. Si ets un professional que treballa sol, compara abans amb la pàgina per a gestors de lloguers. Pots provar el pla Propietari 7 dies sense targeta per veure l'aplicació per dins i passar a Agència quan vulguis activar l'equip. Tots els plans són a preus.