Excel o programa de gestió de lloguers: quan n'hi ha prou amb una plantilla i quan et compensa canviar
Molts propietaris comencen amb un full de càlcul, i té sentit: és gratuït, flexible i ja saps fer-lo servir. La pregunta no és si Excel serveix, sinó fins quan serveix per al teu cas. Aquesta guia t'ajuda a decidir-ho amb honestedat i, si decideixes canviar, a endur-te les dades sense refer-les.
Quan un full de càlcul és suficient
Un full de càlcul és suficient quan tens pocs immobles, pocs moviments i cap obligació de facturar. En aquest escenari, un programa hi afegeix poc.
Probablement no necessites programari si:
- Tens un sol habitatge amb un llogater estable.
- El llogater paga per transferència en la mateixa data cada mes.
- No emets factures (el lloguer d'habitatge habitual sol estar exempt d'IVA) i el teu assessor només et demana ingressos i despeses a l'any.
- Deses el contracte i els rebuts en una carpeta que trobes sense esforç.
Si aquest és el teu cas, una plantilla ben feta compleix. I si algun dia vols provar, el pla Gratuït d'Inquly cobreix un immoble sense cost.
Senyals que Excel se't ha quedat petit
Excel es queda petit quan mantenir el full t'emporta més temps que consultar-lo. Els senyals més comuns:
- Quadres cobraments a mà comparant l'extracte del banc amb el full cada mes.
- Se't ha passat una data: un venciment, una pròrroga o l'actualització anual de la renda.
- Factures locals o oficines, amb IVA i retenció d'IRPF, i el trimestre del Modelo 303 el prepares sumant cel·les.
- Repercuteixes despeses (subministraments, comunitat) i calcules cada liquidació per separat.
- Hi ha una altra persona (parella, soci, gestor) que edita el mateix full i ja no saps quina versió és la bona.
- Busques documents al correu cada vegada que el llogater demana un rebut.
Excel davant d'Inquly, punt per punt
| Aspecte | Full de càlcul | Inquly |
|---|---|---|
| Cost inicial | Gratuït | Gratuït amb 1 immoble |
| Registre de cobraments | Manual | Importació d'extracte (CSV o OFX) i conciliació |
| Recordatoris de pagament | No | Correu automàtic al llogater (des de Propietari) |
| Venciments de contracte | Fórmules o calendari a part | Alertes automàtiques |
| Factures amb IVA i IRPF | Plantilla a part | Generades des del contracte |
| Models 303, 347 i 390 | Càlcul manual | Dades preparades (303 des de Propietari; 347 i 390 des de Gestor) |
| Documents | Carpetes soltes | Associats a cada immoble, contracte o llogater |
| Comunicació amb el llogater | Correu o WhatsApp | Portal del llogater (des de Propietari) |
| Flexibilitat total de columnes | Sí | No: estructura fixa pensada per a lloguers |
L'última fila importa: si el teu full fa càlculs molt propis que cap programa replica, valora mantenir-lo per a això i fer servir Inquly per al dia a dia.
Com migrar les teves dades d'Excel a Inquly
Migrar-ho es fa en una tarda seguint un ordre: primer immobles, després llogaters, després contractes i moviments.
1. Prepara el full
Deixa una fila per registre i una columna per dada, sense cel·les combinades ni totals intermedis. Desa cada pestanya com a CSV o manté l'arxiu en XLSX.
2. Importa immobles i llogaters
A l'assistent d'importació tries el tipus de dada i puges l'arxiu. Inquly reconeix capçaleres habituals («adreça», «ciutat», «codi postal», «tipus») en espanyol i en anglès, et deixa corregir la correspondència i mostra una vista prèvia amb els errors abans d'importar.
3. Crea els contractes
Associa cada llogater al seu habitatge amb data d'inici, renda i fiança. Per a contractes nous pots partir de la plantilla conforme a la LAU.
4. Porta els moviments bancaris
Importa l'extracte del teu banc en CSV o OFX. Hi ha plantilles per a BBVA, Santander, CaixaBank, ING, Bankinter, Sabadell, N26 i Revolut, i l'importador detecta duplicats si puges el mateix període dues vegades.
Els passos detallats són a la guia de primers passos.
I si tornes enrere
Canviar d'eina no hauria de lligar-te. Des del pla Propietari pots exportar les teves dades i descarregar informes en PDF (i, en plans superiors, en CSV i Excel). Si vols continuar calculant la rendibilitat pel teu compte, tens el mètode a com calcular la rendibilitat d'un lloguer. Compara plans a preus.