Excel eller program til udlejningsadministration: hvornår en skabelon er nok, og hvornår det kan betale sig at skifte
Mange udlejere starter med et regneark, og det giver mening: det er gratis, fleksibelt, og du ved allerede, hvordan man bruger det. Spørgsmålet er ikke, om Excel duer, men hvor længe det duer i dit tilfælde. Denne guide hjælper dig med at afgøre det ærligt og, hvis du vælger at skifte, med at tage dine data med uden at lave dem om.
Hvornår et regneark er nok
Et regneark er nok, når du har få ejendomme, få posteringer og ingen pligt til at fakturere. I det scenarie tilføjer et program lidt.
Du har sandsynligvis ikke brug for software, hvis:
- Du har kun én bolig med en stabil lejer.
- Lejeren betaler med bankoverførsel på samme dato hver måned.
- Du ikke udsteder fakturaer (udlejning af fast bolig er som regel momsfritaget), og din rådgiver kun beder om indtægter og udgifter én gang om året.
- Du gemmer kontrakten og kvitteringerne i en mappe, du uden besvær kan finde.
Hvis det er dit tilfælde, er en velgjort skabelon fint. Og hvis du en dag vil prøve, dækker Inqulys abonnement Gratis én ejendom uden omkostninger.
Tegn på, at Excel er blevet for småt
Excel bliver for småt, når det tager længere tid at vedligeholde regnearket end at slå op i det. De mest almindelige tegn:
- Du afstemmer betalinger manuelt ved hver måned at sammenligne bankudtoget med regnearket.
- Du har overset en dato: en forfaldsdato, en forlængelse eller den årlige regulering af lejen.
- Fakturaer for erhvervslokaler eller kontorer, med moms og IRPF-tilbageholdelse, og kvartalets Modelo 303 forbereder du ved at lægge celler sammen.
- Du viderefakturerer udgifter (forsyninger, ejerforening) og beregner hver afregning for sig.
- En anden person (partner, medejer, rådgiver) redigerer det samme regneark, og du ved ikke længere, hvilken version der er den rigtige.
- Du leder efter dokumenter i din e-mail, hver gang lejeren beder om en kvittering.
Excel versus Inquly, punkt for punkt
| Aspekt | Regneark | Inquly |
|---|---|---|
| Startomkostning | Gratis | Gratis med 1 ejendom |
| Registrering af betalinger | Manuel | Import af bankudtog (CSV eller OFX) og afstemning |
| Betalingspåmindelser | Nej | Automatisk e-mail til lejeren (fra Udlejer) |
| Kontraktens forfaldsdatoer | Formler eller separat kalender | Automatiske advarsler |
| Fakturaer med moms og IRPF | Separat skabelon | Genereres ud fra kontrakten |
| Modelo 303, 347 og 390 | Manuel beregning | Forberedte data (303 fra Udlejer; 347 og 390 fra Administrator) |
| Dokumenter | Løse mapper | Knyttet til hver ejendom, kontrakt eller lejer |
| Kommunikation med lejeren | E-mail eller WhatsApp | Lejerportal (fra Udlejer) |
| Fuld frihed i kolonnerne | Ja | Nej: fast struktur bygget til udlejning |
Den sidste række er vigtig: hvis dit regneark udfører meget specielle beregninger, som intet program kan gentage, så overvej at beholde det til det formål og bruge Inquly til den daglige drift.
Sådan flytter du dine data fra Excel til Inquly
Flytningen klares en eftermiddag, hvis du følger en rækkefølge: først ejendomme, derefter lejere, så kontrakter og posteringer.
1. Gør regnearket klar
Efterlad én række pr. post og én kolonne pr. oplysning, uden sammenlagte celler eller mellemtotaler. Gem hver fane som CSV, eller behold filen som XLSX.
2. Importér ejendomme og lejere
I importguiden vælger du datatype og uploader filen. Inquly genkender gængse overskrifter («adresse», «by», «postnummer», «type») på spansk og engelsk, lader dig rette tilknytningen og viser en forhåndsvisning med fejl, før der importeres.
3. Opret kontrakterne
Knyt hver lejer til sin bolig med startdato, leje og depositum. Til nye kontrakter kan du tage udgangspunkt i skabelonen efter LAU.
4. Hent bankposteringerne
Importér din banks udtog som CSV eller OFX. Der findes skabeloner til BBVA, Santander, CaixaBank, ING, Bankinter, Sabadell, N26 og Revolut, og importen registrerer dubletter, hvis du uploader den samme periode to gange.
De detaljerede trin står i kom-godt-i-gang-guiden.
Og hvis du vender tilbage
At skifte værktøj bør ikke binde dig. Fra abonnementet Udlejer kan du eksportere dine data og downloade rapporter som pdf (og i højere abonnementer som CSV og Excel). Hvis du vil blive ved med selv at beregne afkastet, finder du metoden i sådan beregner du afkastet af en udlejning. Sammenlign abonnementer under priser.