Skrivebordsprogram eller cloud-software til udlejningsadministration: hvad ændrer sig egentlig
Mange administrerer deres udlejning med et program, der blev installeret for år siden, og som stadig virker. Hvis det fungerer for dig, er der ingen hast med at skifte. Men det er værd at forstå, hvad der ændrer sig ved at gå til skyen, hvad du vinder, hvad du mister, og hvordan du gør det uden risiko for dine data.
Den grundlæggende forskel: hvor dine data bor
Hovedforskellen er, hvor dataene er, og hvem der tager sig af dem. I et skrivebordsprogram ligger dataene på din disk, og vedligeholdelsen er din. I skyen ligger de på leverandørens server, og vedligeholdelsen er deres.
Det har praktiske konsekvenser:
- Adgang: et lokalt program bruges fra den computer, hvor det er installeret; Inquly fra enhver browser, på computer, tablet eller mobil.
- Opdateringer: lokalt installerer du nye versioner, når det er tid (og betaler somme tider for dem); i Inquly kommer forbedringerne af sig selv.
- Sikkerhedskopier: lokalt mister du dataene, hvis disken går i stykker, og du ikke havde en kopi; i skyen er sikkerhedskopien leverandørens ansvar, og i Inquly kan du desuden kopiere dine dokumenter til Google Drive eller Dropbox.
- Fælles arbejde: lokalt betyder deling som regel, at man sender filer rundt; i skyen ser alle de samme oplysninger samtidig.
Sammenligning aspekt for aspekt
| Aspekt | Installeret software | Inquly i skyen |
|---|---|---|
| Installation | På hver computer | Ingen, fra browseren |
| Enheder | Den computer, hvor det er installeret | Enhver med en browser; kan installeres som app |
| Opdateringer | Manuelle, somme tider betalte | Automatiske og inkluderede |
| Sikkerhedskopier | Dit ansvar | Leverandørens, plus kopi af dokumenter til Drive eller Dropbox |
| Flere brugere | Begrænset eller med ekstra licenser | Team med roller i abonnementet Bureau, uden pris pr. bruger |
| Portal til lejere | Normalt ikke | Ja, fra abonnementet Udlejer |
| Arbejde uden internet | Ja | Nej, kræver forbindelse |
| Betaling | Licens eller vedligeholdelse | Månedligt eller årligt abonnement, med abonnementet Gratis |
Rækken om arbejde uden internet er reel: hvis du ofte arbejder uden forbindelse, har et lokalt program en fordel.
Hvad skyen giver i udlejningsadministration
I udlejning giver skyen først og fremmest kommunikation og automatisering, fordi lejeren også er online.
- Lejerportal: dine lejere ser deres kontrakter, fakturaer og dokumenter, opretter vedligeholdelsessager og skriver til dig uden at ringe.
- Påmindelser og advarsler: betalingspåmindelser pr. e-mail til lejeren og advarsler om kontrakters udløb, som et lokalt program kun kan vise dig, hvis du åbner det.
- Kalendersynkronisering: forfaldsdatoer og begivenheder abonneres som iCal-kalender i Google Calendar, Outlook eller Apple Calendar.
- Opdaterede regler: skabeloner efter LAU (lov 29/1994), fakturaer med moms og IRPF-tilbageholdelse samt data til Modelo 303, 347 og 390, uden at installere nye versioner, når der sker ændringer.
Inquly forbereder skattetallene; selve indberetningen til skattemyndighederne foretager du eller din rådgiver. Flere detaljer under økonomi.
Sikkerhed og databeskyttelse
Skiftet til skyen mindsker ikke dine forpligtelser: som udlejer eller administrator er du fortsat ansvarlig for behandlingen af dine lejeres personoplysninger efter GDPR. Det, der ændrer sig, er, hvem der beskytter infrastrukturen.
I Inquly kan du:
- Aktivere totrinsbekræftelse (2FA) på din konto.
- I teams tildele roller (administrator, forvalter, skrivebeskyttet), så hver person ser og gør det, der passer.
- Se i revisionsloggen, hvem der har gjort hvad.
AEPDs vejledninger (den spanske databeskyttelsesmyndighed) er udgangspunktet for at gennemgå dine informationsklausuler.
Sådan skifter du uden at miste noget
Skiftet foregår parallelt: sluk ikke det gamle program, før du har kontrolleret, at Inquly har alt.
- Eksportér ejendomme, lejere og posteringer fra dit nuværende program til CSV eller Excel.
- Opret din konto i Inquly; med én ejendom er det gratis og uden kort. Til flere kan du prøve abonnementet Udlejer i 7 dage uden kort.
- Importér med guiden: du vælger datatype, gennemgår tilknytningen af kolonner og retter de fejl, forhåndsvisningen markerer.
- Importér bankudtoget som CSV eller OFX for at få de seneste betalinger med.
- Arbejd en måned parallelt og sammenlign resultaterne, før du forlader det gamle program.
Hvis du kommer fra regneark og ikke fra et program, så læs sammenligningen med Excel og Google Sheets. Trinnene til oprettelse står i kom-godt-i-gang-guiden.