Guide pour les gestionnaires de locations : administrer les biens de vos clients sans perdre le contrôle
Un gestionnaire de locations travaille avec des données qui ne sont pas les siennes : des biens de plusieurs propriétaires, des locataires qui attendent une réponse et des clients qui veulent savoir combien ils ont gagné. Inquly organise tout cela par bien et par propriétaire, pour que vous puissiez rendre des comptes sans refaire des tableurs chaque mois.
À qui s'adresse ce guide
Ce guide s'adresse aux professionnels qui gèrent des locations pour des tiers : gestionnaires de locations, administrateurs qui s'occupent des baux de leurs clients et propriétaires de gros portefeuilles qui travaillent déjà comme des gestionnaires.
Précisons le périmètre : Inquly gère les locations (baux, locataires, encaissements, dépenses, maintenance et fiscalité locative). Il ne tient pas la comptabilité d'une copropriété ni ses assemblées. Si vous faites les deux, Inquly couvre la partie locative.
Organiser le portefeuille par propriétaire
La première étape est de refléter qui possède quoi. Dans Inquly, vous enregistrez chaque propriétaire que vous représentez, avec ses données d'identification (DNI, NIE ou CIF), ses coordonnées et son compte bancaire, et vous reliez ses biens. Un bien peut avoir plusieurs propriétaires, l'un d'eux étant marqué comme principal.
À partir de là, chaque bail, encaissement, dépense et document est associé à son bien, et chaque bien à son propriétaire. Pour les immeubles comptant plusieurs lots, vous pouvez regrouper les biens dans un immeuble et répartir les coûts communs entre eux.
Un mois type de gestionnaire avec Inquly
Le cycle mensuel d'un gestionnaire s'organise autour de l'encaissement, du traitement des incidents, de la régularisation des charges et du reporting. Avec Inquly :
- Encaissements : les loyers apparaissent comme en attente. Inquly envoie des rappels de paiement par e-mail aux locataires et vous importez le relevé bancaire (CSV ou OFX) pour rapprocher les paiements.
- Incidents : les locataires ouvrent des demandes de maintenance depuis leur portail. Avec l'offre Gestionnaire, le portail admet jusqu'à 50 locataires et leur envoie des notifications par e-mail.
- Charges récupérables : vous marquez les dépenses qui reviennent au locataire et créez un décompte de la période ; Inquly calcule le montant et génère la facture.
- Baux : vous recevez des alertes avant chaque échéance et programmez les révisions de loyer ; une fois approuvées, elles s'appliquent à leur date d'effet, jamais avant que l'année de bail soit écoulée (art. 18 de la LAU).
- Rapports : vous préparez des rapports de revenus, de dépenses et de flux de trésorerie, ou créez des rapports personnalisés avec le générateur de rapports.
Fiscalité locative sans tableurs parallèles
Si vous gérez des locaux, des bureaux ou des entrepôts, la facturation avec TVA et retenue d'IRPF fait partie du quotidien. Inquly émet des factures avec TVA (la location de logement est généralement exonérée ; les locaux, normalement à 21 %) et avec retenue d'IRPF lorsque le locataire est une entreprise ou un professionnel.
À partir de l'offre Gestionnaire, Inquly prépare :
- Modelo 303 : récapitulatif trimestriel de TVA.
- Modelo 347 : opérations avec des tiers au-delà du seuil annuel.
- Modelo 390 : récapitulatif annuel de TVA.
- Fichiers SII : registres des factures émises et reçues au format du Suministro Inmediato de Información (système de transmission immédiate d'informations de TVA), pour qui y est tenu ou adhère.
Inquly calcule et exporte ; le dépôt auprès de l'Agencia Tributaria est fait par vous ou votre conseiller, et il convient de vérifier chaque cas concret.
Gestionnaire ou Agence : quelle offre vous faut-il
| Besoin | Gestionnaire | Agence |
|---|---|---|
| Biens | Jusqu'à 30 | Jusqu'à 100 |
| Portail locataire | Jusqu'à 50 locataires | Illimité |
| Modelos 303, 347, 390 et SII | Oui | Oui |
| API et export comptable | Oui | Oui |
| Plusieurs utilisateurs avec rôles | Non | Oui |
| Marque blanche et domaine propre | Non | Oui |
| Exports programmés | Non | Oui |
| Prix | 14,99 €/mois | 29,99 €/mois |
Si vous travaillez seul et gérez jusqu'à 30 biens, Gestionnaire suffit. Si vous avez des employés qui ont besoin de leur propre accès, ou si vous voulez que vos clients voient le portail à votre marque, consultez la page pour les agences. Tarifs complets sur la page tarifs.
Migrer votre portefeuille actuel
La plupart des gestionnaires arrivent avec leurs données dans Excel ou dans un autre logiciel. Inquly importe biens, locataires et mouvements depuis un CSV ou un Excel, avec un assistant qui détecte les colonnes et vous laisse vérifier avant d'enregistrer. Pour les relevés bancaires, il existe des modèles des principales banques espagnoles. Pour des idées d'organisation de votre activité, lisez le guide pour administrateurs de biens.