Guide pour les propriétaires particuliers : organiser vos locations, de 1 à 10 logements
Que vous louiez un, trois ou dix logements, vous n'avez pas besoin d'un logiciel d'agence : vous avez besoin de savoir qui vous doit quoi, quand arrive l'échéance de chaque bail et où se trouve chaque papier. Inquly est pensé pour ce cas, avec une offre Gratuit pour votre premier bien et l'offre Propriétaire quand le portefeuille grandit.
De quoi a vraiment besoin un propriétaire particulier
Un propriétaire de quelques logements a besoin de quatre choses : un registre fiable des encaissements, les baux et leur calendrier, les dépenses de chaque bien et un moyen simple de parler au locataire. Tout le reste est secondaire.
Concrètement, cela se traduit par :
- Des baux aux dates claires : début, durée, prorogations et alerte avant l'échéance.
- Des encaissements contrôlés : savoir quelle mensualité est payée et laquelle est en attente sans éplucher le relevé bancaire ligne à ligne.
- Des dépenses par bien : IBI, copropriété, assurance, réparations et prêt immobilier, pour connaître la rentabilité réelle.
- Des documents à portée de main : bail signé, inventaire, diagnostic énergétique, quittances.
Un mois type avec Inquly
La routine mensuelle avec Inquly se résume à consulter le tableau de bord, confirmer les encaissements et noter les nouvelles dépenses. Voici à quoi cela ressemble :
- Jour 1 : le tableau de bord montre quels loyers arrivent à échéance ce mois-ci. Avec l'offre Propriétaire, Inquly envoie des rappels de paiement par e-mail aux locataires avant la date d'encaissement.
- Première semaine : vous marquez les paiements reçus ou importez le relevé bancaire (CSV ou OFX, avec des modèles pour des banques comme BBVA, Santander, CaixaBank, ING ou Sabadell) pour les rapprocher.
- Quand arrive une facture : vous enregistrez la dépense sur son bien. Les dépenses qui reviennent (copropriété, assurance) peuvent être programmées comme dépenses récurrentes.
- En cas de panne : le locataire la signale depuis son portail et vous la suivez comme un incident de maintenance.
- Fin de mois : vous consultez revenus, dépenses et flux de trésorerie par bien.
Baux, dépôt de garantie et révision du loyer
Inquly inclut un modèle de bail d'habitation conforme à la Ley de Arrendamientos Urbanos (loi 29/1994), ainsi que des modèles d'inventaire, de quittance et de décompte du dépôt de garantie. Vous trouverez plus de contexte dans notre modèle de bail LAU.
Le dépôt de garantie
Pour un logement, la LAU fixe un dépôt de garantie légal d'un mois de loyer. Inquly l'enregistre dans le bail et, à la fin, génère le décompte avec les retenues justifiées. Le dépôt auprès de l'organisme régional dépend de chaque communauté autonome et c'est vous qui le gérez.
La révision annuelle
Le loyer ne peut être révisé qu'à chaque anniversaire du bail (art. 18 LAU), et Inquly ne vous laisse pas appliquer une révision avant cette date. L'indice dépend de la date du bail et de ce qui a été convenu : les baux signés depuis la loi 12/2023 ont leurs propres règles. Nous l'expliquons dans le guide de l'IPC dans les baux.
Impôts : ce qu'Inquly fait et ne fait pas
Inquly met de l'ordre dans vos revenus et dépenses pour que la déclaration de revenus soit plus simple, mais il ne dépose pas d'impôts à votre place.
- Logement : la location d'un logement habituel est généralement exonérée de TVA. L'important est de séparer les revenus et les dépenses déductibles de chaque bien pour l'IRPF (impôt espagnol sur le revenu).
- Locaux et bureaux : ils sont normalement soumis à la TVA à 21 % et, si le locataire est une entreprise ou un professionnel, à une retenue d'IRPF. Inquly génère des factures avec TVA et IRPF et, à partir de l'offre Propriétaire, le récapitulatif du Modelo 303.
Les règles fiscales varient selon votre situation et votre communauté autonome ; votre conseiller doit valider chaque déclaration.
Gratuit ou Propriétaire : comment choisir
| Besoin | Gratuit | Propriétaire |
|---|---|---|
| Biens | 1 | Jusqu'à 10 |
| Locataires et baux | Illimités par bien | Illimités par bien |
| Portail locataire | Non | Oui (jusqu'à 10 locataires) |
| Rappels de paiement par e-mail | Non | Oui |
| Stockage de documents | 50 Mo | 1 Go |
| Modelo 303 | Non | Oui |
| Prix | 0 € | 4,99 €/mois ou 49,90 €/an |
Si vous avez un seul logement, commencez avec Gratuit et ne payez qu'au moment où vous en avez besoin. Si vous en avez plusieurs, essayez Propriétaire 7 jours sans carte. Tous les détails sont sur la page tarifs.
Comment démarrer en une après-midi
Créer votre compte et enregistrer le premier logement prend quelques minutes. Ensuite, vous ajoutez le locataire, le bail avec son loyer et son dépôt de garantie, ainsi que les charges fixes. Si vous venez d'un tableur, vous pouvez importer biens, locataires et mouvements depuis un CSV ou un Excel. Les étapes figurent dans le guide de prise en main.