Guide pour les agences immobilières : gérer les locations de votre agence sur une seule plateforme
Une agence immobilière qui gère des locations a un problème différent de celui d'un propriétaire : beaucoup de personnes touchent aux mêmes données, chaque bien appartient à un client et chaque client veut des comptes clairs. L'offre Agence d'Inquly réunit équipe, propriétaires, baux et fiscalité dans un seul espace de travail.
Ce qui change quand la gestion est celle d'une agence
Ce qui change, c'est l'échelle humaine, pas seulement le nombre d'appartements. Plusieurs personnes s'occupent des locataires, enregistrent les encaissements et préparent les baux, et chacune doit voir ce qu'il faut.
Les défis habituels sont au nombre de trois :
- Coordination : savoir qui a fait quoi et éviter que deux personnes travaillent sur le même bail avec des informations différentes.
- Reddition de comptes aux propriétaires : séparer les revenus, dépenses et documents de chaque client.
- Conformité : baux conformes à la LAU (loi 29/1994), facturation avec TVA et retenues, et protection des données des locataires.
Équipe, rôles et traçabilité
Dans l'offre Agence, vous créez une équipe et invitez vos collègues par e-mail. Chacun reçoit un rôle :
| Rôle | Ce qu'il peut faire |
|---|---|
| Propriétaire de l'équipe | Tout, y compris l'abonnement et la gestion des membres |
| Administrateur | Inviter et retirer des membres, modifier et supprimer des données, exporter |
| Gestionnaire | Voir et modifier les données du portefeuille, sans supprimer ni exporter |
| Lecture seule | Consulter sans rien modifier |
Les biens sont partagés au sein de l'équipe, de sorte que tout le monde travaille sur la même information. Le journal d'audit montre au propriétaire de l'équipe les actions de chaque membre, ce qui est utile pour lever un doute avec un client ou examiner une modification inattendue.
Un mois type dans une agence avec Inquly
Le mois d'une agence dans Inquly se répartit par rôles au lieu de dépendre d'un unique tableur partagé :
- L'administration importe le relevé bancaire (CSV ou OFX, avec des modèles de banques espagnoles) et rapproche les encaissements de tout le portefeuille.
- Les gestionnaires traitent les incidents que les locataires ouvrent depuis le portail et les suivent jusqu'à leur clôture.
- Le commercial enregistre les candidats et les demandes de location et prépare le bail à partir des modèles d'habitation ou d'usage autre que l'habitation.
- Fin de mois : on génère les factures de loyers et les décomptes de charges récupérables, et on prépare des rapports pour chaque propriétaire avec le générateur de rapports.
- Fin de trimestre : le responsable fiscal vérifie le Modelo 303 et, en fin d'année, les Modelos 347 et 390.
Avec les exports programmés de l'offre Agence, les données arrivent périodiquement chez votre cabinet comptable ou dans votre logiciel de comptabilité, sans que vous ayez à penser à les télécharger.
Marque blanche : votre agence, pas la nôtre
La marque blanche fait que vos locataires et clients voient votre agence, pas Inquly. Vous configurez :
- Votre logo et vos couleurs dans l'application et dans le portail locataire.
- Le nom d'expéditeur et le pied de page des e-mails aux locataires, ainsi que vos liens légaux.
- Un domaine propre pour le portail (par exemple, un sous-domaine de votre site), en pointant un enregistrement CNAME. Inquly émet automatiquement le certificat HTTPS.
Sur ce portail, vos locataires consultent leurs baux, factures et documents, signalent des incidents de maintenance et écrivent à votre équipe ; le détail est sur la page locataires.
L'adresse d'où partent les e-mails reste celle d'Inquly, afin qu'ils ne finissent pas en spam à cause des politiques d'authentification du courrier.
Intégrations et données
Si votre agence utilise déjà d'autres outils, Inquly ne vous oblige pas à les abandonner. L'API REST donne accès aux biens, locataires, baux, factures et paiements, avec une documentation OpenAPI, et l'export comptable envoie les données vers votre logiciel de comptabilité.
Pour ce qui est du RGPD, votre agence reste responsable du traitement des données des locataires et des propriétaires. Inquly vous aide avec les rôles d'accès, la vérification en deux étapes et le journal d'audit, mais il convient de revoir vos clauses d'information avec les guides de l'AEPD (l'autorité espagnole de protection des données).
Avant de souscrire
L'offre Agence coûte 29,99 € par mois ou 299,90 € par an et couvre jusqu'à 100 biens. Si vous êtes un professionnel qui travaille seul, comparez d'abord avec la page pour les gestionnaires de locations. Vous pouvez essayer l'offre Propriétaire 7 jours sans carte pour découvrir l'application de l'intérieur, puis passer à Agence quand vous voulez activer l'équipe. Toutes les offres sont sur la page tarifs.