Guide : gestion des locataires et portail locataire
Qu'est-ce que la gestion des locataires dans Inquly
La gestion des locataires dans Inquly, c'est une fiche par locataire, reliée à ses baux, documents, factures et messages, plus un portail en libre-service pour que le locataire consulte lui-même ses informations et signale des incidents. Toutes les offres admettent des locataires illimités ; le portail commence avec l'offre Propriétaire.
L'objectif est que la relation avec chaque locataire soit documentée en un seul endroit, de la candidature à la restitution du dépôt de garantie.
La fiche du locataire
Chaque fiche rassemble les données dont vous avez besoin pour gérer la location :
- Identification : nom, type et numéro de pièce d'identité (DNI, NIE, passeport).
- Coordonnées : e-mail, téléphone, adresse habituelle et contact d'urgence.
- Type de locataire : particulier ou entreprise, ce qui compte pour savoir si une retenue d'IRPF s'applique sur la facture.
- Données professionnelles : profession, entreprise et revenus, s'ils les ont fournis en demandant le logement.
- Baux, documents et factures liés, avec leur historique.
- Langue préférée pour les e-mails et le portail.
Les locataires qui ne sont plus chez vous sont archivés au lieu d'être supprimés, et peuvent être restaurés. Ce sont des données personnelles : appliquez le RGPD, ne conservez que le nécessaire et ne les partagez pas sans base légale.
Portail locataire
Le portail est un espace web privé pour chaque locataire, sur un sous-domaine propre à Inquly. Depuis celui-ci, il peut :
- Consulter son bail et ses documents.
- Voir ses factures.
- Signaler des incidents de maintenance avec des photos et suivre leur statut.
- Vous envoyer des messages et recevoir des notifications.
- Modifier sa langue et ses données de profil.
| Offre | Locataires ayant accès au portail | Alertes automatiques par e-mail au locataire |
|---|---|---|
| Gratuit | Pas de portail | Non |
| Propriétaire | Jusqu'à 10 | Rappels de paiement |
| Gestionnaire | Jusqu'à 50 | Oui |
| Agence | Illimité | Oui, et portail à votre marque et domaine |
Comment cela fonctionne dans Inquly
- Enregistrez le locataire à la main ou importez-le depuis un CSV ou un Excel avec le reste de votre portefeuille.
- Reliez-le à un bail : un bail peut avoir plusieurs locataires.
- Activez l'accès au portail dans sa fiche et cliquez sur « Envoyer le lien d'accès ».
- Le locataire se connecte avec le lien ou avec un mot de passe, sans rien installer.
- Recevez et traitez ses incidents et messages depuis votre tableau de bord.
- À la fin du bail, soldez le dépôt de garantie et archivez la fiche.
Avant le bail : candidats et demandes
À partir de l'offre Propriétaire, vous pouvez publier un formulaire de candidature, recevoir des candidatures avec leurs justificatifs et les faire avancer par étapes dans un tableau. Vous pouvez aussi programmer les entrées et sorties de chaque locataire. Pour décider selon des critères objectifs et sans discriminer, lisez le guide pour sélectionner des locataires.
Communication et encaissements
À partir de Propriétaire, Inquly envoie des rappels de paiement par e-mail avant l'échéance et permet des messages groupés à tous vos locataires, par exemple pour annoncer des travaux dans la copropriété. Chaque message est conservé à côté de la fiche, ce qui aide en cas de désaccord.
Savoir ce que vous pouvez demander et ce que vous devez garantir évite les conflits : vous trouverez un résumé dans droits et obligations du bailleur.
Incidents de maintenance sans appels
Quand quelque chose tombe en panne, le locataire ouvre l'incident depuis le portail, décrit le problème et joint des photos. Vous recevez la notification dans votre tableau de bord, vous l'assignez à un prestataire si vous le souhaitez et vous mettez à jour son statut ; le locataire voit chaque changement sans avoir à demander. Chaque incident est lié au bien avec son coût, de sorte que l'historique des réparations de l'appartement se construit tout seul et vous sert à planifier les contrôles ou à justifier des dépenses.
À qui cela convient
Si vous louez un seul appartement, l'offre Gratuit couvre l'enregistrement des locataires et des baux ; le portail et les rappels arrivent avec Propriétaire, que vous pouvez essayer 7 jours sans carte. Si vous gérez des biens de tiers ou une agence, consultez la solution pour les agences et les tarifs. Les locataires sont toujours liés à un bien ; découvrez comment fonctionne la gestion des biens.