Comment sélectionner un locataire en Espagne : guide complet pour les propriétaires

En résumé

• Le critère le plus utilisé est que le loyer ne dépasse pas 30-35 % des revenus nets du candidat et que ces revenus soient stables et vérifiables.
• Ne demandez que les documents nécessaires pour évaluer la solvabilité (identité, justificatifs de revenus, contrat de travail ou équivalent) et traitez ces données conformément au RGPD et à la Ley Orgánica 3/2018.
• Comme garanties, la LAU permet le dépôt de garantie légal d'une mensualité et, dans les baux d'habitation d'une durée maximale de cinq ans (sept si le bailleur est une personne morale), une garantie supplémentaire pouvant aller jusqu'à deux mensualités ; il ne peut pas être exigé du locataire la souscription d'une assurance loyers impayés.
• La sélection ne peut pas discriminer selon l'origine, le sexe, la religion, le handicap ou d'autres motifs protégés par la Ley 15/2022.

Le choix du bon locataire est probablement la décision la plus importante qu'un propriétaire prendra tout au long du processus de location. Une sélection rigoureuse peut éviter des mois de problèmes, d'impayés et de procédures judiciaires coûteuses qu'aucun dépôt de garantie ne suffit à compenser.

Le profil du locataire idéal

Il n'existe pas un profil unique de locataire parfait, mais certaines caractéristiques réduisent nettement le risque. Les revenus sont le facteur le plus important : la recommandation générale est que le loyer ne dépasse pas trente à trente-cinq pour cent des revenus nets du locataire. Un locataire qui consacre la moitié de son salaire au loyer aura des difficultés au moindre imprévu.

La stabilité professionnelle apporte de la sérénité. Un CDI avec une certaine ancienneté offre plus de garanties qu'un contrat temporaire, et un salarié présente, en général, un risque moindre qu'un indépendant aux revenus variables. Les références positives de bailleurs précédents complètent le profil, en confirmant que le candidat a rempli ses obligations par le passé.

Documents indispensables

Demander les bons documents permet de vérifier objectivement les informations fournies par le candidat. La pièce d'identité en cours de validité, les derniers bulletins de salaire, le contrat de travail actuel ou, pour les indépendants, la dernière déclaration de revenus suffisent généralement à évaluer la solvabilité. La réglementation sur la protection des données exige de ne demander que ce qui est adéquat et nécessaire à cette finalité ; il convient donc de ne pas accumuler de documents superflus et d'accepter que le candidat masque les données inutiles.

Selon le cas, un relevé de carrière à jour peut être utile, car il permet de vérifier l'ancienneté et la stabilité de l'emploi. La consultation de fichiers de solvabilité ou d'impayés ne doit se faire que s'il existe une base légale pour cela et par l'intermédiaire de services respectant la réglementation sur la protection des données ; en cas de doute, les guides de l'Agencia Española de Protección de Datos sont le meilleur point de départ.

Le processus de sélection pas à pas

Un processus systématique réduit les erreurs et accélère la prise de décision. Commencez par publier une annonce claire précisant le prix, les charges incluses, les critères de base et les documents nécessaires. Les candidats qui ne remplissent pas les critères minimaux s'excluront d'eux-mêmes, ce qui fait gagner du temps aux deux parties.

Le filtrage téléphonique avant les visites permet de connaître le motif du changement de logement, la situation professionnelle actuelle, le nombre d'occupants prévus, la présence d'animaux et la date d'entrée souhaitée. Cette première conversation écarte les candidats incompatibles avant d'investir du temps dans des visites.

Lors de la visite du bien, observez l'attitude et la ponctualité du candidat. Répondez en toute transparence à ses questions et, s'il montre un intérêt sérieux, demandez les documents pour examen. L'analyse des documents doit vérifier que le DNI est valide, que les bulletins de salaire sont cohérents avec le contrat de travail, que l'ancienneté professionnelle est vérifiable, que le ratio loyer/revenus ne dépasse pas trente-cinq pour cent et que les références sont vérifiables.

Type de candidat	Niveau de risque	Garantie recommandée
Professionnel en CDI	Faible	Dépôt de garantie légal
Indépendant aux revenus réguliers	Moyen	Dépôt de garantie + garantie supplémentaire
Étudiant	Moyen	Dépôt de garantie + caution des parents
Sans revenu fixe	Élevé	Garantie supplémentaire dans la limite légale ou assurance loyers impayés souscrite par le propriétaire

Signaux d'alerte

Certains comportements doivent éveiller l'attention : une hâte excessive à signer sans relire le contrat, la réticence à fournir des documents complets, les incohérences entre ce qui est déclaré oralement et les documents présentés, et les références qui ne répondent pas ou donnent des informations évasives.

Les changements fréquents de logement sans explication raisonnable et les offres de paiement anticipé de plusieurs mois en échange de l'absence de justificatifs méritent une prudence particulière. Un locataire solvable n'a aucun mal à démontrer sa capacité de paiement.

Garanties supplémentaires selon le profil

Lorsque le profil du candidat présente un certain risque sans justifier un refus, les garanties supplémentaires rétablissent l'équilibre. Une caution personnelle d'une personne qui répond à titre subsidiaire ou solidaire, selon ce qui est convenu ; une garantie bancaire ; une assurance loyers impayés, que le propriétaire souscrit et paie car elle ne peut pas être exigée du locataire ; ou un dépôt supplémentaire pouvant aller jusqu'à deux mensualités pour une résidence principale (une pour un logement temporaire) renforcent la protection du propriétaire. Pour un logement, le plafond légal de la garantie supplémentaire peut aussi s'appliquer à ces formules : mieux vaut donc examiner chaque cas.

Aspects légaux à respecter

La sélection des locataires doit se faire sans discrimination fondée sur des motifs interdits par la loi, comme l'origine, la race, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, le handicap ou la situation familiale ; la Ley 15/2022 integral para la igualdad de trato s'applique expressément à l'accès au logement. Le traitement des données personnelles des candidats doit respecter le Règlement général sur la protection des données et la Ley Orgánica 3/2018 : informez les candidats de l'usage que vous ferez de leurs données et supprimez les documents des candidats non retenus lorsqu'ils ne sont plus nécessaires. Et si vous travaillez avec une agence, rappelez-vous que, pour un logement, ses honoraires de gestion et de formalisation du contrat ne peuvent pas être répercutés sur le locataire.

Sources officielles

• Ley 29/1994 de Arrendamientos Urbanos (texte consolidé, BOE) : articles 20 et 36, sur les frais répercutables, le dépôt de garantie et les garanties.
• Ley 15/2022 integral para la igualdad de trato y la no discriminación (texte consolidé, BOE).
• Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales (texte consolidé, BOE).
• Agencia Española de Protección de Datos : guides et critères sur le traitement des données personnelles.

Bien sélectionner un locataire demande du temps et de la méthode, mais la tranquillité que cela procure pendant des années de bail compense largement l'effort initial. Des outils comme Inquly aident à organiser les fiches de candidats et de locataires, à gérer des listes de contrôle, à enregistrer les communications et, une fois la décision prise, à générer le contrat et à gérer les garanties de façon intégrée.