Excel eller utleieprogram: når et regneark holder, og når det lønner seg å bytte
Mange utleiere starter med et regneark, og det gir mening: det er gratis, fleksibelt og du kan allerede bruke det. Spørsmålet er ikke om Excel duger, men hvor lenge det duger for deg. Denne guiden hjelper deg å avgjøre det ærlig og, hvis du bestemmer deg for å bytte, å ta med dataene uten å gjøre alt på nytt.
Når et regneark er nok
Et regneark er nok når du har få eiendommer, få posteringer og ingen plikt til å fakturere. I det scenariet tilfører et program lite.
Du trenger sannsynligvis ikke programvare hvis:
- Du har én enkelt bolig med en stabil leietaker.
- Leietakeren betaler med overføring på samme dato hver måned.
- Du ikke utsteder fakturaer (utleie av fast bolig er vanligvis fritatt for MVA), og rådgiveren din bare ber om inntekter og utgifter én gang i året.
- Du oppbevarer kontrakten og kvitteringene i en mappe du finner uten problemer.
Hvis det er din situasjon, fungerer en godt laget mal. Og hvis du en dag vil prøve, dekker Gratis-abonnementet i Inquly én eiendom uten kostnad.
Tegn på at Excel har blitt for lite
Excel blir for lite når det tar mer tid å vedlikeholde regnearket enn å bruke det. De vanligste tegnene:
- Du avstemmer betalinger for hånd ved å sammenligne kontoutskriften med regnearket hver måned.
- Du har glemt en dato: et forfall, en forlengelse eller den årlige reguleringen av leien.
- Lokale eller kontorlokaler som faktureres, med MVA og kildeskatt for IRPF, og kvartalet for Modelo 303 forberedes ved å summere celler.
- Du viderefakturerer utgifter (strøm, vann, fellesutgifter) og beregner hvert oppgjør for seg.
- En annen person (partner, kompanjong, rådgiver) redigerer det samme regnearket, og du vet ikke lenger hvilken versjon som er den riktige.
- Du leter etter dokumenter i e-posten hver gang leietakeren ber om en kvittering.
Excel mot Inquly, punkt for punkt
| Aspekt | Regneark | Inquly |
|---|---|---|
| Startkostnad | Gratis | Gratis med 1 eiendom |
| Registrering av betalinger | Manuelt | Import av kontoutskrift (CSV eller OFX) og avstemming |
| Betalingspåminnelser | Nei | Automatisk e-post til leietakeren (fra Utleier) |
| Kontraktsforfall | Formler eller egen kalender | Automatiske varsler |
| Fakturaer med MVA og IRPF | Egen mal | Genereres fra kontrakten |
| Modelo 303, 347 og 390 | Manuell beregning | Ferdige data (303 fra Utleier; 347 og 390 fra Forvalter) |
| Dokumenter | Løse mapper | Knyttet til hver eiendom, kontrakt eller leietaker |
| Kommunikasjon med leietakeren | E-post eller WhatsApp | Leietakerportal (fra Utleier) |
| Full fleksibilitet i kolonner | Ja | Nei: fast struktur laget for utleie |
Den siste raden er viktig: hvis regnearket ditt gjør svært spesielle beregninger som ingen programvare kan gjenskape, bør du vurdere å beholde det til det formålet og bruke Inquly til den daglige driften.
Slik flytter du dataene fra Excel til Inquly
Flyttingen gjøres på en ettermiddag hvis du følger en rekkefølge: først eiendommer, så leietakere, deretter kontrakter og posteringer.
1. Gjør regnearket klart
Ha én rad per registrering og én kolonne per opplysning, uten sammenslåtte celler eller mellomsummer. Lagre hver fane som CSV eller behold filen som XLSX.
2. Importer eiendommer og leietakere
I importveiviseren velger du datatype og laster opp filen. Inquly gjenkjenner vanlige overskrifter («adresse», «by», «postnummer», «type») på spansk og engelsk, lar deg rette koblingen og viser en forhåndsvisning med feilene før importen.
3. Opprett kontraktene
Knytt hver leietaker til boligen sin med startdato, leie og depositum. For nye kontrakter kan du ta utgangspunkt i malen i samsvar med LAU.
4. Hent inn banktransaksjonene
Importer kontoutskriften fra banken din i CSV eller OFX. Det finnes maler for BBVA, Santander, CaixaBank, ING, Bankinter, Sabadell, N26 og Revolut, og importen oppdager duplikater hvis du laster opp samme periode to ganger.
De detaljerte trinnene finner du i veiledningen for å komme i gang.
Og hvis du går tilbake
Å bytte verktøy skal ikke binde deg. Fra Utleier-abonnementet kan du eksportere dataene dine og laste ned rapporter som PDF (og, i høyere abonnementer, som CSV og Excel). Hvis du vil fortsette å beregne avkastningen selv, finner du metoden i hvordan beregne avkastningen på en utleiebolig. Sammenlign abonnementer under priser.