Skrivebordsprogram eller skybasert programvare til utleieforvaltning: hva som egentlig endrer seg
Mange forvalter utleien sin med et program som ble installert for år siden og som fortsatt fungerer. Hvis det duger for deg, er det ingen hast med å bytte. Men det er lurt å forstå hva som endrer seg når du går over til skyen, hva du får, hva du mister og hvordan du gjør det uten risiko for dataene dine.
Den grunnleggende forskjellen: hvor dataene dine bor
Hovedforskjellen er hvor dataene er og hvem som tar seg av dem. I et skrivebordsprogram ligger dataene på din disk, og vedlikeholdet er ditt. I skyen ligger de på leverandørens server, og vedlikeholdet er deres.
Det har praktiske konsekvenser:
- Tilgang: et lokalt program brukes fra datamaskinen der det er installert; Inquly fra hvilken som helst nettleser, på datamaskin, nettbrett eller mobil.
- Oppdateringer: lokalt installerer du nye versjoner når det er tid (og noen ganger betaler du for dem); i Inquly kommer forbedringene av seg selv.
- Sikkerhetskopier: lokalt mister du dataene hvis disken svikter og du ikke hadde en kopi; i skyen er kopien leverandørens ansvar, og i Inquly kan du i tillegg kopiere dokumentene dine til Google Drive eller Dropbox.
- Felles arbeid: lokalt betyr deling ofte å sende filer til hverandre; i skyen ser alle den samme informasjonen samtidig.
Sammenligning etter aspekt
| Aspekt | Installert programvare | Inquly i skyen |
|---|---|---|
| Installasjon | På hver maskin | Ingen, fra nettleseren |
| Enheter | Maskinen der det er installert | Alle med nettleser; kan installeres som app |
| Oppdateringer | Manuelle, noen ganger betalte | Automatiske og inkludert |
| Sikkerhetskopier | Ditt ansvar | Leverandørens, pluss kopiering av dokumenter til Drive eller Dropbox |
| Flere brukere | Begrenset eller med ekstra lisenser | Team med roller i Byrå-abonnementet, uten kostnad per bruker |
| Portal for leietakere | Vanligvis ikke | Ja, fra Utleier-abonnementet |
| Arbeid uten internett | Ja | Nei, krever tilkobling |
| Betaling | Lisens eller vedlikehold | Månedlig eller årlig abonnement, med Gratis-abonnement |
Raden om arbeid uten internett er reell: hvis du ofte jobber uten tilkobling, har et lokalt program en fordel.
Hva skyen tilfører utleieforvaltningen
I utleie tilfører skyen først og fremst kommunikasjon og automatisering, fordi leietakeren også er tilkoblet.
- Leietakerportal: leietakerne dine ser kontraktene, fakturaene og dokumentene sine, melder fra om vedlikeholdsproblemer og skriver til deg, uten å ringe deg.
- Påminnelser og varsler: betalingspåminnelser på e-post til leietakeren og varsler om kontraktsforfall, som et lokalt program bare kan vise deg hvis du åpner det.
- Kalendersynkronisering: forfall og hendelser abonneres på som iCal-kalender i Google Calendar, Outlook eller Apple Calendar.
- Oppdatert regelverk: maler i samsvar med LAU (lov 29/1994), fakturaer med MVA og kildeskatt for IRPF, og data til Modelo 303, 347 og 390, uten å installere nye versjoner når ting endres.
Inquly forbereder skattetallene; innsendingen til skattemyndighetene gjør du eller rådgiveren din. Mer detaljer under økonomi.
Sikkerhet og personvern
Å gå over til skyen reduserer ikke forpliktelsene dine: som utleier eller forvalter er du fortsatt ansvarlig for behandlingen av leietakernes personopplysninger etter GDPR. Det som endrer seg, er hvem som beskytter infrastrukturen.
I Inquly kan du:
- Aktivere tofaktorautentisering (2FA) på kontoen din.
- I team tildele roller (administrator, forvalter, kun lesetilgang) slik at hver person ser og gjør akkurat det som trengs.
- Sjekke i revisjonsloggen hvem som har gjort hva.
Veiledningene fra AEPD (det spanske datatilsynet) er utgangspunktet for å gjennomgå informasjonsklausulene dine.
Slik bytter du uten å miste noe
Byttet gjøres parallelt: ikke slå av det gamle programmet før du har kontrollert at Inquly har alt.
- Eksporter eiendommer, leietakere og posteringer fra det nåværende programmet til CSV eller Excel.
- Opprett kontoen din i Inquly; med én eiendom er det gratis og uten kort. For flere kan du prøve Utleier-abonnementet i 7 dager uten kort.
- Importer med veiviseren: du velger datatype, gjennomgår koblingen av kolonner og retter feilene forhåndsvisningen markerer.
- Importer kontoutskriften i CSV eller OFX for å få med de siste betalingene.
- Jobb en måned parallelt og sammenlign resultatene før du forlater det gamle programmet.
Hvis du kommer fra regneark i stedet for et program, les sammenligningen med Excel og Google Sheets. Trinnene for å registrere seg finner du i veiledningen for å komme i gang.