Excel of huurbeheerprogramma: wanneer een sjabloon volstaat en wanneer overstappen loont
Veel verhuurders beginnen met een spreadsheet, en dat is logisch: het is gratis, flexibel en je weet er al mee om te gaan. De vraag is niet of Excel voldoet, maar tot wanneer het voor jouw situatie voldoet. Deze gids helpt je dat eerlijk te beoordelen en, als je overstapt, je gegevens mee te nemen zonder alles opnieuw te doen.
Wanneer een spreadsheet genoeg is
Een spreadsheet is genoeg wanneer je weinig panden en weinig transacties hebt en niet verplicht bent te factureren. In dat geval voegt een programma weinig toe.
Je hebt waarschijnlijk geen software nodig als:
- Je één woning hebt met een vaste huurder.
- De huurder elke maand op dezelfde datum per overschrijving betaalt.
- Je geen facturen opstelt (de verhuur van een hoofdverblijf is meestal vrijgesteld van btw) en je adviseur je alleen jaarlijks om inkomsten en uitgaven vraagt.
- Je het contract en de ontvangstbewijzen bewaart in een map die je moeiteloos terugvindt.
Is dat jouw situatie, dan voldoet een goed gemaakt sjabloon. En als je het ooit wilt proberen, dekt het Gratis-abonnement van Inquly één woning zonder kosten.
Tekenen dat Excel te klein voor je is geworden
Excel wordt te klein wanneer het onderhouden van het blad je meer tijd kost dan het raadplegen ervan. De meest voorkomende tekenen:
- Je stemt betalingen met de hand af door elke maand het bankafschrift met het blad te vergelijken.
- Je hebt een datum gemist: een vervaldatum, een verlenging of de jaarlijkse huurindexering.
- Facturen voor winkelpanden of kantoren, met btw en IRPF-inhouding, en het kwartaal van het Modelo 303 bereid je voor door cellen op te tellen.
- Je berekent kosten door (nutsvoorzieningen, VvE) en maakt elke afrekening apart.
- Een andere persoon (partner, mede-eigenaar, beheerder) bewerkt hetzelfde blad en je weet niet meer welke versie de juiste is.
- Je zoekt documenten in je mailbox telkens wanneer de huurder een bewijs vraagt.
Excel versus Inquly, punt voor punt
| Aspect | Spreadsheet | Inquly |
|---|---|---|
| Opstartkosten | Gratis | Gratis met 1 woning |
| Registratie van betalingen | Handmatig | Import van afschriften (CSV of OFX) en afstemming |
| Betalingsherinneringen | Nee | Automatische e-mail aan de huurder (vanaf Verhuurder) |
| Contractvervaldata | Formules of aparte agenda | Automatische meldingen |
| Facturen met btw en IRPF | Apart sjabloon | Gegenereerd vanuit het contract |
| Modelos 303, 347 en 390 | Handmatige berekening | Voorbereide gegevens (303 vanaf Verhuurder; 347 en 390 vanaf Beheerder) |
| Documenten | Losse mappen | Gekoppeld aan elke woning, elk contract of elke huurder |
| Communicatie met de huurder | E-mail of WhatsApp | Huurdersportaal (vanaf Verhuurder) |
| Volledige vrijheid in kolommen | Ja | Nee: vaste structuur, gemaakt voor verhuur |
De laatste rij telt: als je blad zeer eigen berekeningen doet die geen enkel programma nabootst, overweeg het daarvoor te behouden en Inquly voor het dagelijkse werk te gebruiken.
Hoe je je gegevens van Excel naar Inquly migreert
Migreren doe je in een middag, in een vaste volgorde: eerst woningen, dan huurders, daarna contracten en transacties.
1. Maak het blad klaar
Houd één rij per record en één kolom per gegeven, zonder samengevoegde cellen of tussentotalen. Sla elk tabblad op als CSV of houd het bestand in XLSX.
2. Importeer woningen en huurders
In de importwizard kies je het soort gegevens en upload je het bestand. Inquly herkent gangbare kopteksten (‘dirección’, ‘ciudad’, ‘código postal’, ‘tipo’) in het Spaans en Engels, laat je de koppeling corrigeren en toont een voorbeeld met de fouten voordat je importeert.
3. Maak de contracten aan
Koppel elke huurder aan zijn woning met startdatum, huur en waarborgsom. Voor nieuwe contracten kun je uitgaan van het sjabloon conform de LAU.
4. Haal de banktransacties binnen
Importeer het afschrift van je bank in CSV of OFX. Er zijn sjablonen voor BBVA, Santander, CaixaBank, ING, Bankinter, Sabadell, N26 en Revolut, en de importer detecteert duplicaten als je dezelfde periode twee keer uploadt.
De gedetailleerde stappen staan in de gids om te beginnen.
En als je teruggaat
Overstappen van tool hoort je niet vast te zetten. Vanaf het abonnement Verhuurder kun je je gegevens exporteren en rapporten als pdf downloaden (en in hogere abonnementen als CSV en Excel). Wil je het rendement zelf blijven berekenen, dan vind je de methode in hoe je het rendement van een verhuur berekent. Vergelijk abonnementen op prijzen.