Desktopprogramma of cloudsoftware om verhuur te beheren: wat verandert er echt
Veel mensen beheren hun verhuur met een programma dat jaren geleden is geïnstalleerd en nog steeds werkt. Als dat voor jou werkt, is er geen haast om te veranderen. Maar het is goed te begrijpen wat er verandert bij de overstap naar de cloud, wat je wint, wat je verliest en hoe je het doet zonder risico voor je gegevens.
Het fundamentele verschil: waar je gegevens staan
Het belangrijkste verschil is waar de gegevens staan en wie ervoor zorgt. Bij een desktopprogramma staan de gegevens op je eigen schijf en is het onderhoud van jou. In de cloud staan ze op de server van de aanbieder en is het onderhoud van hem.
Dat heeft praktische gevolgen:
- Toegang: een lokaal programma gebruik je op de computer waarop het is geïnstalleerd; Inquly vanuit elke browser, op computer, tablet of telefoon.
- Updates: lokaal installeer je nieuwe versies wanneer het zover is (en betaal je er soms voor); bij Inquly komen verbeteringen vanzelf.
- Back-ups: lokaal verlies je je gegevens als de schijf het begeeft en je geen kopie had; in de cloud is de back-up de verantwoordelijkheid van de aanbieder, en bij Inquly kun je bovendien je documenten kopiëren naar Google Drive of Dropbox.
- Samenwerken: lokaal betekent delen meestal bestanden doorsturen; in de cloud zien allen tegelijk dezelfde informatie.
Vergelijking per aspect
| Aspect | Geïnstalleerde software | Inquly in de cloud |
|---|---|---|
| Installatie | Op elke computer | Geen, vanuit de browser |
| Apparaten | De computer waarop het staat | Elk apparaat met browser; te installeren als app |
| Updates | Handmatig, soms betaald | Automatisch en inbegrepen |
| Back-ups | Jouw verantwoordelijkheid | Van de aanbieder, plus documentkopie naar Drive of Dropbox |
| Meerdere gebruikers | Beperkt of met extra licenties | Team met rollen in het abonnement Bureau, zonder kosten per gebruiker |
| Portaal voor huurders | Meestal niet | Ja, vanaf het abonnement Verhuurder |
| Werken zonder internet | Ja | Nee, verbinding vereist |
| Betaling | Licentie of onderhoud | Maand- of jaarabonnement, met Gratis-abonnement |
De rij over werken zonder internet is reëel: als je vaak offline werkt, heeft een lokaal programma een voordeel.
Wat de cloud toevoegt aan verhuurbeheer
Bij verhuur levert de cloud vooral communicatie en automatisering op, omdat ook de huurder online is.
- Huurdersportaal: je huurders zien hun contracten, facturen en documenten, melden onderhoudsproblemen en schrijven je, zonder je te bellen.
- Herinneringen en meldingen: betalingsherinneringen per e-mail aan de huurder en meldingen over aflopende contracten, die een lokaal programma je alleen kan tonen als je het opent.
- Agendasynchronisatie: vervaldata en gebeurtenissen abonneer je als iCal-agenda in Google Calendar, Outlook of Apple Calendar.
- Regelgeving up-to-date: sjablonen conform de LAU (Wet 29/1994), facturen met btw en IRPF-inhouding, en gegevens voor de Modelos 303, 347 en 390, zonder nieuwe versies te installeren wanneer er iets verandert.
Inquly bereidt de fiscale cijfers voor; de indiening bij de belastingdienst doe jij of je adviseur. Meer details bij financiën.
Veiligheid en gegevensbescherming
Overstappen naar de cloud verkleint je verplichtingen niet: als verhuurder of beheerder blijf je volgens de AVG verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van je huurders. Wat verandert, is wie de infrastructuur beschermt.
In Inquly kun je:
- Tweestapsverificatie (2FA) activeren op je account.
- In teams rollen toewijzen (beheerder, manager, alleen lezen) zodat iedereen precies ziet en doet wat nodig is.
- In het auditlogboek nagaan wie wat heeft gedaan.
De richtlijnen van de AEPD (de Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit) zijn het uitgangspunt om je informatieteksten te controleren.
Zo stap je over zonder iets te verliezen
De overstap doe je parallel: zet het oude programma niet uit voordat je hebt gecontroleerd dat Inquly alles heeft.
- Exporteer uit je huidige programma woningen, huurders en transacties naar CSV of Excel.
- Maak je account aan in Inquly; met één woning is het gratis en zonder creditcard. Voor meer probeer je het abonnement Verhuurder 7 dagen zonder creditcard.
- Importeer met de wizard: je kiest het soort gegevens, controleert de kolomkoppeling en corrigeert de fouten die het voorbeeld aangeeft.
- Importeer het bankafschrift in CSV of OFX om de recente betalingen te hebben.
- Werk een maand parallel en vergelijk de resultaten voordat je het oude programma loslaat.
Kom je van spreadsheets in plaats van een programma, lees dan de vergelijking met Excel en Google Sheets. De aanmeldstappen staan in de gids om te beginnen.