Excel eller ett program för hyresförvaltning: när en mall räcker och när det lönar sig att byta
Många hyresvärdar börjar med ett kalkylblad, och det är rimligt: det är gratis, flexibelt och du kan redan använda det. Frågan är inte om Excel duger, utan hur länge det duger i ditt fall. Den här guiden hjälper dig att avgöra det ärligt och, om du bestämmer dig för att byta, att ta med dig dina data utan att göra om dem.
När ett kalkylblad räcker
Ett kalkylblad räcker när du har få fastigheter, få transaktioner och ingen skyldighet att fakturera. I det läget tillför ett program lite.
Du behöver förmodligen ingen programvara om:
- Du har en enda bostad med en stabil hyresgäst.
- Hyresgästen betalar via banköverföring på samma datum varje månad.
- Du inte utfärdar fakturor (uthyrning av permanentbostad är oftast momsbefriad) och din rådgivare bara ber om intäkter och kostnader per år.
- Du sparar avtalet och kvittona i en mapp som du hittar utan ansträngning.
Om det är ditt fall fungerar en välgjord mall. Och om du någon gång vill prova täcker abonnemanget Gratis i Inquly en fastighet utan kostnad.
Tecken på att Excel har blivit för litet
Excel blir för litet när det tar mer tid att underhålla bladet än att konsultera det. De vanligaste tecknen:
- Du stämmer av betalningar för hand genom att jämföra kontoutdraget med bladet varje månad.
- Du har missat ett datum: en förfallodag, en förlängning eller den årliga uppräkningen av hyran.
- Lokaler eller kontor som fakturerar, med moms och IRPF-källskatt, och du förbereder kvartalets Modelo 303 genom att summera celler.
- Du vidarefakturerar kostnader (förbrukning, bostadsrättsförening/fastighetsägarsamfällighet) och beräknar varje avräkning för sig.
- En annan person (partner, delägare, förvaltare) redigerar samma blad och du vet inte längre vilken version som är den rätta.
- Du letar efter dokument i e-posten varje gång hyresgästen ber om ett kvitto.
Excel jämfört med Inquly, punkt för punkt
| Aspekt | Kalkylblad | Inquly |
|---|---|---|
| Startkostnad | Gratis | Gratis med 1 fastighet |
| Registrering av betalningar | Manuell | Import av kontoutdrag (CSV eller OFX) och avstämning |
| Betalningspåminnelser | Nej | Automatiskt e-postmeddelande till hyresgästen (från Hyresvärd) |
| Förfallodatum för avtal | Formler eller separat kalender | Automatiska aviseringar |
| Fakturor med moms och IRPF | Separat mall | Skapas utifrån avtalet |
| Modelo 303, 347 och 390 | Manuell beräkning | Förberedda data (303 från Hyresvärd; 347 och 390 från Förvaltare) |
| Dokument | Lösa mappar | Kopplade till varje fastighet, avtal eller hyresgäst |
| Kommunikation med hyresgästen | E-post eller WhatsApp | Hyresgästportal (från Hyresvärd) |
| Full flexibilitet i kolumner | Ja | Nej: fast struktur anpassad för uthyrning |
Den sista raden är viktig: om ditt blad gör mycket egna beräkningar som inget program kan återskapa, överväg att behålla det för det och använda Inquly för det dagliga arbetet.
Så flyttar du dina data från Excel till Inquly
Flytten görs på en eftermiddag i en bestämd ordning: först fastigheter, sedan hyresgäster, därefter avtal och transaktioner.
1. Förbered bladet
Lämna en rad per post och en kolumn per uppgift, utan sammanslagna celler eller mellansummor. Spara varje flik som CSV eller behåll filen som XLSX.
2. Importera fastigheter och hyresgäster
I importguiden väljer du typ av data och laddar upp filen. Inquly känner igen vanliga rubriker («dirección», «ciudad», «código postal», «tipo») på spanska och engelska, låter dig rätta matchningen och visar en förhandsgranskning med fel innan importen.
3. Skapa avtalen
Koppla varje hyresgäst till sin bostad med startdatum, hyra och deposition. För nya avtal kan du utgå från mallen enligt LAU.
4. Hämta in banktransaktionerna
Importera kontoutdraget från din bank i CSV eller OFX. Det finns mallar för BBVA, Santander, CaixaBank, ING, Bankinter, Sabadell, N26 och Revolut, och importen upptäcker dubbletter om du laddar upp samma period två gånger.
De detaljerade stegen finns i guiden för att komma igång.
Och om du går tillbaka
Att byta verktyg ska inte binda dig. Från abonnemanget Hyresvärd kan du exportera dina data och ladda ned rapporter i PDF (och, i högre abonnemang, i CSV och Excel). Om du vill fortsätta räkna ut avkastningen själv finns metoden i så räknar du ut avkastningen på en uthyrning. Jämför abonnemang under priser.