Skrivbordsprogram eller molnbaserad programvara för hyresförvaltning: vad som verkligen förändras
Många förvaltar sina uthyrningar med ett program som installerades för flera år sedan och som fortfarande fungerar. Om det fungerar för dig finns det ingen brådska att byta. Men det är bra att förstå vad som förändras när man går över till molnet, vad du vinner, vad du förlorar och hur du gör det utan risk för dina data.
Den grundläggande skillnaden: var dina data finns
Huvudskillnaden är var data finns och vem som tar hand om dem. I ett skrivbordsprogram ligger data på din disk och underhållet är ditt. I molnet ligger de på leverantörens server och underhållet är leverantörens.
Det får praktiska konsekvenser:
- Åtkomst: ett lokalt program används från datorn där det är installerat; Inquly från vilken webbläsare som helst, på datorn, surfplattan eller mobilen.
- Uppdateringar: lokalt installerar du nya versioner när det är dags (och betalar ibland för dem); i Inquly kommer förbättringarna av sig själva.
- Säkerhetskopior: lokalt förlorar du data om disken går sönder och du inte hade någon kopia; i molnet är kopian leverantörens ansvar, och i Inquly kan du dessutom kopiera dina dokument till Google Drive eller Dropbox.
- Gemensamt arbete: lokalt innebär delning oftast att man skickar filer; i molnet ser alla samma information samtidigt.
Jämförelse aspekt för aspekt
| Aspekt | Installerad programvara | Inquly i molnet |
|---|---|---|
| Installation | På varje dator | Ingen, från webbläsaren |
| Enheter | Datorn där det är installerat | Vilken som helst med webbläsare; kan installeras som app |
| Uppdateringar | Manuella, ibland betalda | Automatiska och inkluderade |
| Säkerhetskopior | Ditt ansvar | Leverantörens, plus kopia av dokument till Drive eller Dropbox |
| Flera användare | Begränsat eller med extra licenser | Team med roller i abonnemanget Byrå, utan kostnad per användare |
| Portal för hyresgäster | Oftast inte | Ja, från abonnemanget Hyresvärd |
| Arbete utan internet | Ja | Nej, kräver anslutning |
| Betalning | Licens eller underhåll | Månads- eller årsprenumeration, med abonnemang Gratis |
Raden om arbete utan internet är verklig: om du ofta arbetar offline har ett lokalt program en fördel.
Vad molnet tillför i hyresförvaltningen
I uthyrning tillför molnet framför allt kommunikation och automatisering, eftersom hyresgästen också är uppkopplad.
- Hyresgästportal: dina hyresgäster ser sina avtal, fakturor och dokument, anmäler underhållsärenden och skriver till dig, utan att ringa dig.
- Påminnelser och aviseringar: betalningspåminnelser via e-post till hyresgästen och aviseringar om avtalens förfallodatum, som ett lokalt program bara kan visa om du öppnar det.
- Kalendersynkronisering: förfallodatum och händelser prenumereras som iCal-kalender i Google Calendar, Outlook eller Apple Calendar.
- Regelverket uppdaterat: mallar enligt LAU (Ley 29/1994), fakturor med moms och IRPF-källskatt, och data för Modelo 303, 347 och 390, utan att du installerar nya versioner när något ändras.
Inquly förbereder de skattemässiga siffrorna; själva inlämningen till Hacienda gör du eller din rådgivare. Mer information under ekonomi.
Säkerhet och dataskydd
Att gå över till molnet minskar inte dina skyldigheter: som hyresvärd eller förvaltare är du fortfarande ansvarig för behandlingen av hyresgästernas personuppgifter enligt GDPR. Det som ändras är vem som skyddar infrastrukturen.
I Inquly kan du:
- Aktivera tvåstegsverifiering (2FA) på ditt konto.
- I team tilldela roller (administratör, förvaltare, endast läsning) så att varje person ser och gör just det som behövs.
- Granska i granskningsloggen vem som har gjort vad.
Vägledningarna från AEPD (den spanska dataskyddsmyndigheten) är en bra utgångspunkt för att se över dina informationsklausuler.
Så gör du bytet utan att förlora något
Bytet görs parallellt: stäng inte av det gamla programmet förrän du har kontrollerat att Inquly har allt.
- Exportera fastigheter, hyresgäster och transaktioner från ditt nuvarande program till CSV eller Excel.
- Skapa ditt konto i Inquly; med en fastighet är det gratis och utan kort. För fler, prova abonnemanget Hyresvärd i 7 dagar utan kort.
- Importera med guiden: du väljer typ av data, granskar matchningen av kolumner och rättar de fel som förhandsgranskningen markerar.
- Importera kontoutdraget i CSV eller OFX för att få med de senaste betalningarna.
- Arbeta en månad parallellt och jämför resultaten innan du lämnar det gamla programmet.
Om du kommer från kalkylblad i stället för ett program, läs jämförelsen med Excel och Google Sheets. Stegen för registrering finns i guiden för att komma igång.