Leitfaden für Vermietungsverwalter: so verwalten Sie die Immobilien Ihrer Kunden, ohne die Kontrolle zu verlieren
Ein Vermietungsverwalter arbeitet mit Daten, die ihm nicht gehören: Immobilien mehrerer Eigentümer, Mieter, die auf Antwort warten, und Kunden, die wissen wollen, wie viel sie verdient haben. Inquly organisiert das alles nach Immobilie und Eigentümer, damit Sie Rechenschaft ablegen können, ohne jeden Monat Tabellen neu aufzubauen.
Für wen dieser Leitfaden ist
Dieser Leitfaden richtet sich an Profis, die Vermietungen Dritter verwalten: Vermietungsverwalter, Verwalter, die die Mietverhältnisse ihrer Kunden betreuen, und Eigentümer mit großem Portfolio, die bereits wie ein Verwalter arbeiten.
Zur Klarstellung des Umfangs: Inquly verwaltet Mietverhältnisse (Verträge, Mieter, Zahlungseingänge, Ausgaben, Instandhaltung und Steuern der Vermietung). Es führt nicht die Buchhaltung einer Eigentümergemeinschaft und deren Versammlungen. Wenn Sie beides tun, deckt Inquly den Vermietungsteil ab.
Das Portfolio nach Eigentümer organisieren
Der erste Schritt ist, abzubilden, wem was gehört. In Inquly legen Sie jeden von Ihnen vertretenen Eigentümer an, mit Identifikationsdaten (DNI, NIE oder CIF), Kontakt und Bankverbindung, und verknüpfen seine Immobilien. Eine Immobilie kann mehrere Eigentümer haben, von denen einer als Hauptinhaber markiert ist.
Von da an ist jeder Vertrag, Zahlungseingang, jede Ausgabe und jedes Dokument seiner Immobilie zugeordnet und jede Immobilie ihrem Eigentümer. Für Gebäude mit mehreren Einheiten können Sie die Immobilien zu einem Gebäude gruppieren und gemeinsame Kosten auf sie aufteilen.
Ein typischer Monat eines Verwalters mit Inquly
Der Monatszyklus eines Verwalters gliedert sich in Einziehen, Schadensmeldungen lösen, Ausgaben abrechnen und berichten. Mit Inquly:
- Zahlungseingänge: Die Mieten erscheinen als offen. Inquly sendet Zahlungserinnerungen per E-Mail an die Mieter, und Sie importieren den Kontoauszug (CSV oder OFX), um die Zahlungen abzugleichen.
- Schadensmeldungen: Die Mieter eröffnen Instandhaltungsanfragen in ihrem Portal. Mit dem Tarif Verwalter unterstützt das Portal bis zu 50 Mieter und sendet ihnen Benachrichtigungen per E-Mail.
- Umlagefähige Kosten: Sie markieren die Ausgaben, die dem Mieter zustehen, und erstellen eine Abrechnung des Zeitraums; Inquly berechnet den Betrag und erzeugt die Rechnung.
- Verträge: Sie erhalten Hinweise vor jedem Ablauf und planen die Mietüberprüfungen; nach der Genehmigung werden sie zu ihrem Wirksamkeitsdatum angewendet, nie bevor das Vertragsjahr vollendet ist (Art. 18 der LAU).
- Berichte: Sie bereiten Berichte zu Einnahmen, Ausgaben und Cashflow vor oder erstellen mit dem Berichtsgenerator individuelle Berichte.
Steuern der Vermietung ohne Parallel-Tabellen
Wenn Sie Gewerberäume, Büros oder Hallen verwalten, gehört die Rechnungsstellung mit Umsatzsteuer und IRPF-Einbehalt zum Alltag. Inquly stellt Rechnungen mit Umsatzsteuer aus (die Wohnraummiete ist meist befreit; Gewerberäume normalerweise mit 21 %) und mit IRPF-Einbehalt, wenn der Mieter ein Unternehmen oder Freiberufler ist.
Ab dem Tarif Verwalter bereitet Inquly vor:
- Modelo 303: vierteljährliche Umsatzsteuer-Zusammenfassung.
- Modelo 347: Geschäfte mit Dritten über der jährlichen Schwelle.
- Modelo 390: jährliche Umsatzsteuer-Zusammenfassung.
- SII-Dateien: Bücher der ausgestellten und empfangenen Rechnungen im Format des Suministro Inmediato de Información, für diejenigen, die verpflichtet oder angeschlossen sind.
Inquly berechnet und exportiert; die Einreichung bei der Agencia Tributaria nehmen Sie oder Ihr Berater vor, und jeder konkrete Fall sollte geprüft werden.
Verwalter oder Agentur: welchen Tarif Sie brauchen
| Bedarf | Verwalter | Agentur |
|---|---|---|
| Immobilien | Bis zu 30 | Bis zu 100 |
| Mieterportal | Bis zu 50 Mieter | Unbegrenzt |
| Modelos 303, 347, 390 und SII | Ja | Ja |
| API und Buchhaltungsexport | Ja | Ja |
| Mehrere Benutzer mit Rollen | Nein | Ja |
| White Label und eigene Domain | Nein | Ja |
| Geplante Exporte | Nein | Ja |
| Preis | 14,99 €/Monat | 29,99 €/Monat |
Wenn Sie allein arbeiten und bis zu 30 Immobilien verwalten, genügt Verwalter. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die einen eigenen Zugang brauchen, oder wenn Ihre Kunden das Portal mit Ihrer Marke sehen sollen, sehen Sie sich die Seite für Agenturen an. Alle Preise unter Preise.
Ihr bestehendes Portfolio migrieren
Die meisten Verwalter kommen mit ihren Daten in Excel oder in einem anderen Programm. Inquly importiert Immobilien, Mieter und Buchungen aus CSV oder Excel, mit einem Assistenten, der Spalten erkennt und Sie vor dem Speichern prüfen lässt. Für Kontoauszüge gibt es Vorlagen der wichtigsten spanischen Banken. Wenn Sie Ideen für die Organisation Ihres Geschäfts suchen, lesen Sie den Leitfaden für Hausverwalter.