Leitfaden für Immobilienagenturen: so führen Sie die Vermietungsverwaltung Ihrer Agentur auf einer einzigen Plattform
Eine Immobilienagentur, die Vermietungen verwaltet, hat ein anderes Problem als ein Vermieter: Viele Personen arbeiten mit denselben Daten, jede Immobilie gehört einem Kunden, und jeder Kunde will klare Abrechnungen. Der Tarif Agentur von Inquly bündelt Team, Eigentümer, Verträge und Steuern in einem einzigen Arbeitsbereich.
Was sich ändert, wenn eine Agentur verwaltet
Es ändert sich die menschliche Größenordnung, nicht nur die Zahl der Wohnungen. Mehrere Personen betreuen Mieter, erfassen Zahlungseingänge und bereiten Verträge vor, und jede muss genau das sehen, was nötig ist.
Die üblichen Herausforderungen sind drei:
- Koordination: wissen, wer was getan hat, und vermeiden, dass zwei Personen mit unterschiedlichem Informationsstand am selben Vertrag arbeiten.
- Rechenschaft gegenüber Eigentümern: Einnahmen, Ausgaben und Dokumente jedes Kunden trennen.
- Compliance: Verträge nach der LAU (Gesetz 29/1994), Rechnungsstellung mit Umsatzsteuer und Einbehalten sowie Schutz der Mieterdaten.
Team, Rollen und Nachvollziehbarkeit
Im Tarif Agentur erstellen Sie ein Team und laden Ihre Kollegen per E-Mail ein. Jeder erhält eine Rolle:
| Rolle | Was sie tun kann |
|---|---|
| Teaminhaber | Alles, einschließlich Abonnement und Mitgliederverwaltung |
| Administrator | Mitglieder einladen und entfernen, Daten bearbeiten, löschen und exportieren |
| Verwalter | Die Daten des Portfolios sehen und bearbeiten, ohne zu löschen oder zu exportieren |
| Nur Lesen | Einsehen, ohne etwas zu ändern |
Die Immobilien werden innerhalb des Teams geteilt, sodass alle mit denselben Informationen arbeiten. Das Prüfprotokoll zeigt dem Teaminhaber die Aktionen jedes Mitglieds, nützlich, um Fragen mit einem Kunden zu klären oder eine unerwartete Änderung nachzuvollziehen.
Ein typischer Monat in einer Agentur mit Inquly
Der Monat einer Agentur in Inquly verteilt sich auf Rollen, statt von einer einzigen gemeinsamen Tabelle abzuhängen:
- Die Verwaltung importiert den Kontoauszug (CSV oder OFX, mit Vorlagen spanischer Banken) und gleicht die Zahlungseingänge des gesamten Portfolios ab.
- Die Verwalter bearbeiten die Schadensmeldungen, die Mieter im Portal eröffnen, und verfolgen sie bis zum Abschluss.
- Der Vertrieb erfasst Bewerber und Mietanfragen und bereitet den Vertrag aus den Vorlagen für Wohnraum oder andere Nutzung vor.
- Monatsende: Mietrechnungen und Abrechnungen umlagefähiger Kosten werden erzeugt, und mit dem Berichtsgenerator werden Berichte für jeden Eigentümer vorbereitet.
- Quartalsende: Der Steuerverantwortliche prüft das Modelo 303 und zum Jahresende die Modelos 347 und 390.
Mit den geplanten Exporten des Tarifs Agentur gelangen die Daten regelmäßig zu Ihrer Steuerberatung oder in Ihr Buchhaltungsprogramm, ohne dass Sie daran denken müssen, sie herunterzuladen.
White Label: Ihre Agentur, nicht unsere
Mit White Label sehen Ihre Mieter und Kunden Ihre Agentur, nicht Inquly. Sie konfigurieren:
- Ihr Logo und Ihre Farben in der Anwendung und im Mieterportal.
- Den Absendernamen und die Fußzeile der E-Mails an Mieter sowie Ihre rechtlichen Links.
- Eine eigene Domain für das Portal (zum Beispiel eine Subdomain Ihrer Website) durch das Setzen eines CNAME-Eintrags. Inquly stellt das HTTPS-Zertifikat automatisch aus.
In diesem Portal sehen Ihre Mieter ihre Verträge, Rechnungen und Dokumente, melden Schadensmeldungen zur Instandhaltung und schreiben Ihrem Team; Details finden Sie auf der Seite zu Mietern.
Die Adresse, von der die E-Mails versendet werden, bleibt die von Inquly, damit sie aufgrund der Authentifizierungsrichtlinien für E-Mails nicht im Spam landen.
Integrationen und Daten
Wenn Ihre Agentur bereits andere Werkzeuge nutzt, zwingt Inquly Sie nicht, sie aufzugeben. Die REST-API gibt Zugriff auf Immobilien, Mieter, Verträge, Rechnungen und Zahlungen, mit OpenAPI-Dokumentation, und der Buchhaltungsexport überträgt die Daten in Ihre Buchhaltungssoftware.
Was die DSGVO betrifft, bleibt Ihre Agentur für die Verarbeitung der Daten von Mietern und Eigentümern verantwortlich. Inquly unterstützt Sie mit Zugriffsrollen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Prüfprotokoll, aber Sie sollten Ihre Informationsklauseln anhand der Leitfäden der spanischen Datenschutzbehörde AEPD überprüfen.
Vor dem Abschluss
Der Tarif Agentur kostet 29,99 € pro Monat oder 299,90 € pro Jahr und deckt bis zu 100 Immobilien ab. Wenn Sie als Einzelperson arbeiten, vergleichen Sie zuerst mit der Seite für Vermietungsverwalter. Sie können den Tarif Vermieter 7 Tage ohne Karte testen, um die Anwendung von innen zu sehen, und zu Agentur wechseln, wenn Sie das Team aktivieren möchten. Alle Tarife finden Sie unter Preise.