Leitfaden: Mieterverwaltung und Mieterportal
Was Mieterverwaltung in Inquly bedeutet
Die Mieterverwaltung in Inquly ist eine Akte pro Mieter, verbunden mit seinen Verträgen, Dokumenten, Rechnungen und Nachrichten, plus ein Self-Service-Portal, in dem der Mieter selbst seine Informationen einsieht und Schadensmeldungen meldet. Alle Tarife erlauben unbegrenzt viele Mieter; das Portal beginnt im Tarif Vermieter.
Ziel ist, dass die Beziehung zu jedem Mieter an einem einzigen Ort dokumentiert ist, von der Bewerbung bis zur Rückgabe der Kaution.
Die Mieterakte
Jede Akte enthält die Daten, die Sie zur Verwaltung des Mietverhältnisses benötigen:
- Identifikation: Name, Art und Nummer des Dokuments (DNI, NIE, Reisepass).
- Kontakt: E-Mail, Telefon, gewöhnliche Adresse und Notfallkontakt.
- Mietertyp: Privatperson oder Unternehmen, was wichtig ist, um zu wissen, ob auf der Rechnung ein IRPF-Einbehalt gilt.
- Berufliche Angaben: Beruf, Arbeitgeber und Einkommen, falls bei der Bewerbung um die Wohnung angegeben.
- Verknüpfte Verträge, Dokumente und Rechnungen, mit ihrem Verlauf.
- Bevorzugte Sprache für die E-Mails und das Portal.
Mieter, die nicht mehr bei Ihnen wohnen, werden archiviert statt gelöscht und lassen sich wiederherstellen. Es sind personenbezogene Daten: Wenden Sie die DSGVO an, speichern Sie nur das Nötige und geben Sie sie nicht ohne Rechtsgrundlage weiter.
Mieterportal
Das Portal ist ein privater Webbereich für jeden Mieter, auf einer eigenen Subdomain von Inquly. Dort kann er:
- Seinen Vertrag und seine Dokumente einsehen.
- Seine Rechnungen sehen.
- Schadensmeldungen zur Instandhaltung mit Fotos melden und ihren Status verfolgen.
- Ihnen Nachrichten senden und Benachrichtigungen erhalten.
- Seine Sprache und seine Profildaten ändern.
| Tarif | Mieter mit Portalzugang | Automatische E-Mail-Hinweise an den Mieter |
|---|---|---|
| Kostenlos | Kein Portal | Nein |
| Vermieter | Bis zu 10 | Zahlungserinnerungen |
| Verwalter | Bis zu 50 | Ja |
| Agentur | Unbegrenzt | Ja, und Portal mit Ihrer Marke und Domain |
So funktioniert es in Inquly
- Legen Sie den Mieter an, von Hand oder importiert aus einer CSV- oder Excel-Datei zusammen mit dem Rest Ihres Portfolios.
- Verknüpfen Sie ihn mit einem Vertrag: Ein Vertrag kann mehrere Mieter haben.
- Aktivieren Sie den Portalzugang in seiner Akte und klicken Sie auf „Zugangslink senden".
- Der Mieter meldet sich an mit dem Link oder mit Passwort, ohne etwas zu installieren.
- Empfangen und bearbeiten Sie seine Schadensmeldungen und Nachrichten in Ihrem Dashboard.
- Zum Vertragsende rechnen Sie die Kaution ab und archivieren die Akte.
Vor dem Vertrag: Bewerber und Anfragen
Ab dem Tarif Vermieter können Sie ein Bewerbungsformular veröffentlichen, Bewerbungen samt Unterlagen empfangen und sie in einem Board durch die Phasen verschieben. Außerdem können Sie die Ein- und Auszüge jedes Mieters planen. Um nach objektiven Kriterien und ohne Diskriminierung zu entscheiden, lesen Sie den Leitfaden zur Mieterauswahl.
Kommunikation und Zahlungseingänge
Ab Vermieter sendet Inquly Zahlungserinnerungen per E-Mail vor der Fälligkeit und erlaubt Rundnachrichten an alle Ihre Mieter, zum Beispiel um auf Bauarbeiten im Haus hinzuweisen. Jede Nachricht wird bei der Akte gespeichert, was bei Meinungsverschiedenheiten hilft.
Zu wissen, was Sie verlangen dürfen und was Sie gewährleisten müssen, vermeidet Konflikte: Eine Zusammenfassung finden Sie unter Rechte und Pflichten des Vermieters.
Schadensmeldungen zur Instandhaltung ohne Anrufe
Wenn etwas kaputtgeht, eröffnet der Mieter die Schadensmeldung im Portal, beschreibt das Problem und hängt Fotos an. Sie erhalten die Benachrichtigung in Ihrem Dashboard, weisen sie auf Wunsch einem Dienstleister zu und aktualisieren ihren Status; der Mieter sieht jede Änderung, ohne nachfragen zu müssen. Jede Schadensmeldung wird der Immobilie mit ihren Kosten zugeordnet, sodass sich der Reparaturverlauf der Wohnung von selbst aufbaut und Ihnen hilft, Wartungen zu planen oder Ausgaben zu belegen.
Für wen es passt
Wenn Sie nur eine Wohnung vermieten, deckt der Tarif Kostenlos die Erfassung von Mietern und Verträgen ab; Portal und Erinnerungen kommen mit dem Tarif Vermieter, den Sie 7 Tage ohne Karte testen können. Wenn Sie Immobilien Dritter oder eine Agentur verwalten, sehen Sie sich die Lösung für Agenturen und die Preise an. Mieter sind immer mit einer Immobilie verknüpft; sehen Sie, wie die Immobilienverwaltung funktioniert.