Excel ou logiciel de gestion locative : quand un modèle suffit et quand il vaut mieux changer
Beaucoup de propriétaires commencent avec un tableur, et c'est logique : c'est gratuit, flexible et vous savez déjà l'utiliser. La question n'est pas de savoir si Excel convient, mais jusqu'à quand il convient dans votre cas. Ce guide vous aide à en décider honnêtement et, si vous choisissez de changer, à emporter vos données sans tout refaire.
Quand un tableur suffit
Un tableur suffit quand vous avez peu de biens, peu de mouvements et aucune obligation de facturer. Dans ce scénario, un logiciel apporte peu.
Vous n'avez probablement pas besoin d'un logiciel si :
- Vous avez un seul logement avec un locataire stable.
- Le locataire paie par virement à la même date chaque mois.
- Vous n'émettez pas de factures (la location d'un logement habituel est généralement exonérée de TVA) et votre conseiller ne vous demande que les revenus et les dépenses à l'année.
- Vous conservez le bail et les quittances dans un dossier que vous retrouvez sans effort.
Si c'est votre cas, un modèle bien fait suffit. Et si un jour vous voulez essayer, l'offre Gratuit d'Inquly couvre un bien sans frais.
Signes qu'Excel ne suffit plus
Excel devient trop juste quand entretenir la feuille vous prend plus de temps que la consulter. Les signes les plus courants :
- Vous rapprochez les encaissements à la main, en comparant chaque mois le relevé bancaire avec la feuille.
- Vous avez raté une date : une échéance, une prorogation ou la révision annuelle du loyer.
- Vous facturez des locaux commerciaux ou des bureaux, avec TVA et retenue d'IRPF, et vous préparez le trimestre du Modelo 303 en additionnant des cellules.
- Vous répercutez des charges (fournitures, copropriété) et calculez chaque régularisation séparément.
- Une autre personne (conjoint, associé, gestionnaire) modifie la même feuille et vous ne savez plus quelle version est la bonne.
- Vous cherchez des documents dans votre messagerie chaque fois que le locataire demande une quittance.
Excel face à Inquly, point par point
| Aspect | Tableur | Inquly |
|---|---|---|
| Coût initial | Gratuit | Gratuit avec 1 bien |
| Enregistrement des encaissements | Manuel | Import du relevé (CSV ou OFX) et rapprochement |
| Rappels de paiement | Non | E-mail automatique au locataire (à partir de Propriétaire) |
| Échéances de bail | Formules ou calendrier à part | Alertes automatiques |
| Factures avec TVA et IRPF | Modèle à part | Générées à partir du bail |
| Modelos 303, 347 et 390 | Calcul manuel | Données préparées (303 à partir de Propriétaire ; 347 et 390 à partir de Gestionnaire) |
| Documents | Dossiers dispersés | Associés à chaque bien, bail ou locataire |
| Communication avec le locataire | E-mail ou WhatsApp | Portail locataire (à partir de Propriétaire) |
| Liberté totale des colonnes | Oui | Non : structure fixe pensée pour la location |
La dernière ligne compte : si votre feuille fait des calculs très personnels qu'aucun logiciel ne reproduit, envisagez de la garder pour cela et d'utiliser Inquly au quotidien.
Comment migrer vos données d'Excel vers Inquly
La migration se fait en une après-midi en suivant un ordre : d'abord les biens, puis les locataires, ensuite les baux et les mouvements.
1. Préparez la feuille
Laissez une ligne par enregistrement et une colonne par donnée, sans cellules fusionnées ni totaux intermédiaires. Enregistrez chaque onglet en CSV ou conservez le fichier en XLSX.
2. Importez les biens et les locataires
Dans l'assistant d'import, vous choisissez le type de données et téléversez le fichier. Inquly reconnaît les en-têtes courants (« adresse », « ville », « code postal », « type ») en espagnol et en anglais, vous laisse corriger la correspondance et affiche un aperçu avec les erreurs avant l'import.
3. Créez les baux
Associez chaque locataire à son logement avec la date de début, le loyer et le dépôt de garantie. Pour les nouveaux baux, vous pouvez partir du modèle conforme à la LAU.
4. Récupérez les mouvements bancaires
Importez le relevé de votre banque en CSV ou OFX. Il existe des modèles pour BBVA, Santander, CaixaBank, ING, Bankinter, Sabadell, N26 et Revolut, et l'importateur détecte les doublons si vous téléversez deux fois la même période.
Les étapes détaillées se trouvent dans le guide de prise en main.
Et si vous revenez en arrière
Changer d'outil ne doit pas vous enfermer. À partir de l'offre Propriétaire, vous pouvez exporter vos données et télécharger des rapports en PDF (et, dans les offres supérieures, en CSV et Excel). Si vous souhaitez continuer à calculer la rentabilité par vous-même, la méthode est expliquée dans comment calculer la rentabilité d'une location. Comparez les offres sur la page tarifs.