Logiciel de bureau ou logiciel en ligne pour gérer des locations : ce qui change vraiment
Beaucoup de gens gèrent leurs locations avec un logiciel installé depuis des années et qui continue de fonctionner. S'il vous convient, rien ne presse. Mais il est utile de comprendre ce qui change en passant au cloud, ce que vous gagnez, ce que vous perdez et comment le faire sans risque pour vos données.
La différence de fond : où vivent vos données
La principale différence est l'endroit où se trouvent les données et qui s'en occupe. Dans un logiciel de bureau, les données sont sur votre disque et la maintenance vous incombe. Dans le cloud, elles sont sur le serveur du fournisseur et la maintenance lui incombe.
Cela a des conséquences pratiques :
- Accès : un logiciel local s'utilise depuis l'ordinateur où il est installé ; Inquly, depuis n'importe quel navigateur, sur l'ordinateur, la tablette ou le mobile.
- Mises à jour : en local, vous installez les nouvelles versions le moment venu (et parfois vous les payez) ; avec Inquly, les améliorations arrivent toutes seules.
- Sauvegardes : en local, si le disque tombe en panne et que vous n'aviez pas de sauvegarde, vous perdez les données ; dans le cloud, la sauvegarde est la responsabilité du fournisseur, et avec Inquly vous pouvez en plus copier vos documents vers Google Drive ou Dropbox.
- Travail partagé : en local, partager signifie souvent s'échanger des fichiers ; dans le cloud, tout le monde voit les mêmes informations en même temps.
Comparatif par aspect
| Aspect | Logiciel installé | Inquly en ligne |
|---|---|---|
| Installation | Sur chaque poste | Aucune, depuis le navigateur |
| Appareils | Le poste où il est installé | Tout appareil avec un navigateur ; installable comme appli |
| Mises à jour | Manuelles, parfois payantes | Automatiques et incluses |
| Sauvegardes | À votre charge | Par le fournisseur, plus copie des documents vers Drive ou Dropbox |
| Plusieurs utilisateurs | Limité ou avec licences en plus | Équipe avec rôles dans l'offre Agence, sans coût par utilisateur |
| Portail locataire | Généralement non | Oui, à partir de l'offre Propriétaire |
| Travail sans internet | Oui | Non, nécessite une connexion |
| Paiement | Licence ou maintenance | Abonnement mensuel ou annuel, avec offre Gratuit |
La ligne sur le travail sans internet est réelle : si vous travaillez souvent hors connexion, un logiciel local a l'avantage.
Ce qu'apporte le cloud à la gestion locative
En gestion locative, le cloud apporte surtout de la communication et de l'automatisation, car le locataire est lui aussi connecté.
- Portail locataire : vos locataires voient leurs baux, factures et documents, ouvrent des demandes de maintenance et vous écrivent, sans vous appeler.
- Rappels et alertes : avis de paiement par e-mail au locataire et alertes d'échéance des baux, qu'un logiciel local ne peut vous montrer que si vous l'ouvrez.
- Synchronisation du calendrier : les échéances et événements s'abonnent comme calendrier iCal dans Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar.
- Réglementation à jour : modèles conformes à la LAU (loi 29/1994), factures avec TVA et retenue d'IRPF, et données pour les Modelos 303, 347 et 390, sans installer de nouvelles versions lorsque la réglementation évolue.
Inquly prépare les chiffres fiscaux ; le dépôt auprès de l'administration fiscale (Hacienda) est fait par vous ou votre conseiller. Plus de détails sur la page finances.
Sécurité et protection des données
Passer au cloud ne réduit pas vos obligations : en tant que bailleur ou gestionnaire, vous restez responsable du traitement des données personnelles de vos locataires selon le RGPD. Ce qui change, c'est qui protège l'infrastructure.
Avec Inquly, vous pouvez :
- Activer la vérification en deux étapes (2FA) sur votre compte.
- En équipe, attribuer des rôles (administrateur, gestionnaire, lecture seule) pour que chacun voie et fasse ce qu'il faut.
- Consulter dans le journal d'audit qui a fait quoi.
Les guides de l'AEPD (l'autorité espagnole de protection des données) sont le point de départ pour revoir vos clauses d'information.
Comment changer sans rien perdre
Le changement se fait en parallèle : n'éteignez pas l'ancien logiciel avant d'avoir vérifié qu'Inquly contient tout.
- Exportez depuis votre logiciel actuel les biens, locataires et mouvements en CSV ou Excel.
- Créez votre compte Inquly ; avec un bien, c'est gratuit et sans carte. Pour davantage, essayez l'offre Propriétaire 7 jours sans carte.
- Importez avec l'assistant : vous choisissez le type de données, vérifiez la correspondance des colonnes et corrigez les erreurs signalées par l'aperçu.
- Importez le relevé bancaire en CSV ou OFX pour disposer des encaissements récents.
- Travaillez un mois en parallèle et comparez les résultats avant d'abandonner l'ancien logiciel.
Si vous venez de tableurs plutôt que d'un logiciel, lisez le comparatif avec Excel et Google Sheets. Les étapes d'inscription figurent dans le guide de prise en main.