Come selezionare gli inquilini: guida completa per i proprietari

In sintesi

• Il criterio più usato è che il canone non superi il 30-35 % del reddito netto del candidato e che tale reddito sia stabile e verificabile.
• Chiedi solo la documentazione necessaria per valutare la solvibilità (identità, giustificativi di reddito, contratto di lavoro o equivalente) e tratta tali dati in conformità al GDPR (RGPD) e alla Ley Orgánica 3/2018.
• Come garanzie, la LAU consente il deposito cauzionale legale di una mensilità e, nei contratti abitativi fino a cinque anni (sette se il locatore è una persona giuridica), una garanzia aggiuntiva fino a due mensilità; non si può esigere dall'inquilino la stipula di un'assicurazione contro la morosità.
• La selezione non può discriminare per origine, sesso, religione, disabilità o altri motivi tutelati dalla Ley 15/2022.

La scelta dell'inquilino giusto è probabilmente la decisione più importante che un proprietario prenderà durante tutto il processo di locazione. Un processo di selezione rigoroso può evitare mesi di problemi, morosità e costosi procedimenti giudiziari che nessuna cauzione riesce a compensare.

Il profilo dell'inquilino ideale

Non esiste un unico profilo di inquilino perfetto, ma esistono caratteristiche che riducono significativamente il rischio. Il reddito è il fattore più rilevante: la raccomandazione generalizzata è che il canone non superi il trenta o trentacinque per cento del reddito netto del conduttore. Un inquilino che destina metà del suo stipendio all'affitto avrà difficoltà di fronte a qualsiasi imprevisto.

La stabilità lavorativa dà tranquillità. Un contratto a tempo indeterminato con una certa anzianità offre più garanzie di uno a termine, e un lavoratore dipendente presenta, in generale, un rischio minore di un autonomo con redditi variabili. Le referenze positive di precedenti locatori completano il profilo, confermando che il candidato ha adempiuto ai propri obblighi in passato.

Documentazione indispensabile

Richiedere la documentazione adeguata permette di verificare in modo oggettivo le informazioni fornite dal candidato. Il documento di identità in corso di validità, le ultime buste paga, l'attuale contratto di lavoro o, nel caso degli autonomi, l'ultima dichiarazione dei redditi di solito bastano per valutare la solvibilità. La normativa sulla protezione dei dati impone di chiedere solo ciò che è adeguato e necessario per tale finalità, perciò conviene non accumulare documentazione in più e accettare che il candidato oscuri i dati non necessari.

A seconda del caso, può essere utile la vida laboral aggiornata (l'estratto della storia contributiva), che permette di verificare l'anzianità e la stabilità dell'impiego. La consultazione degli archivi di solvibilità o di morosità deve essere fatta solo quando esiste una base giuridica e tramite servizi che rispettino la normativa sulla protezione dei dati; in caso di dubbio, le guide dell'Agencia Española de Protección de Datos sono il miglior punto di partenza.

Il processo di selezione passo dopo passo

Un processo sistematico riduce gli errori e velocizza le decisioni. Comincia con la pubblicazione di un annuncio chiaro che specifichi il prezzo, le spese incluse, i requisiti di base e la documentazione necessaria. I candidati che non soddisfano i requisiti minimi si autoescluderanno, il che fa risparmiare tempo a entrambe le parti.

Il filtro telefonico prima delle visite permette di conoscere il motivo del cambio di casa, la situazione lavorativa attuale, il numero di occupanti previsti, se ci sono animali domestici e la data di ingresso desiderata. Questa conversazione iniziale scarta i candidati incompatibili prima di investire tempo nelle visite.

Durante la visita all'immobile, osserva l'atteggiamento e la puntualità del candidato. Rispondi con trasparenza alle sue domande e, se mostra un interesse serio, richiedi la documentazione per la verifica. L'analisi dei documenti deve verificare che il DNI sia valido, che le buste paga siano coerenti con il contratto di lavoro, che l'anzianità lavorativa sia verificabile, che il rapporto tra canone e reddito non superi il trentacinque per cento e che le referenze siano verificabili.

Tipo di candidato	Livello di rischio	Garanzia consigliata
Professionista con contratto fisso	Basso	Cauzione legale
Autonomo con redditi regolari	Medio	Cauzione + garanzia aggiuntiva
Studente	Medio	Cauzione + garanzia dei genitori
Senza busta paga fissa	Alto	Garanzia aggiuntiva entro il limite legale o assicurazione contro la morosità stipulata dal proprietario

Segnali di allarme

Certi comportamenti devono far scattare l'allarme: la fretta eccessiva di firmare senza rivedere il contratto, la reticenza a fornire la documentazione completa, le incoerenze tra quanto dichiarato a voce e i documenti presentati, e le referenze che non rispondono o danno informazioni evasive.

I frequenti cambi di casa senza una spiegazione ragionevole e le offerte di pagamento anticipato di diversi mesi in cambio della mancata presentazione di documentazione meritano particolare cautela. Un inquilino solvibile non ha problemi a dimostrare la propria capacità di pagamento.

Garanzie aggiuntive in base al profilo

Quando il profilo del candidato presenta un certo rischio ma non giustifica il rifiuto, le garanzie aggiuntive riequilibrano la bilancia. Una garanzia personale di qualcuno che risponda in via sussidiaria o solidale, secondo quanto pattuito; una fideiussione bancaria; un'assicurazione contro la morosità, che stipula e paga il proprietario perché non può essere imposta all'inquilino; o un deposito aggiuntivo fino a due mensilità nell'abitazione principale (una nell'abitazione temporanea) rafforzano la protezione del proprietario. Per le abitazioni, il tetto legale della garanzia aggiuntiva può estendersi anche a queste formule, quindi conviene verificare ogni caso.

Aspetti legali da rispettare

La selezione degli inquilini deve avvenire senza incorrere in discriminazioni per motivi vietati dalla legge, come l'origine, la razza, la religione, il sesso, l'orientamento sessuale, la disabilità o la situazione familiare; la Ley 15/2022 integral para la igualdad de trato si applica espressamente all'accesso all'abitazione. Il trattamento dei dati personali dei candidati deve rispettare il Regolamento generale sulla protezione dei dati e la Ley Orgánica 3/2018: informa i candidati sullo scopo per cui userai i loro dati ed elimina la documentazione di quelli non selezionati quando non è più necessaria. E se lavori con un'agenzia, ricorda che nelle abitazioni i suoi compensi per gestione e formalizzazione del contratto non possono essere addebitati all'inquilino.

Fonti ufficiali

• Ley 29/1994 de Arrendamientos Urbanos (testo consolidato, BOE): articoli 20 e 36, su spese addebitabili, cauzione e garanzie.
• Ley 15/2022 integral para la igualdad de trato y la no discriminación (testo consolidato, BOE).
• Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales (testo consolidato, BOE).
• Agencia Española de Protección de Datos: guide e criteri sul trattamento dei dati personali.

Una buona selezione degli inquilini richiede tempo e metodo, ma la tranquillità che offre per anni di contratto ripaga ampiamente lo sforzo iniziale. Strumenti come Inquly aiutano a organizzare le schede di candidati e inquilini, gestire checklist, registrare le comunicazioni e, una volta presa la decisione, generare il contratto e gestire le garanzie in modo integrato.