Guida: gestione degli inquilini e portale inquilino
Che cos'è la gestione degli inquilini in Inquly
La gestione degli inquilini in Inquly è una scheda per ogni inquilino, collegata ai suoi contratti, documenti, fatture e messaggi, più un portale self-service perché l'inquilino stesso consulti le sue informazioni e comunichi le segnalazioni. Tutti i piani ammettono inquilini illimitati; il portale parte dal piano Proprietario.
L'obiettivo è che il rapporto con ogni inquilino resti documentato in un unico posto, dalla richiesta fino alla restituzione della cauzione.
La scheda dell'inquilino
Ogni scheda raccoglie i dati che ti servono per gestire la locazione:
- Identificazione: nome, tipo e numero di documento (DNI, NIE, passaporto).
- Contatti: e-mail, telefono, indirizzo abituale e contatto di emergenza.
- Tipo di inquilino: privato o azienda, il che conta per sapere se si applica la ritenuta IRPF in fattura.
- Dati lavorativi: professione, azienda e reddito, se li ha forniti quando ha richiesto l'appartamento.
- Contratti, documenti e fatture collegati, con il loro storico.
- Lingua preferita per le e-mail e il portale.
Gli inquilini che non sono più con te vengono archiviati invece di essere cancellati, e si possono ripristinare. Sono dati personali: applica il GDPR, conserva solo il necessario e non condividerli senza una base giuridica.
Portale inquilino
Il portale è uno spazio web privato per ogni inquilino, su un sottodominio proprio di Inquly. Da lì può:
- Consultare il suo contratto e i suoi documenti.
- Vedere le sue fatture.
- Comunicare segnalazioni di manutenzione con foto e seguirne lo stato.
- Inviarti messaggi e ricevere notifiche.
- Cambiare la sua lingua e i dati del profilo.
| Piano | Inquilini con accesso al portale | Avvisi automatici via e-mail all'inquilino |
|---|---|---|
| Gratis | Nessun portale | No |
| Proprietario | Fino a 10 | Promemoria di pagamento |
| Gestore | Fino a 50 | Sì |
| Agenzia | Senza limite | Sì, e portale con il tuo marchio e dominio |
Come funziona in Inquly
- Registra l'inquilino a mano oppure importalo da un CSV o Excel insieme al resto del tuo portafoglio.
- Collegalo a un contratto: un contratto può avere più inquilini.
- Attiva l'accesso al portale nella sua scheda e premi «Invia link di accesso».
- L'inquilino accede con il link o con password, senza installare nulla.
- Ricevi e gestisci le sue segnalazioni e i suoi messaggi dalla tua dashboard.
- Alla fine del contratto, liquida la cauzione e archivia la scheda.
Prima del contratto: candidati e richieste
Dal piano Proprietario puoi pubblicare un modulo di richiesta, ricevere candidature con la loro documentazione e spostarle per fasi in una bacheca. Puoi anche programmare le entrate e le uscite di ogni inquilino. Per decidere con criteri oggettivi e senza discriminare, leggi la guida per selezionare gli inquilini.
Comunicazione e incassi
Dal piano Proprietario, Inquly invia promemoria di pagamento via e-mail prima della scadenza e permette messaggi di massa a tutti i tuoi inquilini, per esempio per avvisare di lavori nel condominio. Ogni messaggio resta salvato accanto alla scheda, il che aiuta se nasce un disaccordo.
Sapere che cosa puoi chiedere e che cosa devi garantire evita conflitti: trovi un riepilogo in diritti e obblighi del locatore.
Segnalazioni di manutenzione senza telefonate
Quando qualcosa si rompe, l'inquilino apre la segnalazione dal portale, descrive il problema e allega foto. Tu ricevi la notifica nella tua dashboard, la assegni a un fornitore se vuoi e aggiorni il suo stato; l'inquilino vede ogni cambiamento senza dover chiedere. Ogni segnalazione resta legata all'immobile con il suo costo, così lo storico delle riparazioni dell'appartamento si costruisce da solo e ti serve per pianificare verifiche o giustificare spese.
A chi si adatta
Se affitti un solo appartamento, il piano Gratis copre la registrazione di inquilini e contratti; il portale e i promemoria arrivano con il piano Proprietario, che puoi provare 7 giorni senza carta. Se gestisci immobili di terzi o un'agenzia, guarda la soluzione per le agenzie e i prezzi. Gli inquilini si collegano sempre a un immobile; scopri come funziona la gestione degli immobili.