Guida per agenzie immobiliari: come gestire le locazioni della tua agenzia in un'unica piattaforma
Un'agenzia immobiliare che gestisce affitti ha un problema diverso da quello di un proprietario: molte persone toccano gli stessi dati, ogni immobile appartiene a un cliente e ogni cliente vuole conti chiari. Il piano Agenzia di Inquly riunisce team, proprietari, contratti e fiscalità in un unico spazio di lavoro.
Che cosa cambia quando la gestione è di un'agenzia
Ciò che cambia è la scala umana, non solo il numero di appartamenti. Più persone seguono gli inquilini, registrano incassi e preparano contratti, e ognuna ha bisogno di vedere il giusto.
Le sfide abituali sono tre:
- Coordinamento: sapere chi ha fatto che cosa ed evitare che due persone lavorino sullo stesso contratto con informazioni diverse.
- Rendiconto ai proprietari: separare entrate, spese e documenti di ogni cliente.
- Conformità: contratti secondo la LAU (Ley 29/1994), fatturazione con IVA e ritenute, e protezione dei dati degli inquilini.
Team, ruoli e tracciabilità
Nel piano Agenzia crei un team e inviti i tuoi colleghi via e-mail. Ognuno riceve un ruolo:
| Ruolo | Che cosa può fare |
|---|---|
| Proprietario del team | Tutto, compresi abbonamento e gestione dei membri |
| Amministratore | Invitare e rimuovere membri, modificare ed eliminare dati, esportare |
| Gestore | Vedere e modificare i dati del portafoglio, senza eliminare né esportare |
| Sola lettura | Consultare senza modificare nulla |
Gli immobili sono condivisi all'interno del team, quindi tutti lavorano sulle stesse informazioni. Il registro di audit mostra al proprietario del team le azioni di ogni membro, utile per chiarire dubbi con un cliente o rivedere una modifica inattesa.
Un mese tipico in un'agenzia con Inquly
Il mese di un'agenzia in Inquly si distribuisce per ruoli invece di dipendere da un unico foglio condiviso:
- L'amministrazione importa l'estratto conto bancario (CSV o OFX, con modelli di banche spagnole) e riconcilia gli incassi di tutto il portafoglio.
- I gestori seguono le segnalazioni che gli inquilini aprono dal portale e le seguono fino alla chiusura.
- L'area commerciale registra candidati e richieste di locazione e prepara il contratto dai modelli di abitazione o di uso diverso dall'abitazione.
- Fine mese: si generano le fatture degli affitti e le liquidazioni delle spese ribaltabili, e si preparano report per ogni proprietario con il generatore di report.
- Fine trimestre: il responsabile fiscale rivede il Modelo 303 e, a fine anno, i Modelos 347 e 390.
Con le esportazioni programmate del piano Agenzia, i dati arrivano al tuo studio di consulenza o al tuo programma di contabilità periodicamente, senza dover ricordarti di scaricarli.
White label: la tua agenzia, non la nostra
Il white label fa sì che inquilini e clienti vedano la tua agenzia, non Inquly. Configuri:
- Il tuo logo e i tuoi colori nell'applicazione e nel portale inquilino.
- Il nome del mittente e il piè di pagina delle e-mail agli inquilini, oltre ai tuoi link legali.
- Un dominio proprio per il portale (per esempio, un sottodominio del tuo sito), puntando un record CNAME. Inquly emette il certificato HTTPS automaticamente.
In quel portale i tuoi inquilini consultano contratti, fatture e documenti, comunicano segnalazioni di manutenzione e scrivono al tuo team; trovi il dettaglio nella pagina degli inquilini.
L'indirizzo da cui partono le e-mail resta quello di Inquly, perché non finiscano nello spam a causa delle politiche di autenticazione della posta.
Integrazioni e dati
Se la tua agenzia usa già altri strumenti, Inquly non ti obbliga ad abbandonarli. L'API REST dà accesso a immobili, inquilini, contratti, fatture e pagamenti, con documentazione OpenAPI, e l'esportazione contabile porta i dati nel tuo software di contabilità.
Quanto al GDPR, la tua agenzia resta responsabile del trattamento dei dati di inquilini e proprietari. Inquly ti aiuta con ruoli di accesso, verifica in due passaggi e registro di audit, ma conviene rivedere le tue informative con le guide dell'AEPD (l'autorità spagnola per la protezione dei dati).
Prima di sottoscrivere
Il piano Agenzia costa 29,99 € al mese o 299,90 € all'anno e copre fino a 100 immobili. Se sei un professionista che lavora da solo, confronta prima con la pagina per i gestori di affitti. Puoi provare il piano Proprietario 7 giorni senza carta per vedere l'applicazione da dentro e passare ad Agenzia quando vuoi attivare il team. Tutti i piani sono nei prezzi.