Excel o programma di gestione degli affitti: quando basta un modello e quando conviene cambiare
Molti proprietari iniziano con un foglio di calcolo, e ha senso: è gratis, flessibile e sai già usarlo. La domanda non è se Excel vada bene, ma fino a quando vada bene per il tuo caso. Questa guida ti aiuta a deciderlo con onestà e, se scegli di cambiare, a portarti dietro i dati senza rifarli.
Quando un foglio di calcolo è sufficiente
Un foglio di calcolo è sufficiente quando hai pochi immobili, pochi movimenti e nessun obbligo di fatturare. In questo scenario, un programma aggiunge poco.
Probabilmente non ti serve un software se:
- Hai una sola abitazione con un inquilino stabile.
- L'inquilino paga con bonifico alla stessa data ogni mese.
- Non emetti fatture (la locazione di abitazione abituale di solito è esente da IVA) e il tuo consulente ti chiede solo entrate e spese annuali.
- Conservi il contratto e le ricevute in una cartella che trovi senza sforzo.
Se è il tuo caso, un modello fatto bene basta. E se un giorno vuoi provare, il piano Gratis di Inquly copre un immobile senza costi.
Segnali che Excel ti sta stretto
Excel diventa stretto quando mantenere il foglio ti richiede più tempo che consultarlo. I segnali più comuni:
- Riconcili gli incassi a mano confrontando ogni mese l'estratto conto della banca con il foglio.
- Ti è sfuggita una data: una scadenza, una proroga o l'aggiornamento annuale del canone.
- Fatture per locali o uffici, con IVA e ritenuta IRPF, e il trimestre del Modelo 303 lo prepari sommando celle.
- Ribalti le spese (utenze, condominio) e calcoli ogni conguaglio separatamente.
- C'è un'altra persona (partner, socio, consulente) che modifica lo stesso foglio e non sai più quale versione sia quella giusta.
- Cerchi documenti nella posta ogni volta che l'inquilino chiede una ricevuta.
Excel e Inquly, punto per punto
| Aspetto | Foglio di calcolo | Inquly |
|---|---|---|
| Costo iniziale | Gratis | Gratis con 1 immobile |
| Registrazione degli incassi | Manuale | Importazione dell'estratto conto (CSV o OFX) e riconciliazione |
| Promemoria di pagamento | No | E-mail automatica all'inquilino (dal piano Proprietario) |
| Scadenze del contratto | Formule o calendario a parte | Avvisi automatici |
| Fatture con IVA e IRPF | Modello a parte | Generate a partire dal contratto |
| Modelli 303, 347 e 390 | Calcolo manuale | Dati preparati (303 dal piano Proprietario; 347 e 390 dal piano Gestore) |
| Documenti | Cartelle sparse | Associati a ogni immobile, contratto o inquilino |
| Comunicazione con l'inquilino | E-mail o WhatsApp | Portale inquilino (dal piano Proprietario) |
| Flessibilità totale delle colonne | Sì | No: struttura fissa pensata per gli affitti |
L'ultima riga conta: se il tuo foglio fa calcoli molto personali che nessun programma replica, valuta di mantenerlo per quello e usare Inquly per il quotidiano.
Come migrare i tuoi dati da Excel a Inquly
La migrazione si fa in un pomeriggio seguendo un ordine: prima immobili, poi inquilini, poi contratti e movimenti.
1. Prepara il foglio
Lascia una riga per record e una colonna per dato, senza celle unite né totali intermedi. Salva ogni scheda come CSV oppure mantieni il file in XLSX.
2. Importa immobili e inquilini
Nella procedura guidata di importazione scegli il tipo di dato e carichi il file. Inquly riconosce le intestazioni più comuni («dirección», «ciudad», «código postal», «tipo») in spagnolo e in inglese, ti lascia correggere la corrispondenza e mostra un'anteprima con gli errori prima di importare.
3. Crea i contratti
Associa ogni inquilino alla sua abitazione con data di inizio, canone e deposito cauzionale. Per i contratti nuovi puoi partire dal modello conforme alla LAU.
4. Porta dentro i movimenti bancari
Importa l'estratto conto della tua banca in CSV o OFX. Ci sono modelli per BBVA, Santander, CaixaBank, ING, Bankinter, Sabadell, N26 e Revolut, e l'importatore rileva i duplicati se carichi due volte lo stesso periodo.
I passaggi dettagliati sono nella guida ai primi passi.
E se torni indietro
Cambiare strumento non dovrebbe vincolarti. Dal piano Proprietario puoi esportare i tuoi dati e scaricare report in PDF (e, nei piani superiori, in CSV ed Excel). Se vuoi continuare a calcolare da solo la redditività, trovi il metodo in come calcolare la redditività di un affitto. Confronta i piani nei prezzi.