Programma desktop o software cloud per gestire gli affitti: che cosa cambia davvero
Molte persone gestiscono i propri affitti con un programma installato anni fa che continua a funzionare. Se ti va bene così, non c'è fretta di cambiare. Ma conviene capire che cosa cambia passando al cloud, che cosa guadagni, che cosa perdi e come farlo senza rischi per i tuoi dati.
La differenza di fondo: dove vivono i tuoi dati
La differenza principale è dove si trovano i dati e chi se ne occupa. In un programma desktop, i dati sono sul tuo disco e la manutenzione è tua. Nel cloud, sono sul server del fornitore e la manutenzione è sua.
Questo ha conseguenze pratiche:
- Accesso: un programma locale si usa dal computer in cui è installato; Inquly, da qualsiasi browser, su computer, tablet o telefono.
- Aggiornamenti: in locale, installi le nuove versioni quando è il momento (e a volte le paghi); in Inquly, i miglioramenti arrivano da soli.
- Backup: in locale, se il disco si guasta e non avevi una copia, perdi i dati; nel cloud, la copia è responsabilità del fornitore, e in Inquly puoi inoltre copiare i tuoi documenti su Google Drive o Dropbox.
- Lavoro condiviso: in locale, condividere di solito significa scambiarsi file; nel cloud, tutti vedono le stesse informazioni contemporaneamente.
Confronto per aspetti
| Aspetto | Software installato | Inquly nel cloud |
|---|---|---|
| Installazione | Su ogni computer | Nessuna, dal browser |
| Dispositivi | Il computer in cui è installato | Qualsiasi con browser; si può installare come app |
| Aggiornamenti | Manuali, a volte a pagamento | Automatici e inclusi |
| Backup | Responsabilità tua | Del fornitore, più copia dei documenti su Drive o Dropbox |
| Più utenti | Limitato o con licenze extra | Team con ruoli nel piano Agenzia, senza costo per utente |
| Portale per inquilini | Di solito no | Sì, dal piano Proprietario |
| Lavoro senza internet | Sì | No, richiede connessione |
| Pagamento | Licenza o manutenzione | Abbonamento mensile o annuale, con piano Gratis |
La riga del lavoro senza internet è reale: se lavori spesso offline, un programma locale ha un vantaggio.
Che cosa porta il cloud nella gestione degli affitti
Negli affitti, il cloud porta soprattutto comunicazione e automazione, perché anche l'inquilino è connesso.
- Portale inquilino: i tuoi inquilini vedono contratti, fatture e documenti, aprono segnalazioni di manutenzione e ti scrivono, senza telefonarti.
- Promemoria e avvisi: avvisi di pagamento via e-mail all'inquilino e avvisi di scadenza dei contratti, che un programma locale può mostrarti solo se lo apri.
- Sincronizzazione del calendario: scadenze ed eventi si sottoscrivono come calendario iCal in Google Calendar, Outlook o Apple Calendar.
- Normativa aggiornata: modelli conformi alla LAU (Ley 29/1994), fatture con IVA e ritenuta IRPF, e dati per i Modelos 303, 347 e 390, senza installare nuove versioni quando ci sono cambiamenti.
Inquly prepara le cifre fiscali; la presentazione all'Agenzia delle Entrate spagnola la fai tu o il tuo consulente. Maggiori dettagli in finanze.
Sicurezza e protezione dei dati
Passare al cloud non riduce i tuoi obblighi: come locatore o gestore, resti responsabile del trattamento dei dati personali dei tuoi inquilini ai sensi del GDPR. Ciò che cambia è chi protegge l'infrastruttura.
In Inquly puoi:
- Attivare la verifica in due passaggi (2FA) sul tuo account.
- Nei team, assegnare ruoli (amministratore, gestore, sola lettura) in modo che ogni persona veda e faccia il giusto.
- Controllare nel registro di audit chi ha fatto che cosa.
Le guide dell'AEPD (l'autorità spagnola per la protezione dei dati) sono il punto di partenza per rivedere le tue informative.
Come fare il passaggio senza perdere nulla
Il passaggio si fa in parallelo: non spegnere il vecchio programma finché non hai verificato che Inquly abbia tutto.
- Esporta dal programma attuale immobili, inquilini e movimenti in CSV o Excel.
- Crea il tuo account in Inquly; con un immobile è gratis e senza carta. Per averne di più, prova il piano Proprietario 7 giorni senza carta.
- Importa con la procedura guidata: scegli il tipo di dato, controlli la corrispondenza delle colonne e correggi gli errori segnalati dall'anteprima.
- Importa l'estratto conto bancario in CSV o OFX per avere gli incassi recenti.
- Lavora un mese in parallelo e confronta i risultati prima di abbandonare il vecchio programma.
Se vieni dai fogli di calcolo invece che da un programma, leggi il confronto con Excel e Google Sheets. I passaggi di registrazione sono nella guida ai primi passi.