Gids voor het beheer van toeristische appartementen en seizoensverhuur
Wat je nodig hebt om toeristische verhuur te beheren
Een toeristische woning beheren is drie dingen bijhouden: de boekingsagenda, het in- en uitchecken van elke gast en de betalingen. Inquly brengt de drie samen in een module voor vakantieverhuur, beschikbaar vanaf het abonnement Beheerder, bedoeld voor eigenaren en beheerders die hun eigen toeristische woningen runnen.
Vóór de tool komt de regelgeving. Toeristische verhuur wordt vooral op regionaal niveau geregeld: elke autonome regio bepaalt of je een vergunning, een verklaring op eigen verantwoordelijkheid of inschrijving in een toeristenregister nodig hebt, en veel gemeenten voegen eigen beperkingen toe. De regels veranderen vaak, dus controleer altijd die van jouw regio en gemeente.
Toeristisch of seizoen: het is niet hetzelfde
Het zijn twee verschillende figuren met verschillende regels, en ze verwarren heeft gevolgen.
- Woning voor toeristisch gebruik: korte verblijven met vakantiedoel, aangeboden via toeristische kanalen. De LAU sluit ze uit van haar toepassingsgebied wanneer ze onder de toeristische regelgeving van hun regio vallen.
- Seizoensverhuur: dekt een tijdelijke behoefte die niet het hoofdverblijf is, zoals een opleiding of een verplaatsing voor werk. De LAU beschouwt het als huur voor ander gebruik dan wonen, met een wettelijke waarborgsom van twee maanden.
In Inquly staan toeristische boekingen in de vakantiemodule en worden seizoensverhuur beheerd als contract van het type ‘seizoen’, met de controle op de waarborgsom voor ander gebruik dan wonen.
Het enige register van verhuurovereenkomsten
Koninklijk Besluit 1312/2024 creëerde een Registro Único de Arrendamientos (enig register van verhuurovereenkomsten) voor kortetermijnverhuur, met werking vanaf 1 juli 2025. In mei en juni 2026 vernietigden verschillende uitspraken van het Tribunal Supremo (hoogste rechter) de regeling van de registratieprocedure gedeeltelijk. Raadpleeg de geldende versie in het BOE en de regelgeving van je regio voordat je advertenties plaatst.
Zo werkt de vakantiemodule, stap voor stap
- Activeer het pand als vakantiepand en geef het tarief per nacht, week of maand aan, de schoonmaakkosten, het minimale en maximale verblijf en de in- en uitchecktijden.
- Registreer elke boeking met de gast, de data, het aantal personen en de herkomst: rechtstreeks, Airbnb, Booking, Vrbo of andere. Inquly berekent de nachten en waarschuwt als het verblijf niet aan je minimum of maximum voldoet.
- Blokkeer data in de agenda wanneer de woning niet beschikbaar is.
- Doe de check-in: bewaar de gegevens van elke reiziger (document, nationaliteit, geboortedatum), de sleuteloverdracht en de inventaris.
- Ontvang en registreer de betalingen, ook gedeeltelijke en de waarborgsom; elke betaling komt als inkomst in je financiën.
- Sluit af met de check-out: sleutelteruggave, schade aan de inventaris en planning van de schoonmaak.
Gasten, communicatie en reizigersregistratie
Koninklijk Besluit 933/2021 verplicht de gegevens van reizigers te registreren: naam, geboortedatum en identiteitsdocument, dat laatste alleen vanaf 14 jaar. Het check-informulier van Inquly waarschuwt je als er gegevens van een gast ontbreken, hoewel het je niet blokkeert, omdat iemand soms later aankomt. De melding aan de autoriteiten doe jij via het officiële kanaal.
Voor de communicatie met de gast stuurt Inquly automatische e-mails op de sleutelmomenten van het verblijf (vóór aankomst, op de dag van aankomst, op de dag van vertrek en erna) en laat het je hem schrijven vanuit de boeking zelf. Je kunt de automatische e-mails per pand uitschakelen.
Btw op toeristische verhuur
In de regel is toeristische verhuur vrijgesteld van btw, zoals woninghuur. Er wordt belasting geheven, normaal gesproken tegen 10 %, wanneer diensten eigen aan de horeca worden verleend, zoals periodieke schoonmaak tijdens het verblijf, verschoning van beddengoed of receptie. In de instellingen van elk pand kun je aangeven of je die diensten verleent, zodat de btw-behandeling van de facturen van het juiste uitgangspunt vertrekt. Als je ook een toeristenbelasting int, kun je die bij elke boeking noteren.
Wat Inquly (nog) niet doet
Inquly synchroniseert vandaag niet met Airbnb, Booking of andere platforms: boekingen worden met de hand ingevoerd. Die integratie is in ontwikkeling. Heb je een channel manager nodig om beschikbaarheid over portalen te verdelen, dan moet je het voorlopig met een andere tool combineren.
Welk abonnement kies je
De vakantiemodule zit in het abonnement Beheerder (maximaal 10 vakantiepanden) en in het abonnement Bureau (zonder limiet voor vakantiepanden). Je kunt ze vergelijken op de prijspagina. Worden je woningen vooral per maand of per jaar verhuurd, bekijk dan ook de oplossing voor woninghuur.