Gids voor het verhuren van winkels, kantoren en bedrijfshallen
Wat verandert bij het verhuren van een bedrijfspand
Een winkel, kantoor of bedrijfshal verhuren lijkt niet op een woning verhuren: je moet factureren met btw, vaak een IRPF-inhouding toepassen en de driemaandelijkse belastingmodellen bijhouden. Inquly berekent die belastingen op elke factuur en bereidt de rapporten voor zodat je elk kwartaal met kloppende cijfers aankomt.
Deze contracten zijn huurovereenkomsten voor ander gebruik dan wonen volgens de Wet 29/1994 op stedelijke huur. Ze worden eerst beheerst door wat de partijen afspreken, daarna door Titel III van de LAU en aanvullend door het Burgerlijk Wetboek.
Wat de LAU bepaalt voor ander gebruik dan wonen
De wet laat de partijen veel ruimte, dus het contract is leidend. Toch zijn er regels om in gedachten te houden.
Duur, huur en werkzaamheden
Er is geen wettelijke minimumduur: de termijn, de verlengingen, de huurindexering en wie de werkzaamheden betaalt, liggen vast in het contract. Wordt niets afgesproken, dan gelden de regels van Titel III, bijvoorbeeld over de overdracht van het contract of de vergoeding aan de huurder in sommige gevallen.
Waarborgsom van twee maanden
De wettelijke waarborgsom in contanten is twee maanden huur, tegenover één bij woningen. Bij het aanmaken van een contract van het type bedrijfsmatig controleert Inquly of de waarborgsom overeenkomt met die twee maanden en waarschuwt je als dat niet zo is.
Btw en IRPF-inhouding op de huurfactuur
Een huurfactuur voor een bedrijfsruimte bevat meestal twee belastingen die in tegengestelde richting werken: de btw, die erbij komt, en de IRPF-inhouding, die eraf gaat.
- Btw tegen 21 %: de verhuur van bedrijfsruimten is belast tegen het algemene tarief, en de verhuurder draagt die af met het Modelo 303.
- Inhouding van 19 %: is de huurder een bedrijf of zelfstandige, dan houdt die in de regel 19 % van het belastbare bedrag in en draagt het zelf af aan de belastingdienst. Er zijn uitzonderingen, zoals wanneer de jaarlijkse huur aan dezelfde verhuurder niet meer dan 900 € bedraagt.
- Particuliere huurder: wel btw, geen inhouding.
Een voorbeeld met een huur van 1.000 € per maand en een huurder die een vennootschap is:
| Post | Bedrag |
|---|---|
| Belastbaar bedrag | 1.000,00 € |
| Btw (21 %) | +210,00 € |
| IRPF-inhouding (19 %) | −190,00 € |
| Totaal te ontvangen | 1.020,00 € |
Inquly stelt de fiscale behandeling voor op basis van het type pand en het type huurder, en stelt 19 % inhouding voor wanneer de hoofdhuurder van het contract een bedrijf is. Jij controleert de tarieven voordat je uitgeeft: geen enkele factuur gaat uit zonder je fiscale gegevens (naam en NIF), en de nummering is doorlopend en zonder gaten. Meer context vind je in de gids over belasting op verhuur.
Zo werkt het in Inquly, stap voor stap
- Voer het pand in met het juiste type: bedrijfsmatig, kantoor of opslag.
- Voeg de huurder toe met de aanduiding of het een particulier of bedrijf is, met zijn NIF.
- Maak het contract voor bedrijfsmatig gebruik aan met de huur, de waarborgsom en de data.
- Stel de factuur op: kies het contract en Inquly vult het bedrag, het NIF van de huurder en de voorgestelde inhouding in.
- Download de pdf en registreer hem als betaald wanneer de betaling binnenkomt.
- Bereid het kwartaal voor met het rapport van het Modelo 303 en, in het abonnement Beheerder, de modellen 347 en 390.
Bij de financiële functionaliteit vind je de details over facturen, uitgaven en rapporten.
Belastingmodellen die je helpt voorbereiden
De verhuurder van een bedrijfsruimte dient meestal elk kwartaal het Modelo 303 in en het 390 als jaaroverzicht van de btw. Overschrijden zijn transacties met dezelfde klant 3.005,06 € in het jaar, dan moet hij mogelijk ook het Modelo 347 indienen. De inhouding wordt aangegeven door de huurder, niet door jou.
In Inquly is het rapport van het Modelo 303 beschikbaar vanaf het abonnement Verhuurder, en de modellen 347 en 390 en de SII-export vanaf het abonnement Beheerder. Het zijn ondersteunende rapporten: de indiening doe jij of je adviseur op het elektronische loket van de Agencia Tributaria.
Als je ook woningen verhuurt
Je kunt bedrijfsruimten en woningen in hetzelfde account bijhouden. Elk contract past zijn eigen waarborgsomregel toe en elke factuur zijn eigen btw-behandeling, zodat een vrijgestelde woning en een winkel met btw naast elkaar bestaan zonder te vermengen. Is je portefeuille vooral residentieel, bekijk dan de oplossing voor woninghuur.
De fiscale regels kennen uitzonderingen en veranderen in de loop der tijd; bevestig bij twijfel de behandeling met je adviseur voordat je de factuur uitgeeft.