Desktop-Programm oder Cloud-Software für die Vermietungsverwaltung: was sich wirklich ändert
Viele Menschen verwalten ihre Vermietungen mit einem Programm, das sie vor Jahren installiert haben und das weiterhin funktioniert. Wenn es Ihnen genügt, besteht keine Eile zu wechseln. Aber es lohnt sich zu verstehen, was sich beim Wechsel in die Cloud ändert, was Sie gewinnen, was Sie verlieren und wie Sie es ohne Risiko für Ihre Daten tun.
Der grundlegende Unterschied: wo Ihre Daten liegen
Der Hauptunterschied ist, wo die Daten liegen und wer sich um sie kümmert. Bei einem Desktop-Programm liegen die Daten auf Ihrer Festplatte, und die Wartung ist Ihre Sache. In der Cloud liegen sie auf dem Server des Anbieters, und die Wartung ist seine Sache.
Das hat praktische Folgen:
- Zugriff: Ein lokales Programm nutzen Sie auf dem Rechner, auf dem es installiert ist; Inquly in jedem Browser, auf dem Computer, dem Tablet oder dem Smartphone.
- Updates: Lokal installieren Sie neue Versionen, wenn es fällig ist (und zahlen manchmal dafür); bei Inquly kommen Verbesserungen von allein.
- Backups: Lokal verlieren Sie die Daten, wenn die Festplatte ausfällt und Sie keine Kopie hatten; in der Cloud liegt das Backup in der Verantwortung des Anbieters, und bei Inquly können Sie zusätzlich Ihre Dokumente in Google Drive oder Dropbox sichern.
- Gemeinsame Arbeit: Lokal bedeutet Teilen meist, Dateien hin- und herzuschicken; in der Cloud sehen alle gleichzeitig dieselben Informationen.
Vergleich nach Aspekten
| Aspekt | Installierte Software | Inquly in der Cloud |
|---|---|---|
| Installation | Auf jedem Rechner | Keine, direkt im Browser |
| Geräte | Der Rechner mit der Installation | Jedes Gerät mit Browser; als App installierbar |
| Updates | Manuell, teils kostenpflichtig | Automatisch und inklusive |
| Backups | Ihre Verantwortung | Beim Anbieter, plus Dokumentensicherung in Drive oder Dropbox |
| Mehrere Benutzer | Begrenzt oder mit Zusatzlizenzen | Team mit Rollen im Tarif Agentur, ohne Kosten pro Benutzer |
| Portal für Mieter | Normalerweise nicht | Ja, ab dem Tarif Vermieter |
| Arbeiten ohne Internet | Ja | Nein, Verbindung erforderlich |
| Bezahlung | Lizenz oder Wartungsvertrag | Monats- oder Jahresabonnement, mit Tarif Kostenlos |
Die Zeile zum Arbeiten ohne Internet ist real: Wenn Sie häufig ohne Verbindung arbeiten, hat ein lokales Programm einen Vorteil.
Was die Cloud bei der Vermietungsverwaltung bringt
Bei Vermietungen bringt die Cloud vor allem Kommunikation und Automatisierung, weil auch der Mieter online ist.
- Mieterportal: Ihre Mieter sehen ihre Verträge, Rechnungen und Dokumente, melden Schadensmeldungen zur Instandhaltung und schreiben Ihnen, ohne Sie anzurufen.
- Erinnerungen und Benachrichtigungen: Zahlungserinnerungen per E-Mail an den Mieter und Benachrichtigungen über Vertragsfristen, die ein lokales Programm Ihnen nur anzeigen kann, wenn Sie es öffnen.
- Kalendersynchronisierung: Fristen und Termine lassen sich als iCal-Kalender in Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar abonnieren.
- Aktuelle Vorschriften: Vorlagen nach der LAU (Gesetz 29/1994), Rechnungen mit Umsatzsteuer und IRPF-Einbehalt sowie Daten für die Modelos 303, 347 und 390, ohne neue Versionen installieren zu müssen, wenn sich etwas ändert.
Inquly bereitet die Steuerzahlen vor; die Einreichung bei der Finanzbehörde nehmen Sie oder Ihr Berater vor. Mehr dazu unter Finanzen.
Sicherheit und Datenschutz
Der Wechsel in die Cloud verringert Ihre Pflichten nicht: Als Vermieter oder Verwalter bleiben Sie nach der DSGVO für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Ihrer Mieter verantwortlich. Was sich ändert, ist, wer die Infrastruktur schützt.
Bei Inquly können Sie:
- In Ihrem Konto die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren.
- In Teams Rollen zuweisen (Administrator, Verwalter, nur Lesen), damit jede Person genau das sieht und tut, was nötig ist.
- Im Prüfprotokoll nachvollziehen, wer was getan hat.
Die Leitfäden der spanischen Datenschutzbehörde AEPD sind der Ausgangspunkt, um Ihre Informationsklauseln zu überprüfen.
So wechseln Sie, ohne etwas zu verlieren
Der Wechsel erfolgt parallel: Schalten Sie das alte Programm nicht ab, bevor Sie geprüft haben, dass Inquly alles enthält.
- Exportieren Sie aus Ihrem aktuellen Programm Immobilien, Mieter und Buchungen als CSV oder Excel.
- Erstellen Sie Ihr Konto bei Inquly; mit einer Immobilie ist es kostenlos und ohne Karte. Für mehr testen Sie den Tarif Vermieter 7 Tage ohne Karte.
- Importieren Sie mit dem Assistenten: Sie wählen die Art der Daten, prüfen die Spaltenzuordnung und korrigieren die Fehler, die die Vorschau anzeigt.
- Importieren Sie den Kontoauszug im CSV- oder OFX-Format, um die jüngsten Zahlungseingänge zu haben.
- Arbeiten Sie einen Monat parallel und vergleichen Sie die Ergebnisse, bevor Sie das alte Programm aufgeben.
Wenn Sie von Tabellenkalkulationen statt von einem Programm kommen, lesen Sie den Vergleich mit Excel und Google Sheets. Die Schritte zur Anmeldung stehen in der Anleitung für den Einstieg.