Excel oder Verwaltungsprogramm für Vermietungen: wann eine Vorlage genügt und wann sich der Wechsel lohnt
Viele Vermieter beginnen mit einer Tabellenkalkulation, und das ist sinnvoll: Sie ist kostenlos, flexibel, und Sie können bereits damit umgehen. Die Frage ist nicht, ob Excel taugt, sondern bis wann es für Ihren Fall taugt. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, das ehrlich zu entscheiden und, falls Sie wechseln, Ihre Daten mitzunehmen, ohne sie neu erfassen zu müssen.
Wann eine Tabellenkalkulation genügt
Eine Tabellenkalkulation genügt, wenn Sie wenige Immobilien, wenige Buchungen und keine Pflicht zur Rechnungsstellung haben. In diesem Szenario bringt ein Programm wenig zusätzlich.
Wahrscheinlich brauchen Sie keine Software, wenn:
- Sie nur eine Wohnung mit einem langjährigen Mieter haben.
- Der Mieter jeden Monat per Überweisung zum selben Termin zahlt.
- Sie keine Rechnungen ausstellen (die Vermietung von Wohnraum zur dauerhaften Nutzung ist in der Regel von der Umsatzsteuer befreit) und Ihr Berater nur einmal im Jahr Einnahmen und Ausgaben verlangt.
- Sie den Vertrag und die Belege in einem Ordner ablegen, den Sie mühelos wiederfinden.
Wenn das auf Sie zutrifft, genügt eine gut gemachte Vorlage. Und falls Sie irgendwann etwas ausprobieren möchten: Der Tarif Kostenlos von Inquly deckt eine Immobilie ohne Kosten ab.
Anzeichen, dass Excel zu klein geworden ist
Excel wird zu klein, wenn die Pflege der Tabelle mehr Zeit kostet als ihre Nutzung. Die häufigsten Anzeichen:
- Sie gleichen Zahlungseingänge von Hand ab, indem Sie jeden Monat den Kontoauszug mit der Tabelle vergleichen.
- Ein Termin ist Ihnen entgangen: ein Fälligkeitsdatum, eine Verlängerung oder die jährliche Mietanpassung.
- Sie stellen Rechnungen für Gewerberäume aus, mit Umsatzsteuer und IRPF-Einbehalt, und das Quartal für das Modelo 303 bereiten Sie durch Addieren von Zellen vor.
- Sie legen Kosten um (Nebenkosten, Hausgeld) und berechnen jede Abrechnung einzeln.
- Eine weitere Person (Partner, Gesellschafter, Verwalter) bearbeitet dieselbe Tabelle, und Sie wissen nicht mehr, welche Version die richtige ist.
- Sie suchen Dokumente im Postfach, sobald der Mieter einen Beleg anfordert.
Excel und Inquly im direkten Vergleich
| Aspekt | Tabellenkalkulation | Inquly |
|---|---|---|
| Anfangskosten | Kostenlos | Kostenlos mit 1 Immobilie |
| Erfassung von Zahlungseingängen | Manuell | Kontoauszugsimport (CSV oder OFX) und Abgleich |
| Zahlungserinnerungen | Nein | Automatische E-Mail an den Mieter (ab Vermieter) |
| Vertragsfristen | Formeln oder separater Kalender | Automatische Benachrichtigungen |
| Rechnungen mit Umsatzsteuer und IRPF | Separate Vorlage | Aus dem Vertrag erzeugt |
| Modelos 303, 347 und 390 | Manuelle Berechnung | Aufbereitete Daten (303 ab Vermieter; 347 und 390 ab Verwalter) |
| Dokumente | Lose Ordner | Der jeweiligen Immobilie, dem Vertrag oder dem Mieter zugeordnet |
| Kommunikation mit dem Mieter | E-Mail oder WhatsApp | Mieterportal (ab Vermieter) |
| Volle Freiheit bei den Spalten | Ja | Nein: feste, auf Vermietungen zugeschnittene Struktur |
Die letzte Zeile ist wichtig: Wenn Ihre Tabelle sehr eigene Berechnungen durchführt, die kein Programm nachbildet, behalten Sie sie dafür und nutzen Inquly für den Alltag.
So migrieren Sie Ihre Daten von Excel zu Inquly
Die Migration lässt sich an einem Nachmittag in dieser Reihenfolge erledigen: erst Immobilien, dann Mieter, danach Verträge und Buchungen.
1. Bereiten Sie die Tabelle vor
Legen Sie eine Zeile pro Datensatz und eine Spalte pro Angabe an, ohne verbundene Zellen und Zwischensummen. Speichern Sie jedes Tabellenblatt als CSV oder behalten Sie die Datei im XLSX-Format.
2. Importieren Sie Immobilien und Mieter
Im Importassistenten wählen Sie die Art der Daten und laden die Datei hoch. Inquly erkennt gängige Spaltenüberschriften („dirección", „ciudad", „código postal", „tipo") auf Spanisch und Englisch, lässt Sie die Zuordnung korrigieren und zeigt vor dem Import eine Vorschau mit den Fehlern.
3. Legen Sie die Verträge an
Ordnen Sie jeden Mieter seiner Wohnung zu, mit Mietbeginn, Miete und Kaution. Für neue Verträge können Sie von der Vorlage nach der LAU ausgehen.
4. Übernehmen Sie die Bankbuchungen
Importieren Sie den Kontoauszug Ihrer Bank im CSV- oder OFX-Format. Es gibt Vorlagen für BBVA, Santander, CaixaBank, ING, Bankinter, Sabadell, N26 und Revolut, und der Import erkennt Duplikate, wenn Sie denselben Zeitraum zweimal hochladen.
Die ausführlichen Schritte finden Sie in der Anleitung für den Einstieg.
Und wenn Sie wieder zurückwechseln
Ein Werkzeugwechsel sollte Sie nicht binden. Ab dem Tarif Vermieter können Sie Ihre Daten exportieren und Berichte als PDF herunterladen (in höheren Tarifen auch als CSV und Excel). Wenn Sie die Rendite weiterhin selbst berechnen möchten, finden Sie die Methode unter So berechnen Sie die Rendite einer Vermietung. Vergleichen Sie die Tarife unter Preise.