Guide de gestion des appartements touristiques et des locations saisonnières
De quoi avez-vous besoin pour gérer une location touristique
Gérer un logement touristique, c'est tenir à jour trois choses : le calendrier des réservations, l'arrivée et le départ de chaque hôte et les encaissements. Inquly réunit les trois dans un module de location de vacances, disponible à partir de l'offre Gestionnaire, pensé pour les propriétaires et gestionnaires qui exploitent leurs propres logements touristiques.
Avant l'outil, il y a la réglementation. La location touristique est régie surtout au niveau régional : chaque communauté décide si vous avez besoin d'une licence, d'une déclaration responsable ou d'une inscription à un registre touristique, et de nombreuses mairies ajoutent leurs propres limitations. Les règles changent souvent : vérifiez donc toujours celles de votre région et de votre commune.
Touristique ou saisonnière : ce n'est pas la même chose
Ce sont deux figures distinctes avec des règles distinctes, et les confondre a des conséquences.
- Logement à usage touristique : séjours courts à vocation de vacances, commercialisés sur des canaux touristiques. La LAU les exclut de son champ lorsqu'ils sont soumis à la réglementation touristique de leur communauté.
- Location saisonnière : elle répond à un besoin temporaire qui n'est pas la résidence principale, comme une formation ou une mutation professionnelle. La LAU la considère comme un bail à usage autre que l'habitation, avec un dépôt de garantie légal de deux mois.
Dans Inquly, les réservations touristiques vont dans le module vacances et les locations saisonnières se gèrent comme un bail de type « saisonnier », avec la vérification du dépôt de garantie propre à l'usage autre que l'habitation.
Le registre unique des locations
Le Real Decreto 1312/2024 a créé un Registro Único de Arrendamientos (registre unique des locations) pour les locations de courte durée, avec effet à partir du 1er juillet 2025. En mai et juin 2026, plusieurs arrêts du Tribunal Supremo (la Cour suprême espagnole) ont annulé en partie la réglementation de la procédure d'enregistrement. Consultez la version en vigueur au BOE et la réglementation de votre communauté avant de publier des annonces.
Comment fonctionne le module vacances, pas à pas
- Activez le bien comme location de vacances et indiquez le tarif par nuit, par semaine ou par mois, les frais de ménage, le séjour minimal et maximal et les heures d'arrivée et de départ.
- Enregistrez chaque réservation avec l'hôte, les dates, le nombre de personnes et l'origine : directe, Airbnb, Booking, Vrbo ou autre. Inquly calcule les nuits et vous prévient si le séjour ne respecte pas vos minimums ou maximums.
- Bloquez des dates dans le calendrier quand le logement n'est pas disponible.
- Faites le check-in : conservez les données de chaque voyageur (pièce d'identité, nationalité, date de naissance), la remise des clés et l'inventaire.
- Encaissez et enregistrez les paiements, y compris les paiements partiels et le dépôt de garantie ; chaque encaissement devient un revenu dans vos finances.
- Clôturez avec le check-out : restitution des clés, dégradations constatées dans l'inventaire et programmation du ménage.
Hôtes, communication et registre des voyageurs
Le Real Decreto 933/2021 oblige à enregistrer les données des voyageurs : nom, date de naissance et pièce d'identité, cette dernière seulement à partir de 14 ans. Le formulaire de check-in d'Inquly vous prévient s'il manque des données pour un hôte, sans vous bloquer, car il arrive que quelqu'un arrive plus tard. La communication aux autorités est faite par vous, par le canal officiel.
Pour la communication avec l'hôte, Inquly envoie des e-mails automatiques aux moments clés du séjour (avant l'arrivée, le jour d'arrivée, le jour du départ et après) et vous permet de lui écrire depuis la réservation elle-même. Vous pouvez désactiver les e-mails automatiques par bien.
TVA sur la location touristique
En règle générale, la location touristique est exonérée de TVA, comme celle d'un logement. Elle devient imposable, normalement à 10 %, lorsque des services propres à l'hôtellerie sont fournis, comme un ménage périodique pendant le séjour, le changement du linge ou une réception. Dans la configuration de chaque bien, vous pouvez indiquer si vous fournissez ces services, afin que le traitement de TVA de ses factures parte de la bonne hypothèse. Si vous percevez aussi une taxe de séjour, vous pouvez la noter sur chaque réservation.
Ce qu'Inquly ne fait pas (encore)
Inquly ne se synchronise pas aujourd'hui avec Airbnb, Booking ni d'autres plateformes : les réservations se saisissent à la main. Cette intégration est en développement. Si vous avez besoin d'un channel manager pour répartir la disponibilité entre portails, il faudra pour l'instant le combiner avec un autre outil.
Quelle offre choisir
Le module vacances est dans l'offre Gestionnaire (jusqu'à 10 biens de vacances) et dans l'offre Agence (sans limite de biens de vacances). Vous pouvez les comparer sur la page des tarifs. Si vos logements se louent surtout au mois ou à l'année, consultez aussi la solution pour la location de logements.