Guide pour louer des locaux, bureaux et entrepôts
Ce qui change quand on loue un bien commercial
Louer un local, un bureau ou un entrepôt ne ressemble pas à la location d'un appartement : il faut facturer avec TVA, souvent appliquer une retenue d'IRPF et tenir les déclarations trimestrielles de l'administration fiscale. Inquly calcule ces impôts sur chaque facture et prépare les rapports pour que vous arriviez à chaque trimestre avec des chiffres qui tombent juste.
Ces baux sont des locations à usage autre que l'habitation selon la loi 29/1994 sur les baux urbains. Ils sont régis d'abord par ce que conviennent les parties, puis par le Titre III de la LAU et, à titre supplétif, par le Code civil.
Ce que prévoit la LAU pour l'usage autre que l'habitation
La loi laisse beaucoup de marge aux parties : c'est donc le bail qui prime. Il y a néanmoins des règles à garder en tête.
Durée, loyer et travaux
Il n'y a pas de durée minimale légale : le délai, les prorogations, la révision du loyer et la prise en charge des travaux sont fixés dans le bail. Si rien n'est convenu, les règles du Titre III s'appliquent, par exemple sur la cession du bail ou l'indemnisation du locataire dans certains cas.
Dépôt de garantie de deux mois
Le dépôt de garantie légal en espèces est de deux mois de loyer, contre un pour un logement. À la création d'un bail de type commercial, Inquly vérifie que le dépôt correspond à ces deux mois et vous prévient si ce n'est pas le cas.
TVA et retenue d'IRPF sur la facture de loyer
Une facture de loyer de local comporte généralement deux impôts qui vont en sens contraire : la TVA, qui s'ajoute, et la retenue d'IRPF, qui se soustrait.
- TVA à 21 % : la location de locaux est soumise au taux général, et le propriétaire la reverse avec le Modelo 303.
- Retenue de 19 % : si le locataire est une entreprise ou un professionnel, il retient en règle générale 19 % de la base et la reverse lui-même à l'administration fiscale. Il existe des exceptions, comme lorsque le loyer annuel versé au même bailleur ne dépasse pas 900 €.
- Locataire particulier : TVA oui, retenue non.
Un exemple avec un loyer de 1 000 € par mois et un locataire qui est une société :
| Élément | Montant |
|---|---|
| Base imposable | 1 000,00 € |
| TVA (21 %) | +210,00 € |
| Retenue IRPF (19 %) | −190,00 € |
| Total à encaisser | 1 020,00 € |
Inquly propose le traitement fiscal à partir du type de bien et du type de locataire, et suggère une retenue de 19 % lorsque le locataire principal du bail est une entreprise. C'est vous qui vérifiez les taux avant d'émettre : aucune facture ne part sans vos données fiscales (nom et NIF), et la numérotation est séquentielle et sans trou. Vous trouverez plus de contexte dans le guide de la fiscalité de la location.
Comment cela fonctionne dans Inquly, pas à pas
- Enregistrez le bien avec le type qui lui correspond : commercial, bureau ou entrepôt.
- Ajoutez le locataire en indiquant s'il s'agit d'un particulier ou d'une entreprise, avec son NIF.
- Créez le bail à usage commercial avec le loyer, le dépôt de garantie et les dates.
- Émettez la facture : choisissez le bail et Inquly renseigne le montant, le NIF du locataire et la retenue suggérée.
- Téléchargez le PDF et enregistrez-le comme encaissé à l'arrivée du paiement.
- Préparez le trimestre avec le rapport du Modelo 303 et, dans l'offre Gestionnaire, les modèles 347 et 390.
Sur la page des fonctionnalités de finances, vous trouverez le détail des factures, dépenses et rapports.
Modèles de l'administration fiscale que l'outil vous aide à préparer
Le propriétaire d'un local dépose généralement le Modelo 303 chaque trimestre et le 390 comme récapitulatif annuel de TVA. Si ses opérations avec un même client dépassent 3 005,06 € sur l'année, il peut aussi devoir déposer le Modelo 347. La retenue est déclarée par le locataire, pas par vous.
Dans Inquly, le rapport du Modelo 303 est disponible à partir de l'offre Propriétaire, et les modèles 347 et 390 ainsi que l'export SII à partir de l'offre Gestionnaire. Ce sont des rapports d'appui : le dépôt est fait par vous ou votre conseiller sur le site de l'Agencia Tributaria.
Si vous louez aussi des logements
Vous pouvez gérer locaux et logements dans le même compte. Chaque bail applique sa propre règle de dépôt de garantie et chaque facture son propre traitement de TVA : un logement exonéré et un local soumis à la TVA cohabitent donc sans se mélanger. Si votre portefeuille est surtout résidentiel, consultez la solution pour la location de logements.
Les règles fiscales comportent des exceptions et évoluent avec le temps ; en cas de doute, confirmez le traitement avec votre conseiller avant d'émettre la facture.